Offshoring – co to za działanie i jakie niesie ryzyka?

W gospodarce, którą charakteryzuje wzrastająca światowa konkurencja i coraz bardziej złożone łańcuchy dostaw, właściciele firm szukają sposobów na utrzymanie konkurencyjności. Jedną z popularnych w ostatnich latach strategii jest offshoring – przeniesienie części swojej działalności poza granice kraju macierzystego, najczęściej w celu obniżenia kosztów produkcji lub pozyskania specjalistycznych kompetencji. Zjawisko to dotyczy zarówno procesów produkcyjnych, jak i wytwarzania usług, w tym obsługi księgowej, finansów czy rozwoju aplikacji. Decyzja o offshoringu wymaga jednak rozważenia korzyści, ryzyk i aspektów prawnych. Na czym więc dokładnie polega offshoring? Czym różni się od outsourcingu, jakie procesy najczęściej są przenoszone za granicę, jakie są formy tego rozwiązania oraz jakie przepisy powinien znać przedsiębiorca planujący taką strategię?

Najważniejsze informacje

1. Offshoring to przeniesienie procesów biznesowych lub produkcji poza granice kraju w celu uzyskania korzyści ekonomicznych. Może polegać na utworzeniu własnej filii zagranicznej (tzw. captive offshoring) albo zleceniu usług podmiotowi zewnętrznemu w innym państwie (offshore outsourcing).

2. Outsourcing oznacza powierzenie zadań zewnętrznej firmie, ale niekoniecznie za granicą. Offshoring polega na lokalizacji procesu w innym kraju; firma nadal może zachować pełną kontrolę nad zadaniami.

3. Główne cele offshoringu to obniżenia kosztów, uzyskanie dostępu do specjalistów i zwiększenia efektywności.

4. Offshoring wiąże się z ryzykiem utraty jakości, barierami językowymi, problemem ze strefami czasowymi i koniecznością dostosowania się do prawa pracy w innym państwie.

Czym jest offshoring?

Offshoring to strategia biznesowa polegająca na przeniesieniu działalności lub procesów z kraju macierzystego do innego państwa. Encyklopedia zarządzania opisuje, że offshoring może być:

• wewnętrzny – gdy firma tworzy za granicą własne oddziały

• zewnętrzny - gdy korzysta z usług międzynarodowego podwykonawcy.

Według eksperckiej publikacji EY, offshoring polega na przenoszeniu określonych procesów organizacyjnych poza granice kraju, często w celu zlecenia ich firmie działającej w bardziej korzystnym otoczeniu ekonomicznym.

Pojęcie jest ściśle związane z globalizacją i rozwojem technologii. Dzięki internetowi i nowoczesnym systemom komunikacji, obsługa klienta, księgowość czy tworzenie oprogramowania mogą być prowadzone z dowolnego miejsca na świecie. Jednocześnie offshoring wpływa na globalną gospodarkę, tworząc nowe miejsca pracy w krajach rozwijających się i zmieniając strukturę zatrudnienia w krajach rozwiniętych.

Offshoring a outsourcing – różnice

Mylone często pojęcia różnią się przede wszystkim miejscem świadczenia usługi i zakresem kontroli. Outsourcing oznacza powierzenie funkcji zewnętrznemu dostawcy, lecz może odbywać się w kraju macierzystym. Offshoring natomiast zakłada, że proces jest realizowany za granicą. EY podkreśla, że w przypadku offshoringu firma często zachowuje pełną kontrolę nad procesem dzięki własnemu oddziałowi, natomiast outsourcing polega na zleceniu zadania wyspecjalizowanej firmie bez tworzenia własnej struktury.

Niektóre publikacje, np. portale kariery, wskazują, że offshoring jest „formą outsourcingu", ponieważ oba zjawiska dotyczą korzystania z zewnętrznych zasobów. Różnica polega jednak na tym, że offshoring zawsze wiąże się z przeniesieniem procesów poza kraj w celu uzyskania przewagi kosztowej. W praktyce przedsiębiorstwa często łączą te koncepcje – zlecają zadania zewnętrznym firmom w innych krajach (offshore outsourcing), co pozwala uzyskać niższe stawki przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności.

Formy offshoringu

Offshoring może przyjmować różne formy, dopasowane do strategii i potrzeb przedsiębiorstwa:

Captive offshoring – firma buduje własną filię zagraniczną (centrum usług wspólnych). Pozwala to zachować pełną kontrolę nad procesem i standardami jakości, ale wymaga inwestycji kapitałowych.

Offshore outsourcing – przedsiębiorstwo przenosi procesy do zewnętrznego dostawcy za granicą. Model ten obniża koszty wejścia, lecz wymaga starannego doboru partnera i nadzoru nad jakością.

Nearshoring i farshoring – nearshoring to lokowanie działalności w krajach bliskich kulturowo i geograficznie (np. Polska vs Czechy), co ułatwia komunikację. Farshoring oznacza przeniesienie zadań do odległych państw (np. Indie, Chiny) w celu uzyskania znaczących oszczędności.

Jakie procesy podlegają offshoringowi?

Nie każdy element działalności nadaje się do przeniesienia za granicę. Do najczęściej offshorowanych zadań należą:

Business Process Outsourcing (BPO) – księgowość, finanse, obsługa kadr, zarządzanie zasobami ludzkimi, usługi prawne czy analiza rynku. Dzięki specjalistycznym zespołom w krajach o niższych kosztach pracy firmy mogą przenieść te powtarzalne procesy, aby skupić się na kluczowych kompetencjach.

IT‑enabled services – budowa i rozwój aplikacji, testowanie oprogramowania, kontrola bezpieczeństwa, wsparcie techniczne i utrzymanie systemów. Popularne centra R&D ulokowane są m.in. w Indiach czy Polsce, gdzie znajduje się duża grupa specjalistów IT.

Procesy produkcyjne – przeniesienie linii montażowych czy części produkcji do krajów o tańszej sile roboczej. Przykładowo, wiele przedsiębiorstw odzieżowych produkuje w Azji, a firmy motoryzacyjne lokują montownie w Europie Środkowo‑Wschodniej.

Usługi o wysokiej wartości dodanej (KPO) – działalność badawczo‑rozwojowa, projektowanie, analizy finansowe czy wsparcie prawne wymagające wysokich kwalifikacji. W krajach rozwijających się powstają centra kompetencji obsługujące globalne korporacje.

Przy wyborze obszarów offshoringu przedsiębiorca powinien ocenić, czy dane zadanie można standaryzować, zdalnie monitorować oraz czy nie stanowi przewagi konkurencyjnej firmy. Warto również sprawdzić, jakie są wymagania i doświadczenia klientów dotyczące jakości obsługi na rynkach docelowych.

Dlaczego firmy decydują się na offshoring?

Głównym motorem offshoringu jest obniżenie kosztów – różnice w kosztach pracy między krajami mogą sięgać kilkudziesięciu procent, co wpływa na rentowność. Przykładowo, badania cytowane przez PricewaterhouseCoopers wskazywały, że firmy finansowe przenosząc procesy do krajów o niższych kosztach uzyskiwały oszczędności rzędu 65–70 %. Jednak koszty to nie jedyny czynnik. Do korzyści offshoringu należą:

Dostęp do globalnych kompetencji – możliwość współpracy z ekspertami z całego świata, co bywa trudne na rynku krajowym. Polska, dzięki dobrze wykształconym specjalistom IT i stabilnej gospodarce, jest jednym z liderów europejskich usług dla biznesu.

Skalowalność i elastyczność – łatwość zwiększenia lub zmniejszenia skali działalności bez ponoszenia kosztów stałych związanych z budynkami czy sprzętem.

Usprawnienie procesów i skupienie się na podstawowej działalności – przeniesienie rutynowych zadań (np. księgowość, obsługa klienta) pozwala firmom skoncentrować zasoby na innowacjach i rozwoju produktów.

Wejście na nowe rynki – obecność w innych krajach sprzyja poznaniu lokalnych regulacji i preferencji klientów, co może ułatwić ekspansję handlową.

Ryzyka i wyzwania offshoringu

Decyzja o przeniesieniu procesów za granicę powinna być poprzedzona analizą ryzyka. Eksperci zwracają uwagę na następujące kwestie:

Kontrola jakości i utrzymanie standardów – różnice kulturowe i komunikacyjne mogą utrudniać monitorowanie jakości. W przypadku produkcji istnieje ryzyko obniżenia standardów i utraty reputacji.

Różnice stref czasowych i barier językowych – pracując z partnerem po drugiej stronie globu trzeba uwzględnić opóźnienia w komunikacji i konieczność tłumaczeń. Nearshoring redukuje ten problem.

Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami – w branżach regulowanych (np. finanse, medycyna) konieczne jest zapewnienie ochrony danych zgodnie z lokalnymi i unijnymi regulacjami (RODO). Naruszenia mogą skutkować karami finansowymi i utratą zaufania.

Przepisy prawa pracy – jeśli offshoring obejmuje delegowanie pracowników, przedsiębiorca musi spełnić wymogi prawa kraju przyjmującego. Delegowanie krótkoterminowe (do 12 miesięcy) wymaga zapewnienia warunków zatrudnienia, w tym wynagrodzenie (remuneration) zgodnych z prawem państwa przyjmującego.

Koszty ukryte – do kosztów offshoringu należy doliczyć wydatki na podróże, transfer wiedzy, szkolenia i utrzymanie relacji z partnerem. W dłuższej perspektywie mogą one zmniejszyć planowane oszczędności.

Aspekty prawne i formalne

Przeniesienie działalności za granicę nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów. Podstawowe zagadnienia obejmują:

Delegowanie pracowników – w Unii Europejskiej delegowanie jest traktowane jako tymczasowe świadczenie usług. Zgodnie z informacją rządową, wyróżnia się delegowanie krótkoterminowe (do 12 miesięcy, z możliwością przedłużenia do 18 miesięcy po złożeniu powiadomienia) i długoterminowe (powyżej 12 miesięcy). Pracodawca musi zapewnić pracownikowi warunki zatrudnienia obowiązujące w państwie przyjmującym, w tym wynagrodzenie, wymiar urlopu, czas pracy, dodatki i zwrot kosztów. Jeżeli polskie warunki są korzystniejsze, należy je utrzymać.

Ubezpieczenia społeczne – według ZUS pracownik delegowany przez polskiego pracodawcę do innego kraju UE pozostaje objęty polskimi przepisami ubezpieczeniowymi, jeśli przewidywany okres pracy nie przekracza 24 miesięcy i nie jest wykonywana w miejsce osoby, której delegowanie już się zakończyło. Warunkiem jest, aby pracownik przed delegowaniem był ubezpieczony w Polsce co najmniej miesiąc.

Prawo podatkowe i rezydencja – przedsiębiorstwo przenosząc procesy za granicę powinno ustalić, czy powstaje zagraniczny zakład (permanent establishment) i gdzie opodatkowane są zyski. Wymaga to analizy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania i konsultacji z doradcą podatkowym.

Zakaz pozornego outsourcingu – nowelizacja polskiego prawa od 1 czerwca 2025 r. wprowadziła ograniczenia dotyczące powierzania pracy cudzoziemcom. Jeżeli współpraca z podmiotem zewnętrznym polega wyłącznie na kierowaniu cudzoziemców do wykonywania pracy u innego przedsiębiorcy – poza reżimem pracy tymczasowej – traktowane jest to jako naruszenie prawa. Może to skutkować odmową lub cofnięciem zezwoleń na pracę, a także grzywnami dla pracodawcy. Regulacje te nie stanowią ogólnego zakazu outsourcingu wobec obywateli polskich czy unijnych.

Offshoring w Polsce

Polska jest zarówno odbiorcą, jak i dostawcą usług offshoringowych. Raporty branżowe wskazują, że w kraju działa ponad 500 centrów usług biznesowych, zatrudniających setki tysięcy osób. W rankingach atrakcyjności lokalizacji dla sektora BPO i IT Polska znajduje się w pierwszej dziesiątce na świecie. Przyciągają go dobrze wykształcone kadry, stabilność makroekonomiczna, korzystne położenie geograficzne oraz dostęp do unijnych funduszy.

Dla polskich przedsiębiorców offshoring może być również szansą na wejście na nowe rynki. Firmy z branży odzieżowej, motoryzacyjnej czy technologicznej przenoszą produkcję lub usługi do Azji, Ameryki Łacińskiej czy Europy Wschodniej, zyskując tańsze zasoby i zwiększając efektywność. Jednocześnie do Polski trafiają projekty z Zachodu, zwłaszcza w sektorze IT i R&D, ponieważ stawki są niższe, a jakość pracy wysoka.

Jak przygotować firmę do offshoringu?

Przed podjęciem decyzji o offshoringu należy sporządzić analizę kosztów i korzyści oraz ocenić wpływ na reputację i relacje z klientami. Warto zwrócić uwagę na:

Wybór kraju docelowego – porównaj koszty pracy, jakość infrastruktury, dostępność talentów oraz stabilność polityczną. Bliskie kulturowo kraje (nearshoring) minimalizują ryzyka komunikacyjne, podczas gdy farshoring oferuje większe oszczędności.

Model operacyjny – zdecyduj, czy lepszym rozwiązaniem jest captive offshoring (własny oddział) czy współpraca z zewnętrznym dostawcą. Własna filia zapewnia kontrolę, ale zwiększa koszty inwestycyjne.

Przepisy i umowy – sprawdź lokalne prawo pracy, wymogi dotyczące ochrony danych, licencji, zezwoleń i umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Przygotuj się na audyty oraz pozyskaj certyfikaty (np. ISO), aby zyskać zaufanie klientów.

Planowanie i komunikacja – ustal jasny harmonogram przeniesienia procesów, opracuj procedury monitorowania jakości i zadbaj o regularną komunikację z zespołami w kraju i za granicą. Inwestuj w szkolenia międzykulturowe, by zmniejszyć bariery.

Bezpieczeństwo i reputacja – wybierając dostawcę usług upewnij się, że przestrzega standardów etycznych i praw człowieka. Zaniedbania mogą prowadzić do skandali i utraty kontraktów.

Podsumowanie

Offshoring jest narzędziem pozwalającym firmom zwiększyć swoją konkurencyjność w globalnej gospodarce poprzez obniżenie kosztów i wykorzystanie talentów z całego świata. W praktyce polega na przeniesieniu procesów biznesowych, produkcji lub usług do innego kraju – albo poprzez utworzenie własnej filii, albo dzięki współpracy z zewnętrznym dostawcą. Decyzja o offshoringu powinna uwzględniać nie tylko potencjalne korzyści, lecz także ryzyka: utratę kontroli nad jakością, bariery kulturowe, wymogi prawne czy ukryte koszty. Przedsiębiorcy powinni analizować, które procesy mogą być przeniesione bez uszczerbku dla jakości oraz sprawdzać przepisy dotyczące delegowania pracowników i ubezpieczeń społecznych. Wprowadzenie nowych regulacji w Polsce od czerwca 2025 r. ogranicza pozorny outsourcing pracowniczy, co podkreśla potrzebę wyboru legalnych modeli współpracy. Przemyślany offshoring może jednak w dłuższej perspektywie przynieść wymierne korzyści, pozwalając firmom rozwijać się na całym świecie i budować przewagę konkurencyjną.