Stawka kilometrowa swoją podstawę prawną posiada w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Rozporządzeniem tym ustalono zasady zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do lokalnych jazd samochodów osobowych, motocykli oraz motorowerów, które nie są pojazdami pracodawcy. Za podstawę tego zwrotu uznano umowę cywilnoprawną, zawieraną pomiędzy pracodawcą i pracownikiem „o używanie pojazdu do celów służbowych”.

Pracodawcę zobowiązano wówczas do zwrotu kosztów używania pojazdów zgodnie ze stawkami za 1 kilometr, które nie mogły być wyższe niż: 0,4488 zł (w odniesieniu do samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm3); 0,7195 zł (wobec samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3); 0,1982 zł (w odniesieniu do motocykli) oraz 0,1189 zł (wobec motorowerów). Jednocześnie podkreślono, iż te stawki „ulegają zmianie w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalonemu w ustawie budżetowej na dany rok”.

2022 rok: ile za kilometr?

Warto odnotować, że aktualnie obowiązująca stawka za kilometr ustanowiona została 14 listopada 2007 roku. Regulacje, które zgodnie z zamysłem ustawodawcy miały ograniczać nadużycia dotyczące wykorzystywania pojazdów prywatnych w celach służbowych, nie odpowiadają jednak wciąż rosnącym kosztom, które są ponoszone, m.in. ze względu na drożejące paliwo. Nie są również w pełni zgodne z treścią wskazanego wcześniej rozporządzenia.

Stawka za km przedstawiała się następująco, w przypadku:

  • samochodu osobowego o pojemności skokowej do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • samochodu osobowego o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
  • motocykla – 0,2302 zł,
  • motoroweru – 0,1382 zł.

W październiku 2022 w projekcie rozporządzenia przedstawiono zmiany: w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej do 900 cm3 stawka za kilometr ma wynosić – 0,89 zł, o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 – 1,038 zł, motocykla – 0,69  zł, a motoroweru – 0,42 zł. 



Ryczałt czy kilometrówka?  Rodzaje zwrotu kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych


Rozporządzenie wskazało również sposób rozliczenia zwrotów kosztów użytkowania pojazdów, które nie są własnością pracodawcy, w celach służbowych.


Ryczałt miesięczny

Jest to miesięczny ryczałt „obliczony jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne”. Limity te ustalono w odniesieniu do liczby mieszkańców gminy lub miasta, w których zatrudniony jest pracownik. Wyniosły one: 300 km (w miejscowościach do 100 tys. mieszkańców), 500 km (w miejscowościach od 100 do 500 tys. mieszkańców) oraz 700 km (w miejscowościach powyżej 500 tys. mieszkańców).

Do sporządzenia takiego rozliczenia niezbędne jest pisemne oświadczenie pracownika dotyczące używania przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. W oświadczeniu znaleźć powinny się takie informacje o pojeździe, jak pojemność jego silnika, marka i numer rejestracyjny, a także informacje o nieobecnościach pracownika w zakładzie pracy (ze względu na chorobę, urlopy, podróże służbowe czy inne powody) oraz liczba dni, przez które pracownik nie dysponował pojazdem. Liczba nieobecności pomniejsza kwotę ustalonego ryczałtu każdorazowo (za każdy dzień nieobecności) o jedną dwudziestą drugą.


Kilometrówka, czyli faktyczny przebieg pojazdu

By w inny sposób rozliczyć wydatki poniesione na użytkowanie samochodów osobowych w ramach kosztów firmowych, niezbędne jest rzetelne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów. Ewidencja taka uwzględniać musi samochody osobowe będące własnością przedsiębiorcy, samochody osobowe (własność pracowników) wykorzystywane do jazd lokalnych (chyba że są rozliczane ryczałtem) i jazd zamiejscowych, zastępcze samochody osobowe oraz samochody osobowe, które użytkowane są w związku z umową użyczenia, najmu lub dzierżawy.

Tzw. kilometrówka pozwala na ustalenie kwoty wydatków związanych z paliwem, naprawą, wymianą części, składkami na ubezpieczenie samochodu, przeglądem serwisowym lub opłatą za autostradowe bramki i parkingi. Wydane sumy nie mogą być wyższe niż ustalone limity, powinny dotyczyć jedynie kilometrów przebytych w ramach realizacji służbowych obowiązków oraz posiadać związek ze źródłami przychodów firmy.

Pamiętać należy, iż w kosztach uzyskania przychodów w firmie wydatki poniesione w związku z eksploatacją samochodów osobowych mogą być rozliczone jedynie w wysokości iloczynu liczby kilometrów rzeczywistego przebiegu pojazdu w celach służbowych oraz stawki kilometrowej, o czym stanowi ustawa o podatku dochodowym. Nawet, jeżeli pracodawca ustali wyższe stawki za przebycie jednego kilometra, w rozliczeniach pod uwagę brana będzie stawka ustawowa.


Art. 23. ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określone w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.


Zgodnie też z tym aktem prawnym, w ewidencji przebiegu pojazdów znaleźć muszą się takie informacje, jak: dane osób użytkujących pojazdy, adresy zamieszkania, numery rejestracyjne pojazdów, pojemności silników, daty i cele wyjazdów, opisy tras (punkty startowe i docelowe), liczby rzeczywiście przebytych kilometrów, stawki za 1 km przebiegu, kwoty wynikające z iloczynu przebytych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, podpisy pracodawcy oraz jego dane.