Prawidłowa ewidencja czasu pracy kierowcy nie jest biurokratycznym dodatkiem, lecz obowiązkiem wynikającym z ustawy o czasie pracy kierowców. Pozwala ona nie tylko rozliczać wynagrodzenie i świadczenia pracownicze, ale przede wszystkim zapewnia bezpieczeństwo osób i mienia w transporcie. W niniejszym poradniku wyjaśniamy, kogo dotyczą przepisy, jakie elementy trzeba rejestrować i jak wykorzystać narzędzia takie jak karty kierowcy i tachografy do spełnienia wszystkich wymogów.
Najważniejsze informacje o ewidencja czasu pracy kierowcy
Obowiązek ewidencji dotyczy wszystkich kierowców – zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umów cywilnoprawnych oraz samozatrudnionych. Każda z tych form wymaga prowadzenia ewidencji przez odpowiedni podmiot (pracodawca, zleceniodawca lub sam kierowca).
Zakres ewidencji obejmuje m.in. liczbę przepracowanych godzin (z podziałem na nocne i nadliczbowe), godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, dni wolne, dyżury, nieobecności oraz dane z tachografów i kart kierowców.
Przestrzeganie norm unijnych i krajowych oraz korzystanie z tachografów cyfrowych jest obowiązkowe w większości przypadków – brak ewidencji grozi poważnymi sankcjami finansowymi.
Ewidencja czasu pracy kierowcy - podstawa prawna
W Polsce kwestie ewidencjonowania czasu pracy kierowców reguluje ustawa z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców.
Zgodnie z przepisami, obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy spoczywa na pracodawcy w przypadku zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. W przypadku umów cywilnoprawnych ewidencję prowadzi podmiot, na rzecz którego wykonywany jest przewóz, natomiast kierowca samozatrudniony jest zobowiązany do prowadzenia jej samodzielnie. Kontrolę w zakresie czasu pracy kierowców i używania tachografów prowadzą wspólnie Inspektor Transportu Drogowego i PIP – zakres zależy od rodzaju naruszenia
Pracodawca, który nie rozlicza czasu pracy kierowców, zaniecha prowadzenia ewidencji albo nie stosuje się do limitów czasu pracy, naraża się na kary finansowe wynikające z kodeksu pracy lub ustawy o transporcie drogowym. W przypadku pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 t lub przewożących więcej niż 9 osób – a więc w większości firm transportowych – mają zastosowanie również unijne przepisy o czasie prowadzenia pojazdu i odpoczynkach oraz umowa AETR. Przepisy te wymagają używania tachografu do rejestrowania czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków.
Kogo dotyczą przepisy o rozliczaniu czasu pracy kierowców?
Kierowcy na podstawie umowy o pracę – zarówno w firmie transportowej, jak i w przedsiębiorstwach z flotą pojazdów (np. dystrybucja, budownictwo). Obejmują ich normy czasu pracy (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym) oraz obowiązek tworzenia ewidencji czasu pracy.
Kierowcy samozatrudnieni i na umowach cywilnoprawnych – wykonujący przewóz drogowy na rzecz przedsiębiorcy również podlegają ustawie. Dla nich kontrolę sprawuje Inspekcja Transportu Drogowego.
Niezależnie od formy zatrudnienia, w rozliczeniu czasu pracy zalicza się prowadzenie pojazdu, załadunek i rozładunek, obsługę codzienną pojazdów, czynności spedycyjne, formalności administracyjne oraz inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego.
Co wlicza się do czasu pracy kierowcy, a co nie?
Do czasu pracy kierowcy wlicza się nie tylko czas faktycznego prowadzenia pojazdu. Zaliczają się również przygotowanie pojazdu do jazdy, załadunek, nadzór nad pasażerami, obsługa tachografu i niezbędne formalności administracyjne. Czas pracy obejmuje również okresy pozostawania poza harmonogramem w gotowości do wykonania przewozu, na przykład podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, jeśli przewidywany czas oczekiwania nie był znany.
Do czasu pracy nie wlicza się przerw w prowadzeniu pojazdu i okresów odpoczynku. Rozporządzenie 561/2006 nakazuje, by po 4,5 godzinach jazdy kierowca zrobił przerwę co najmniej 45 minut; przerwę można podzielić na 15 minut i 30 minut, ale łączny czas musi wynosić 45 minut. Jeżeli kierowca pełni dyżur w domu lub w bazie, lecz nie wykonuje żadnych czynności, to taki dyżur nie jest wliczany do czasu pracy, ale należy go odnotować w ewidencji jako dyżur wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy?
Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy dla każdego kierowcy w formie papierowej lub elektronicznej. Celem dokumentacji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń. Ustawodawca doprecyzował, że ewidencja musi zawierać:
Liczbę przepracowanych godzin, w tym godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny przepracowane w porze nocnej oraz liczbę godzin nadliczbowych.
Dni wolne i dyżury – każde wolne od pracy (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie) z oznaczeniem tytułu udzielenia oraz liczbę godzin dyżuru, a także godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia; należy wskazać, czy dyżur był pełniony w domu.
Rodzaj i wymiar zwolnień oraz usprawiedliwionych nieobecności, a także wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności.
Dokumenty źródłowe: zapisy z wykresówek tachografu analogowego, wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, pliki pobrane z tych urządzeń oraz inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności. Na ich podstawie pracodawca może stworzyć własny rejestr.
Ewidencja czasu pracy powinna być udostępniona kierowcy na jego wniosek.
Kiedy nie ewidencjonuje się godzin pracy kierowcy?
Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców, w przypadku kierowców objętych zadaniowym systemem czasu pracy lub pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe czy porę nocną, pracodawca nie prowadzi rejestru godzin pracy. Musi jednak prowadzić kartę ewidencji nieobecności, w której odnotowuje rodzaj i wymiar każdego zwolnienia.
Jak czytać dane z tachografu i karty kierowcy?
Większość firm transportowych korzysta z tachografów cyfrowych. Urządzenia te automatycznie zapisują czas prowadzenia pojazdu, przerwy i odpoczynki oraz inne czynności. Dane z karty kierowcy należy pobierać co najmniej raz na 28 dni, a z pamięci tachografu co najmniej raz na 90 dni. Pobrane pliki są jednym z podstawowych dokumentów potwierdzających czas pracy i powinny być dołączone do ewidencji. Jeżeli kierowca prowadzi pojazd wyłączony spod przepisów rozporządzenia 561/2006 lub pozostaje na zwolnieniu, pracodawca wystawia mu zaświadczenie o działalności kierowcy.
Systemy czasu pracy kierowców i limity
Ustawa o czasie pracy kierowców łączy przepisy kodeksu pracy z normami unijnymi. W przypadku kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę standardowy czas pracy wynosi 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy. W systemie równoważnym (np. podczas pracy w długich trasach) dobowy wymiar czasu pracy może zostać wydłużona do 12 godzin, ale czas ten musi być zrekompensowany skróconym czasem pracy w innym dniu lub dodatkowymi dniami wolnymi.
Rozporządzenie 561/2006 określa limity czasu prowadzenia pojazdu i przerw, które obowiązują kierowców obsługujących pojazdy powyżej 3,5 lub przewożących ponad 9 osób. Dzienny czas prowadzenia nie może przekroczyć 9 godzin, lecz można go przedłużyć do 10 godzin nie częściej niż dwa razy w tygodniu. Tygodniowy czas prowadzenia pojazdu nie może przekroczyć 56 godzin, a w dwóch kolejnych tygodniach suma godzin jazdy nie może przekroczyć 90 godzin. Po 4,5 godzinach prowadzenia pojazdu należy zrobić przerwę trwającą co najmniej 45 minut; można ją podzielić na 15 i 30 minut, ale łączny czas przerwy nie może być krótszy. Regularny dzienny odpoczynek powinien trwać co najmniej 11 godzin - jeśli jest to odpoczynek nieprzerwany. Może być on też wykorzystany w dwóch częściach (3 + 9 godzin), wówczas wynosi 12 godzin.
Jak uporządkować dokumentację czasu pracy kierowcy – praktyczne wskazówki
Ustalenie rozkładu czasu pracy – regulamin pracy lub układ zbiorowy powinien określać przyjęty rozkład czasu pracy oraz system ewidencjonowania. Ułatwi to rozliczanie godzin nadliczbowych i pracę w porze nocnej.
Szkolenia kierowców – przeszkol kierowców w zakresie prawidłowego korzystania z tachografu cyfrowego i wypełniania wykresówek. Nieprawidłowa obsługa urządzenia może narazić firmę na wysokie kary.
Elektroniczne narzędzia – skorzystaj z systemów do ewidencjonowania czasu pracy kierowców. Programy zbierają dane z kart kierowcy i tachografu, automatycznie tworzą rejestry i pomagają w rozliczaniu diet oraz ryczałtów za podróże służbowe. Dzięki temu zmniejszasz liczbę błędów i oszczędzasz czas.
Kontrola i archiwizacja – regularnie weryfikuj poprawność danych i archiwizuj dokumentację (w tym pliki pobrane z tachografu i karty kierowcy). Po zakończeniu okresu rozliczeniowego zachowaj ją przez wymagane 10 lat dla kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy i przez 2 lata dla kierowców samozatrudnionych lub na podstawie umów cywilnoprawnych.
Podsumowanie
Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy wykonującego przewozy drogowe – niezależnie od tego, czy kierowca jest zatrudniony w ramach stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej czy prowadzi własną działalność. Przepisy jasno określają, co należy rejestrować (liczbę przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, porę nocną, godziny nadliczbowe, dni wolne i rodzaj nieobecności) oraz jakie dokumenty potwierdzające czas pracy należy.
Kontrole PIP i ITD oraz sankcje przewidziane w kodeksie pracy i ustawie o transporcie drogowym pokazują, że lekceważenie obowiązku ewidencjonowania może być kosztowne. Wprowadzenie inteligentnych tachografów drugiej generacji i wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji do 10 lat świadczą o rosnącym znaczeniu transparentności w transporcie drogowym. Prowadząc rzetelną ewidencję czasu pracy, dbasz nie tylko o bezpieczeństwo i wynagrodzenia kierowcy, lecz także o reputację swojej firmy w branży.
