Jak wypełnić ZUS ZUA? Omówienie krok po kroku

Z tego formularza skorzystać muszą m.in. przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają prowadzenie własnej działalności gospodarczej (zgłaszają w ten sposób siebie jako osoby ubezpieczone) lub zatrudniają pracowników czy współpracowników. Czas na zgłoszenie to maksymalnie 7 dni od momentu powstania obowiązku ubezpieczeniowego.

ZUS ZUA – co to jest?

Formularz ZUS ZUA jest drukiem, poprzez który dokonywane jest zgłoszenie osoby do danego tytułu ubezpieczenia. Wyjątkiem w tym zakresie są osoby, które przebywają na urlopie wychowawczym, korzystają z zasiłku macierzyńskiego lub zasiłki w jego wysokości.

Poprzez ten druk dokonać można tak zgłoszenia do ubezpieczeń, jak i zmiany lub korekty danych, które dotyczą ubezpieczonej osoby. Jeżeli jednak zmiana dotyczy danych identyfikacyjnych, zastosować należy formularz ZUS ZIUA. Jeśli natomiast korekcie podlega data lub kod tytułu ubezpieczenia, ZUS ZUA należy wymienić na ZUS ZWUA (dotyczący wyrejestrowania z ubezpieczeń) i ponownie zastosować ZUS ZUA, by dokonać poprawnego zgłoszenia.

Przedsiębiorcy powinni również pamiętać, że w momencie, gdy prowadzona działalność gospodarcza stanowi jedyny tytuł do ubezpieczenia, zgłoszenie ZUS ZUA jest obowiązkowe ze względu na obowiązkowe podleganie ubezpieczeniom społecznym. Gdy nie jest to jedyny tytuł ubezpieczeniowy (np. przedsiębiorca pracuje również na etacie), skorzystać można z formularza ZUS ZZA, czyli zgłoszenia wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

ZUS ZUA – jak wypełnić?

Formularz ZUS ZUA składa się z dwóch stron. Obowiązkiem płatnika jest wypełnienie wyznaczonych pól, czego dokonać może komputerowo, na maszynie lub odręcznie, pamiętając o zastosowaniu dużych, drukowanych liter oraz czarnego lub niebieskiego koloru.

Druk składa się z piętnastu części. Pierwsza część to dane organizacyjne. Wskazać należy, czy powodem złożenia formularza jest zgłoszenie do ubezpieczeń (zaznaczenie poprzez symbol „X”), czy zgłoszenie zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej (zaznaczenie poprzez wpisanie „1” dla zmiany lub „2” dla korekty).

Część druga to dane identyfikacyjne płatnika składek. W odpowiednich polach należy podać: numer NIP (wpisywany bez kresek), numer REGON, numer PESEL (jeśli został nadany), rodzaj dokumentu (dowód osobisty lub paszport) wraz z jego serią i numerem, nazwę skróconą, nazwisko, pierwsze imię oraz datę urodzenia płatnika.

Trzecia część to miejsce na dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń. Uzupełnić trzeba: numer PESEL (jeśli został nadany), rodzaj dokumentu (dowód osobisty lub paszport) wraz z jego serią i numerem, nazwisko, pierwsze imię oraz datę urodzenia zgłaszanej osoby. Czwarta część druku dotyczy danych ewidencyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń. Wskazać tutaj należy drugie imię zgłaszanej osoby, nazwisko rodowe, obywatelstwo oraz płeć („K” – kobieta, „M” – mężczyzna).

Kolejna część to tytuł ubezpieczenia, w której podać należy kod tytułu do ubezpieczenia (uwzględniają, iż w niektórych przypadkach obowiązującym drukiem będzie formularz ZUS ZZA). Istotne jest, by podać właściwy kod (od tego zależeć może m.in. wysokość opłacanych składek, np. w przypadku przedsiębiorców korzystających z preferencyjnego ZUS). Kod tytułu ubezpieczenia każdorazowo składa się z 6 znaków, które oznaczają: podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem (4 znaki), ustalenie lub nieustalenie prawa do emerytury albo renty (1 znak) i stopień niepełnosprawności (1 znak).

Wybrane kody podmiotów podstawowych wraz z rozszerzeniem:

01 10 – pracownik, który podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,

04 11 – osoba, która wykonuje umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług,

05 10 – osoba, która prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych, niemająca ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 60% kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia,

05 70 – osoba, która prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, niemająca ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Ustalone lub nieustalone prawo do emerytury lub renty:

0 – osoba nieposiadająca ustalonego prawa do emerytur lub renty,

1 – osoba posiadająca ustalone prawo do emerytury,

2 – osoba posiadająca ustalone prawo do renty.

Stopień niepełnosprawności:

0 – osoba, która nie posiada orzeczenia o niepełnosprawności lub osoba posiadająca oświadczenie, którego nie przedłożyła płatnikowi składek,

1 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności,

2 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,

3 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

4 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o niepełnosprawności wydawane osobom do 16. roku życia.

Następnie podać trzeba dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych, dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym, dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych oraz dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym, wraz z datami powstania obowiązku ubezpieczeniowego lub datami objęcia ubezpieczeniami dobrowolnymi. Pamiętać należy, iż w przypadku ubezpieczeń społecznych obowiązkowe są ubezpieczenia: emerytalne, rentowe i wypadkowe. Objęcie ubezpieczeniem chorobowym jest dobrowolne. Przy ubezpieczeniu zdrowotnym wskazać trzeba także odpowiedni kod oddziału NFZ.

W bloku dziesiątym podać można inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń – w przypadku zgłoszenia lub korekty danych, które dotyczą okresu sprzed 1 stycznia 2009 roku. Wskazać tutaj można: kod wykonywanego zawodu, kod pracy w szczególnych warunkach lub charakterze oraz okres pracy w szczególnych warunkach lub charakterze.

Kolejną częścią formularza jest adres zameldowania na stałe miejsce pobytu osoby ubezpieczonej. W odpowiednich polach uzupełnić trzeba: kod pocztowy, miejscowość, gminę lub dzielnicę, ulicę, numer domu i numer lokalu, numer telefonu oraz symbol państwa wraz z zagranicznym kodem pocztowym, jeżeli adres jest inny niż polski. W przypadku, gdy adres zameldowania na stałe miejsce pobytu różni się od adresu zamieszkania, wskazać należy analogiczne dane. Jeśli te dwa adresy (zameldowania na stałe miejsce pobytu i zamieszkania) różnią się też od adresu do korespondencji, uzupełnić trzeba również stosowne pola.

Część czternasta druku to oświadczenie płatnika składek, w którym (razem z datą) oświadcza on, iż zawarte w formularzu dane są zgodne z prawnym i faktycznym stanem oraz potwierdza, że jest świadomy odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy. W piętnastej części znaleźć musi się podobne oświadczenie osoby zgłaszanej lub zgłoszonej do ubezpieczenia. Potwierdzeniem tego są podpisy (płatnika składek lub upoważnionej osoby oraz osoby zgłaszanej albo zgłoszonej do ubezpieczenia) oraz pieczęć płatnika.

Ostatnia część formularza to miejsce na adnotacje ZUS. Płatnik nie powinien jej wypełniać.

ZUS ZUA przez internet - czy można złożyć wniosek online?

Formularz ZUS ZUA można wypełnić i wysłać elektronicznie. W jaki sposób można to zrobić? ZUS ZUA przez internet jest możliwy za pośrednictwem platformy usług elektronicznych ZUS. Jak już wcześniej wspominaliśmy ZUS ZUA formularz to zgłoszenie osoby do ubezpieczeń lub zgłoszenie korekty danych ubezpieczonego. Sprawdźmy, jak przesłać ZUS ZUA online:

1. Po zalogowaniu się do platformy usług elektronicznych ZUS wprowadzamy dane identyfikacyjne w określonym druku 

2. W zakładce dane ewidencyjne wprowadzamy stosowne dane i naciskamy przycisk “Dalej”

3. Uzupełniamy dane adresowe

4. Następnie podajemy dane dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń (są to dane o ubezpieczeniu)

5. Kolejny krok to lista wygenerowanych dokumentów i wprowadzonych zmian

6. Po przejściu całego kreatora zostanie wygenerowany dokument ZUS ZUA

Zanim wyślemy formularz ZUS ZUA, musimy podpisać dokument cyfrowo. Możemy zrobić to na dwa sposoby:

• autoryzacja podpisem ePUAP - należy mieć utworzone konto w platformie ePUAP i profil zaufany, ponieważ tam zostanie przekierowany użytkownik
• autoryzacja kwalifikowanym podpisem elektronicznym - podpisanie oświadczenia poprzez podanie PINu do klucza operacji Jeśli nie dysponujemy żadnym z powyższych sposobów autoryzacji formularza online, druk ZUS ZUA zostanie przeniesiony do folderu spraw oczekujących na realizację. Aby to uczynić klikamy w przycisk "Pozostaw jako zlecenie".