Jak zgodnie z Kodeksem Pracy przygotować grafik pracy miesięczny?

Jednym z kluczowych aspektów w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi jest staranne przygotowywanie grafiku pracy. Właściwe planowanie pracy wymaga przestrzegania przepisów, a także tworzenia harmonogramu czasu pracy tak, aby z jednej strony efektywnie wykorzystać zasoby ludzkie w firmie, a z drugiej – pozwolić pracownikom na zachowanie równowagi pomiędzy życiem zawodowym a osobistym.

Czym jest grafik pracy i co musi uwzględniać?

Grafik pracy to harmonogram, który rozplanowuje dni i godziny pracy dla pracowników danej firmy, tak aby utrzymać ciągłość pracy i zagwarantować sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jednocześnie grafik pracy musi spełniać zasady przewidziane w Kodeksie Pracy. Planując grafik pracy, należy uwzględnić system czasu pracy obowiązujący w firmie i wymiar czasu pracy dla każdego z pracowników. A także przestrzegać takich wytycznych jak obowiązywanie doby pracowniczej, odpoczynków dobowych i tygodniowych, pięciodniowego tygodnia pracy oraz konieczności zagwarantowania wolnej niedzieli przynajmniej raz na cztery tygodnie. Należy pamiętać również o dniach ustawowo wolnych od pracy oraz urlopach uwzględnionych w planie urlopowym.

Harmonogram czasu pracy – podstawa prawna

Wszelkie normy dotyczące rozkładu czasu pracy dokładnie określa Kodeks Pracy. Zgodnie z prawem czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Warto jednak wiedzieć, że okres rozliczeniowy można w niektórych przypadkach przedłużyć, jednak nie więcej niż na 12 miesięcy, przy zachowaniu obowiązujących zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Wymiar czasu pracy

Kodeks Pracy stanowi, że obowiązujący pracowników wymiar czasu pracy oblicza się mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających w dni robocze, czyli od poniedziałku do piątku. Dodatkowo trzeba pamiętać, że każde święto występujące w okresie rozliczeniowym, które nie przypada w niedzielę, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Istotne jest też to, że tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi co do zasady nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że są to pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy – wtedy takie ograniczenie ich nie obowiązuje.

Układając grafik pracy, trzeba pamiętać, że pracownikom (z nielicznymi wyjątkami) przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a także prawo do 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu, obejmującego wspomniany odpoczynek dobowy. 

Grafik pracy – z jakim wyprzedzeniem przed rozpoczęciem pracy powinien otrzymać go pracownik?

Zgodnie z prawem grafik pracowniczy, sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej, musi obejmować co najmniej jeden miesiąc i musi zostać przekazany każdemu pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy, w okresie którego stworzony harmonogram czasu pracy dotyczy. Przepisy prawa pracy nie regulują za to kwestii związanych z ewentualnymi zmianami rozkładu pracy. Przyjmuje się jednak, że modyfikacje są dozwolone w uzasadnionych przypadkach, oczywiście jeśli nie naruszają prawa pracy.

Kiedy nie trzeba tworzyć harmonogramu pracy?

Nie zawsze tworzenie grafiku pracy jest obowiązkowe. Zagadnienie to nie dotyczy firm, w których pracownicy pracują w stałych godzinach. Harmonogramu pracy nie trzeba też opracowywać w przypadku, gdy rozkład czasu pracy pracowników wynika z przepisów prawa lub bezpośrednio z umowy o pracę, na przykład w sytuacji, gdy pracownicy świadczą pracę w zadaniowym systemie pracy. Pracodawca nie ma też obowiązku przygotowywać grafiku pracy, jeśli pracowników, na ich wniosek, dotyczy ruchomy system pracy lub indywidualny rozkład czasu pracy. Oczywiście nie oznacza to, że tworzenie grafików pracy nie jest w takich sytuacjach pomocne w zarządzaniu zasobami ludzkimi, dlatego nie ma przeciwwskazań, by je opracowywać.

Układanie grafiku – planowanie efektywnej pracy zespołu

Dobrze skonstruowany harmonogram pracy jest gwarantem sprawnego funkcjonowania firmy i zarządzania między innymi procesami produkcyjnymi i logistycznymi, bez ryzyka okresowego niedoboru pracowników do realizacji zadań lub ich nadmiaru. Jest to też narzędzie, które pomaga zapewnić zatrudnionym optymalne warunki pracy, tak aby utrzymać u nich wysoką motywację, koncentrację i produktywność, co pozytywnie przekłada się na jakość wykonywanej pracy. Poprawnie przygotowany grafik pracy pozwala także na bieżąco kontrolować nadgodziny i wszelkie zmiany, aby nie narazić firmy na konsekwencje prawne z tytułu naruszania przepisów Kodeksu Pracy.

Tworzenie grafiku pracy – wyzwania

Stworzenie grafiku pracy nie należy do zadań łatwych, między innymi ze względu na konieczność uwzględnienia zmiennego zapotrzebowania na pracę lub rotację wynikającą z pracy zmianowej, rozmaitych preferencji pracowników dotyczących godzin pracy, kontroli i zarządzania nadgodzinami, a także konieczność zachowania zgodności harmonogramu pracy z przepisami Kodeksu Pracy. Niejednokrotnie grafik pracy może też wymagać wprowadzania modyfikacji, tak aby dostosowywać się do zmieniających się potrzeb firmy i pracowników.

Narzędzia do tworzenia grafików pracy online

Ogromną pomocą w tworzeniu harmonogramów pracy są narzędzia do opracowywania grafików pracy. Tego typu pogramy automatycznie układają grafiki pracownicze, uwzględniając potrzeby firmy, a także wszelkie zmienne, choćby takie jak urlopy, nieobecności spowodowane chorobą pracownika czy święta. Programy do tworzenia grafików online nie mają trudności w zaplanowaniu pracy zmianowej, uwzględnieniu specyfiki pracy zdalnej, dostępności pracowników pracujących w trybie normowanym, nienormowanym i równoważnym, a także w niepełnym wymiarze czasu pracy. Wygodne jest też udostępnianie grafików pracy online pracownikom w czasie rzeczywistym, co można zrobić dosłownie jednym kliknięciem. Każdy pracownik może też otrzymywać natychmiastowe powiadomienia o każdej zmianie w harmonogramie pracy.

Opracowując harmonogram pracy z pomocą narzędzi do zarządzania czasem pracy, można znacznie przyspieszyć proces planowania pracy, wyeliminować typowe błędy ludzkie, ułatwić przepływ informacji i zredukować koszty. Dodatkowo takie narzędzia ułatwiają identyfikowanie obszarów, w których można zoptymalizować wykorzystywanie zasobów ludzkich.