Co to jest struktura organizacyjna przedsiębiorstwa?

Co to jest struktura organizacyjna? To ogół zależności hierarchicznych i funkcjonalnych pomiędzy konkretnymi stanowiskami, działami, komórkami oraz jednostkami wyższego stopnia. Struktura organizacyjna firmy umożliwia formalne rozdzielenie zadań i upoważnień między elementy organizacyjne. Pozwala na usprawnienie przepływu informacji, a także podaje zakres odpowiedzialności pracowników na poszczególnych szczeblach. Struktura firmy obejmuje trzy kluczowe elementy, które zostaną szerzej opisane w późniejszej części artykułu.

Jakie są rodzaje struktur organizacyjnych?

Podręczniki i publikacje dotyczące zarządzania wymieniają różne typy struktur organizacyjnych. Najbardziej popularne z nich to struktura płaska, struktura liniowa i struktura funkcjonalna.

Płaska struktura zarządzania odznacza się występowaniem jednego kierownika, któremu podlega reszta pracowników. Do jej zalet można zaliczyć dużą samodzielność decyzyjną pracowników, szybki przepływ informacji, niskie koszty utrzymania kadry kierowniczej, a także kreowanie warunków sprzyjających wyzwalaniu inicjatyw wśród pracowników. Ta struktura organizacji ma też wady w postaci braku planowania i zarządzania strategicznego, braku rezerw kadry kierowniczej, skupieniu władzy i wiedzy w osobie jednego kierownika, który może stać się mało efektywny, a także braku możliwości skorzystania z awansu poziomego jako narzędzia motywacji.

Liniowa struktura przedsiębiorstwa wyróżnia się tym, że pracownicy podlegają wielu kierownikom funkcjonalnym, a każdy z kierowników specjalizuje się w konkretnej dziedzinie. Zalety tego rozwiązania to prosty, jasno zdefiniowany zakres władzy i odpowiedzialności, możliwość fachowego podejmowania decyzji i szybkiej reakcji na zmiany systemu. Do wad należy z kolei zaliczyć ryzyko otrzymywania przez pracowników sprzecznych poleceń, skomplikowaną sieć informacyjną czy też występowanie problemów z rozstrzyganiem zakresu kompetencji i odpowiedzialności poszczególnych kierowników.

Charakterystyczne dla struktury funkcjonalnej jest występowanie działów funkcjonalnych kierowanych przez specjalistów. Pracownicy podlegają większej liczbie kierowników. W przypadku problemów z konkretnym zadaniem mogą zwrócić się do właściwego specjalisty. Atuty tego rodzaju struktury to efektywny sposób wykorzystania posiadanych zasobów, obniżenie ogólnych kosztów, szybkie podejmowanie decyzji, klarowna ścieżka awansu, łatwość sprawowania kontroli i nadzoru, a także wykorzystywanie poszczególnych umiejętności tam, gdzie są najbardziej potrzebne. Rozwiązanie to ma też wady, za które można uznać trudność w dostępie do informacji oraz w określeniu odpowiedzialności i ocenianiu wyników, brak koordynacji czy ryzyko wystąpienia sporów kompetencyjnych pomiędzy specjalistami.

Oprócz wymienionych struktur można wyróżnić też m.in. te macierzowe, projektowe, dywizjonalne czy holdingowe.

Elementy struktury organizacyjnej

Typowa struktura organizacyjna przedsiębiorstwa składa się z trzech elementów. Pierwszy z nich to regulamin organizacyjny, czyli dokument regulujący w sposób kompleksowy porządek w firmie. Wyznacza kompetencje każdej z jednostek firmy. Kolejny element to opis stanowisk pracy, który zawiera wymagania kwalifikacyjne względem osób na poszczególnych stanowiskach wraz z zakresem ich obowiązków, odpowiedzialności oraz uprawnień. Ostatni element to schemat organizacyjny firmy, czyli przedstawienie struktury w sposób graficzny.

Cechy struktury organizacyjnej

Stworzenie prawidłowo funkcjonującej struktury organizacyjnej jest możliwe dzięki zastosowaniu kilku podstawowych zasad. Zasada celowości polega na wyraźnym określeniu celów przedsiębiorstwa i ich podziale z ogólnosystemowych na cząstkowe. Zasada minimalnej złożoności mówi o tym, że struktura powinna być jak najbardziej nieskomplikowana. Istotna jest też zasada najlepszego wykorzystania potencjału ludzkiego. Wyszczególniając konkretne komórki, konieczne jest przyporządkowanie do nich osób o odpowiednim wykształceniu i umiejętnościach. Najważniejszą zasadę tworzenia struktury organizacyjnej stanowi jednak zasada jednolitości kierownictwa. Jeden pracownik bądź grupa pracowników powinna podlegać wyłącznie jednemu kierownikowi, który wydaje polecenia i przed którymi jest ona odpowiedzialna służbowo. Konieczne jest też uwzględnienie zasady dostosowania do warunków zewnętrznych, zasady racjonalności nadzoru oraz zasady specjalizacji (grupowania elementów struktury w miarę możliwości według jednorodnych zadań).

Schemat organizacyjny przedsiębiorstwa – jak powinien wyglądać?

Schemat struktury organizacyjnej prezentuje strukturę w sposób graficzny. Ukazuje on zależności pomiędzy komórkami funkcjonalnymi organizacji. Jego rodzaj powinien być dobrany na podstawie wielkości firmy, rodzaju działalności, lokalizacji, formy organizacyjnej oraz formy własności. Dobrze przygotowany schemat obrazuje elementy takie jak hierarchia w firmie, wewnętrzna struktura czy zakres obowiązków na poszczególnych stanowiskach. Umożliwia pracownikom zorientowanie się, do kogo mogą zwrócić się w przypadku wystąpienia problemów, gwarantuje łatwy dostęp do danych kontaktowych konkretnych osób, daje wgląd w kanały promocyjne, a menedżerowie mogą dzięki niemu zorientować się w liczbie pracowników poszczególnych działów i we właściwy sposób delegować obowiązki oraz zarządzać zasobami. Według ogólnych zasad schemat organizacyjny powinien być prosty i przejrzysty, zapewnić odpowiedni podział wykonywanej pracy i koordynację działań na najwyższym poziomie, określać powiązania służbowe między pracownikami oraz obowiązki pracowników. Planując schemat, należy pamiętać o dobraniu jego odpowiedniego rozmiaru, zachowaniu spójności kolorów i kształtów, przekazaniu informacji w trafny sposób, a także zachowaniu czytelnych odstępów.

Struktura organizacyjna firmy – przykład

Warto omówić wspomniane już typy struktur organizacyjnych na prostych przykładach. Struktura organizacyjna małej firmy to często struktura liniowa. Za przykład może posłużyć niewielka sieć warsztatów samochodowych prosperujących w jednym dużym mieście. Każdy warsztat ma swojego kierownika i zatrudnionych mechaników, a każdy z szefów odpowiada przed właścicielem całej sieci. Struktura funkcjonalna jest spotykana w przypadku firm produkcyjnych takich jak piekarnie-cukiernie. Pracują tu mistrzowie wypieku chleba, mistrzowie ciast, mistrzowie ciasteczek oraz mistrzowie słonych przekąsek, a także osoby odpowiedzialne za kwestie kadrowe. Cukiernicy podlegają więc pod mistrzów ciastek, ciast i kadrowca, natomiast piekarze – pod mistrzów chleba, słonych przekąsek i kadrowca. Warto wspomnieć też o nieopisywanej szerzej strukturze macierzowej, w której występują kierownicy działów i projektowi. Za przykład tej struktury może posłużyć koncern motoryzacyjny Ford. By stworzyć Forda Focusa, firma powołała „Focus Team” będący zespołem projektowym, który składał się z przedstawicieli różnych działów.