Elektroniczne zwolnienia lekarskie od 1 grudnia 2018 roku

Od 1 stycznia 2016 r. w Polsce wprowadzona została możliwość wystawiania przez lekarzy elektronicznych zwolnień lekarskich tzw. e-ZLA. Tradycyjna, papierowa forma chorobowego, czyli formularze ZUS ZLA, mogła być wystawiana do końca listopada 2018 r.

Począwszy od dnia 1 grudnia 2018 r. lekarze wystawiają zaświadczenia lekarskie wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą formularza e-ZLA.

Co jest potrzebne do wystawienia e-ZLA?

Żeby korzystać z e-zwolnień swoje konto na Platformie Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (PUE ZUS) muszą mieć zarówno pracodawcy, jak i lekarze wystawiający zwolnienia pracownikom. Platforma PUE ZUS pozwoliła na optymalizację procesu wystawiania elektronicznych zaświadczeń lekarskich.

Elektroniczne zwolnienia lekarz może wystawiać́ na PUE ZUS albo w aplikacji, która używana jest w danym gabinecie lekarskim (jeżeli posiada taką funkcję).

Jak założyć konto na platformie PUE ZUS?

Aby założyć konto, należy wybrać jeden z 4 dostępnych sposobów rejestracji:

1. Rejestracja na stronie www.zus.pl i potwierdzenie tożsamości w dowolnej placówce ZUS w terminie 7 dni od rejestracji.

2. Rejestracja i potwierdzenie tożsamości za pomocą profilu zaufanego elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

3. Rejestracja i potwierdzenie tożsamości za pomocą podpisu kwalifikowanego (podpisu elektronicznego, który ma certyfikat).

4. Rejestracja i potwierdzenie tożsamości za pomocą bankowości elektronicznej w banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS.

Jak podpisać e-ZLA?

Udostępnione zostały 3 sposoby podpisywania elektronicznych zwolnień przez lekarzy:

• za pomocą certyfikatu z ZUS (szczegóły poniżej),
• za pomocą profilu zaufanego ePUAP,
• za pomocą podpisu kwalifikowanego.

ZUS udostępnia także certyfikat do podpisu elektronicznego, który jest bezpłatny i ważny przez 5 lat. Wniosek o certyfikat można złożyć w panelu platformy. Certyfikatem z ZUS można podpisywać e-ZLA oraz kilka innych dokumentów:

• ZUS FZLA (wniosek w sprawie upoważnienia do wystawiania zaświadczeń lekarskich),
• AZLA (anulowanie zwolnienia),
• UZLA (unieważnienie pobranych wcześniej numerów – pustych druków ZLA do wypełniania, gdy nie ma możliwości wystawiania elektronicznego zwolnienia),
• ZUS PR-4 (wniosek o rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS).

Korzyści z e-ZLA dla pracodawcy

Wygoda i szybkość

Pracodawca nie musi sprawdzać, czy pracownik dostarczył zwolnienie w ciągu 7 dni od dnia, w którym je otrzymał. Dzięki temu można prawidłowo rozliczyć składki i świadczenia oraz uniknąć korekt dokumentów rozliczeniowych.

Brak obowiązku przekazywania e-ZLA do ZUS

Zwolnienie, które wystawia lekarz, automatycznie trafia do systemu ZUS i jest w nim zapisane. Pracodawca nie musi więc dostarczać elektronicznego zwolnienia lekarskiego do ZUS.

Mniej pracy

Pracodawca nie musi przekazywać do ZUS zaświadczenia na druku Z-3 i innych dokumentów niezbędnych do wypłacenia pracownikowi ewentualnego zasiłku. Zaświadczenie może być przekazywane w systemie PUE ZUS i traktowane jest jako wniosek pracownika o zasiłek.

Stały dostęp do e-ZLA

Pracodawca ma dostęp do elektronicznych zwolnień swoich pracowników i może je wyeksportować oraz zapisać w komputerze lub na nośniku zewnętrznym. Wyeksportowany plik będzie zawierał wszystkie dane ze zwolnienia oraz dane o elektronicznym podpisie lekarza.

Automatyzacja systemu powiadamiania

O tym, że pracownik otrzyma zwolnienie, pracodawca może dowiedzieć się również z e-maila lub SMS-a. Wystarczy, że na PUE ZUS zaznaczy, że chce otrzymywać odpowiednie powiadomienia.

Szybsza kontrola zwolnienia pracownika

e-ZLA umożliwia szybszą kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracownika oraz kontrolę zasadności wystawienia zwolnienia. Wniosek o kontrolę prawidłowości wystawienia zwolnienia pracodawca może złożyć elektronicznie przez PUE ZUS.

Korzyści z e-ZLA dla lekarzy i pacjentów (pracowników)

Wygoda i szybkość

Wystawienie e-ZLA nie trwa długo, lekarz ma w systemie dostęp do danych swojego pacjenta, jego pracodawców (płatników składek) oraz członków rodziny, e-ZLA może być również wystawione na tablecie lub smartfonie np. podczas wizyty domowej.

Automatyzacja przepływu informacji

Zwolnienie lekarskie natychmiast trafia do ZUS – automatycznie w systemie, zatem nie ma konieczności dostarczania go do ZUS w formie papierowej.

Stały podgląd zwolnień

Lekarz uzyskuje stały dostęp do wcześniejszych zwolnień pacjenta i może sprawdzić kto je wystawił, z jakiego powodu i na jaki okres.

Mniej pracy

Większość pól w formularzu wypełniana jest automatycznie, dzięki bazie danych z systemu, ponadto następuje weryfikacja prawidłowości uzupełnienia zgodnie z przepisami, system podpowiada kod literowy oraz numer statystyczny choroby.

Ograniczenie „papierkowej roboty”

Brak jest obowiązku przechowywania kopii zwolnień.

Brak obowiązku przekazywania e-ZLA do pracodawcy

Pacjent może w spokoju wracać do zdrowia i nie przejmować się koniecznością dostarczania dokumentów do pracodawcy, ponieważ informacja o zwolnieniu przekazywana jest automatycznie w systemie.

Stały dostęp do swoich danych

Pracownik również może założyć konto w systemie PUE ZUS i mieć dostęp do swoich zwolnień lekarskich. Założenie profilu jest bezpłatne, bardzo proste i nie zabiera wiele czasu.

Ważne informacje!

Do niedawna przedsiębiorcy zatrudniający nie więcej niż 5 osób, nie mieli obowiązku posiadania profilu na PUE ZUS. Od 1 stycznia 2023 r. każdy, kto jest płatnikiem składek, ma ustawowy obowiązek posiadania takiego profilu. Przepisy przewidują jednak wystawienie zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu. Jest tak, gdy wystawienie e-ZLA nie jest możliwe z przyczyn technicznych – zwłaszcza w przypadku braku połączenia internetowego lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. Na życzenie pacjenta, zawsze trzeba wydrukować e-ZLA.