Plan urlopów – co to i jak go przygotować?

Plan urlopów – co to?

Jak już wspomnieliśmy we wstępie, każdemu pracownikowi przysługuje prawo do skorzystania z urlopu wypoczynkowego. Osoby zatrudnione po raz pierwszy nabywają je wraz z każdym przepracowanym miesiącem. Oznacza to, że aby złożyć wniosek o jeden dzień wolny, należy wykonywać swoje obowiązki przez określony czas. Jak obliczyć, jaki wymiar urlopu przysługuje nowemu pracownikowi? To nic trudnego, wystarczy pomnożyć liczbę przepracowanych miesięcy przez 1/12. Sytuacja zmienia się, gdy pracownik pozostaje w stosunku pracy wraz z nadejściem kolejnego roku kalendarzowego, przysługuje mu automatycznie pełny wymiar urlopu. W zależności od stażu zatrudnienia będzie to 20 lub 26 dni.

Kiedy firma zatrudnia niewielką liczbę pracowników, wybranie dni wolnych od pracy nie będzie dużym wyzwaniem. Jednak w przypadku większych zakładów pracy należy brać pod uwagę zachowanie normalnego trybu pracy. W tym celu pomocny będzie plan urlopów. Mowa tu o specjalnym formularzu, który własnoręcznie wypełniają pracownicy. Z kolei pracodawca musi sporządzić dokument najpóźniej do 31 grudnia roku poprzedzającego. Czy wszystkie firmy mają taki obowiązek i jak stworzyć plan urlopów?

Planowanie urlopów – zasady tworzenia dobrego planu

Planowanie urlopu przy dużej liczbie pracowników może być wyzwaniem. Podstawową zasadą jest stworzenie takiego systemu, aby podczas wypoczynku jednego lub kilku zatrudnionych firma mogła nadal funkcjonować tak jak w przypadku obecności całej kadry. Pracodawca musi wziąć pod uwagę, że do jego obowiązków należy udzielenie urlopu pracownikowi w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał takie prawo. W wyjątkowych sytuacjach niewykorzystane dni wolne mogą przejść na następny rok z zachowaniem terminu 30 września. Dodatkowo trzeba pamiętać, że jedna z części okresów wolnych od pracy musi mieć co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Plan urlopów wypoczynkowych powinien zawierać dane zakładu pracy oraz pracowników, wymiar aktualnego i zaległego urlopu, a także kolejne miesiące kalendarzowe z miejscami do uzupełnienia. Nie zapominajmy również o podstawowych informacjach, takich jak informacja o okresie, którego dotyczy formularz oraz podpisach. Każdy plan urlopów powinien zostać zatwierdzony zarówno przez pracodawcę, jak i pracowników. W formularzu uwzględnia się przysługujący zatrudnionemu wymiar dni wolnych za wyjątkiem 4 dni, które w wyjątkowych sytuacjach można wybrać na żądanie. Planowanie urlopu wymaga od pracodawcy uwzględnienia nie tylko potrzeb zakładu pracy, ale również wniosków pracowników.

Czy można zmienić zatwierdzony plan urlopów?

Niektórych sytuacji w życiu nikt nie jest w stanie przewidzieć, a planowanie urlopu rok wcześniej nie gwarantuje, że wszystko ułoży się po myśli pracownika i pracodawcy. Dlatego w wyjątkowych przypadkach istnieje możliwość zmiany terminu dni wolnych na wniosek osoby zatrudnionej. Wzory takiego dokumenty można znaleźć łatwo w Internecie. Jednak należy pamiętać, że formularz powinien zawierać datę, dane pracownika i pracodawcy, termin planowanego urlopu oraz ewentualny nowy termin, a także uzasadnienie. Warto zaznaczyć, że zakład pracy nie ma obowiązku zaakceptować sugerowanego okresu urlopowego. Jednocześnie nie można dopuścić do sytuacji, kiedy osoba zatrudniona pozostanie bez możliwości skorzystania z dni wolnych.

Czy pracodawca może zmienić termin urlopu pracownika? Jeżeli taka decyzja jest umotywowana szczególną sytuacją, czyli niemożnością prawidłowego funkcjonowania zakładu bez obecności danej osoby zatrudnionej, wówczas zwierzchnik ma prawo przesunąć zaplanowany urlop.

Plan urlopów a Kodeks Pracy

Informacje dotyczące praw i obowiązków nie tylko pracownika, ale również pracodawcy, znajdują się w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141). Jeśli chodzi o plan urlopów, reguluje on kwestie dotyczące sposobu tworzenia formularza, wymiaru urlopu wypoczynkowego, a także tego, kto ma obowiązek sporządzenia takiego dokumentu. Do 2002 roku każdy pracodawca musiał z góry ustalić harmonogram dni wolnych osób, które zatrudniał. Dodatkowo nie było możliwości skorzystania z wolnego na żądanie. Jednak prowadziło to do sytuacji, kiedy plan urlopów nie odzwierciedlał tego, co działo się w rzeczywistości.

Aktualnie plan urlopów wypoczynkowych nie obowiązuje dwóch grup. Po pierwsze jeżeli zakładowa organizacja związkowa zgodzi się na brak takiej dokumentacji, wówczas nie trzeba sporządzać formularza. Po drugie pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, ustala terminy urlopów w drodze porozumienia z pracownikiem po złożeniu przez niego odpowiedniego wniosku.

Plan urlopów wzór

Zakłady pracy dysponują zazwyczaj własnymi formularzami, na które naniesiony zostaje harmonogram dni wolnych. Jeśli chodzi o plan urlopów kodeks pracy nie reguluje tej kwestii. Jednak odpowiednie druki można znaleźć bez problemu w Internecie oraz w aplikacjach do ewidencjonowania czasu pracy.