Co to jest system do zarządzania delegacjami?

Jak działa system do rozliczania delegacji online?

Dobrą wiadomość stanowi bez wątpienia fakt, że systemy służące do rozliczania delegacji online są zazwyczaj bardzo intuicyjne oraz przejrzyste (a także wyposażone w instrukcję użytkowania). Taki stan rzeczy oznacza, że pracownicy zatrudnieni w działach kadrowo-płacowych przedsiębiorstw nie powinni mieć większych problemów z obsługą tego typu programów. Dedykowane systemy do zarządzania delegacjami cechują się tym, że ich budowa nie jest bardziej skomplikowana niż ma to miejsce na przykład w przypadku programów kadrowych, płacowych czy księgowych.

Co ważne, większość tego typu systemów jest wyposażona w wewnętrzne panele służące do komunikacji między pracownikiem a menedżerem oraz specjalistą ds. kadr i płac. Dzięki temu rozwiązaniu możliwa jest sprawna komunikacja dotycząca kwestii związanych z podróżą służbową; ponadto, programy te umożliwiają także transfer dokumentów (np. faktury czy dokumenty kadrowe).

Jak rozliczyć delegacje online?

Działanie systemów do rozliczania delegacji online opiera się na zasadzie elektronicznej wymiany dokumentacji. W celu zaplanowania kolejnej delegacji należy otworzyć specjalnie do tego przeznaczony formularz i wypełnić takie dane, jak m.in. planowana data wyjazdu oraz przyjazdu, lokalizacja, dane pracownika, wysokość zaliczki oraz diety. Po zakończeniu danej delegacji możliwe jest pobranie wszystkich dokumentów przypisanych do danej podróży służbowej w celu wykonania obowiązków przez pracowników kadrowo-płacowych.

Przykładowe korzyści płynące z zastosowania systemu do zarządzania delegacjami?

Dlaczego w obecnych czasach systemy informatyczne pozwalające na to, by można było sporządzać delegacje online, są coraz bardziej popularne zarówno wśród najmniejszych firm, jak i dużych przedsiębiorstw działających na skalę międzynarodową? Odpowiedź na to pytanie jest niezwykle prosta: systemy do rozliczania delegacji są popularne, ponieważ ich wykorzystanie oznacza dla przedsiębiorców wiele korzyści. Jeśli chodzi o zalety stosowania tego typu rozwiązań w codziennej pracy działów do spraw kadrowo-płacowych, to można wymienić tu między innymi:

• możliwość analizy danych historycznych. Dzięki temu, że dane na temat delegacji odbytych w przeszłości są przechowywane w archiwum, możliwe jest wykorzystanie tych danych w celu analizy kosztów dotyczących danego projektu (tego typu analizy mogą być wykonywane np. z podziałem na miesiące czy kwartały) oraz kontrola czasu pracy;
• automatyzacja najbardziej powtarzalnych zadań. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych programów informatycznych, których działanie jest oparte na algorytmach, część operacji (np. naliczanie diet czy import kursów walutowych) jest wykonywana automatycznie. Takie rozwiązanie pozwala na optymalizację pracy działów kadrowo-płacowych i możliwość wykorzystania oszczędzonego w ten sposób czasu na wykonywanie bardziej kreatywnych zadań,
• możliwość eksportu danych do takiego formatu pliku, który pozwoli ich późniejszą analizę zgodnie z indywidualnymi potrzebami danego przedsiębiorstwa,
• prosty obieg dokumentacji w formie elektronicznej – ponieważ pracownicy wyjeżdżający w delegację mogą umieszczać w programie komputerowych skany/zdjęcia rachunków i faktur dokumentujących poniesione koszty, zminimalizowane zostaje ryzyko zagubienia dokumentów i braku możliwości zaewidencjonowania poniesionych kosztów.

To tylko niektóre spośród zalet, na które zwracają uwagę użytkownicy tego typu rozwiązań. Do innych atutów związanych z korzystaniem z programów umożliwiających rozliczanie delegacji online zalicza się m.in. wysoki poziom bezpieczeństwa – opracowane przez twórców tego typu programów rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa mają za zadanie zapobiec wyciekowi danych w wyniku ataku hakerskiego.

Jak zaplanować delegację?

Aby móc prawidłowo zaplanować delegację pracowniczą, konieczne jest podjęcie takich działań, jak między innymi:

• poinformowanie pracownika o terminie oraz celu planowanego wyjazdu – jeśli pracownik zostanie o tym poinformowany z wyprzedzeniem, pozwoli mu to na odpowiednie przygotowanie się do wyjazdu,
• wybór środka transportu (np. pojazd własny pracownika, auto służbowe lub transport publiczny) – od tego, jaka decyzja w tym zakresie zostanie podjęta, zależy m.in. sposób rozliczenia kosztów związanych z daną delegacją,
• koszty związane z planowaną delegacją – może się zdarzyć, że należy udzielić zaliczki pracownikowi, którego planuje się wysłać w podróż służbową.

Czynności te można wykonać w sposób tradycyjny, zapisując wszelkie informacje na kartce papieru (bądź komputerowym edytorze tekstu). Jest to rozwiązanie stosowane od lat, co nie oznacza jednak, iż jest to optymalna metoda działania. Bardziej efektywnym rozwiązaniem w tym zakresie jest komputerowy system do delegacji online, w którym można zapisać wszystkie informacje związane z planowaną delegacją, następnie zaś wysłać je pracownikowi np. na aplikację mobilną, która jest zainstalowana na jego smartfonie służbowym (wielu dostawców programów do zarządzania delegacjami, również tych, którzy dostarczają aplikacje umożliwiające przygotowywanie delegacji online za darmo, oferuje takie rozwiązanie dla swoich Klientów).

Oczywiście, samo zaplanowanie delegacji pracowniczej to jeszcze nie wszystko. Ważne jest także, by odpowiednio rozplanować – jeśli jest to konieczne – pracę pozostałych pracowników działu, którego pracownicy odbywają delegację. Tylko w ten sposób możliwe jest utrzymanie dobrego ducha w zespole.

Efektywne zarządzanie delegacjami - system online

Efektywne i właściwe zarządzanie delegacjami w przedsiębiorstwie nie jest łatwym zadaniem niezależnie od branży, w jakiej prowadzona jest działalność gospodarcza. O ile w niewielkim, kilkuosobowym przedsiębiorstwie odpowiednie rozliczenie delegacji może sprawić pewne trudności, to w przypadku średnich oraz dużych podmiotów sukces wymaga wielu godzin pracy.

W jaki sposób zoptymalizować w przedsiębiorstwie procesy związane z delegacjami? Dobrym rozwiązaniem może być w tym przypadku nowoczesny program komputerowy służący do zarządzania delegacjami. Jego stosowanie w firmie nie tylko pozwoli na ograniczenie nakładów pracy działu kadrowo-płacowego, ale pozwoli także na uniknięcie ewentualnych pomyłek (np. błędów rachunkowych). O tym, że delegacje – program online są dobrym i skutecznym rozwiązaniem, świadczy dynamicznie wzrastająca liczba zwolenników tego typu rozwiązań. Jest to funkcjonalność, która z jednej strony może być z powodzeniem wykorzystana zarówno do rozliczania podróży służbowych wykonywanych na terenie kraju, z drugiej zaś umożliwia przygotowywanie takich dokumentów, jak delegacje zagraniczne online.