Offboarding pracownika - na czym polega i kogo dotyczy?

Odchodzenie z pracy to proces, który bywa trudny zarówno dla zatrudnionego, jak i dla zatrudniającego. Offboarding, czyli rozwiązywanie współpracy i odejście pracownika, może jednak przebiegać bez większych problemów. Co to jest offboarding i na czym dokładnie polega?

Offboarding – co to takiego?

Na początek warto wyjaśnić, czym dokładnie jest proces offborardingu? Otóż jest to proces rozstania, który powinien zostać przeprowadzony, gdy pracownik odchodzi z firmy. Rozwiązanie współpracy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, wydaje się być proste, jednak w praktyce okazuje się, że bardzo kwestii trzeba wyjaśnić, zanim pracownik po raz ostatni pojawi się w miejscu zatrudnienia. Należy wziąć pod uwagę przede wszystkim:

• ustalenie warunków odejścia pracownika z pracy, w tym obowiązku świadczenia pracy w czasie wypowiedzenia,
• urlop, który pracownik musi wykorzystać w danym zakładzie pracy,
• rozliczenia finansowe, w tym wypłata wynagrodzenia, ewentualne odszkodowania, świadczenia płacowe i pozapłacowe,
• sposób, w jaki zostaną przekazane obowiązki wykonywane przez odchodzącego pracownika,
• przekazanie dokumentów,
• przekazanie firmowych środków i aktywów, w tym laptopa, telefonu, samochodu służbowego, kart dostępu etc.,
• zabezpieczenie danych i informacji poufnych, na przykład poprzez zablokowanie dostępów do systemów firmy,
• rozwiązanie pozostałych umów, które łączyły pracodawcę i pracownika (na przykład umowa lojalnościowa),
• przeprowadzenie exit interview z odchodzącym pracownikiem.

Pracodawca powinien wyznaczyć osobę, która będzie czuwać nad tym, aby offboarding przebiegał bez żadnych zakłóceń, możliwie jak najpłynniej, tak aby rozstanie pracownika z firmą przebiegło bez zakłóceń, a wręcz wniosło wartość dodaną dla obu stron. Charakter procesu oraz długość jego trwania najczęściej uzależnione są od tego, czy pracownik złożył wypowiedzenie, czy też otrzymał je od pracodawcy. W drugim przypadku możemy mieć bowiem do czynienia ze zwolnieniem natychmiastowym, kiedy to przekazanie obowiązków czy rozliczenie się pracownika musi nastąpić w stosunkowo krótkim czasie.

Onboarding vs offboarding – czym się różnią?

Onboarding i offboarding to pojęcia, które często używane są zamiennie, tymczasem w rzeczywistości mają one zupełnie inne znaczenie. Otóż offboarding to, jak już wiadomo, proces, który ma miejsce w momencie, gdy dana osoba odchodzi z pracy. Tymczasem onboarding jest jego przeciwieństwem, bowiem dotyczy adaptacji nowo przyjętej do pracy osoby w miejscu zatrudnienia. W procesie onboarding bardzo istotne jest:

• zapoznanie nowego pracownika z członkami zespołu,
• zapoznanie nowego pracownika z kulturą organizacyjną firmy,
• wdrożenie w wykonywane obowiązki,
• przeprowadzenie szkolenia stanowiskowego.

Należy mieć na uwadze, że w dużych firmach proces onboarding i offboarding przeprowadzane mogą być jednocześnie, w stosunku do osób, które zaczynają pracę i tych, które z niej rezygnują. Bardzo często dotyczą one jednego stanowiska, dlatego też nie ma przeszkód, aby osoba, która kończy współpracę z firmą, brała aktywny udział w adaptacji nowego pracownika, który - w dłuższej perspektywie czasowej - ma ją zastąpić. Największą rolę w obu procesach, zarówno adaptacji, jak i zakończenia współpracy, odgrywają działy HR. Onboarding oraz offboarding dotyczą nie tylko osób, które są zatrudnione na umowę o pracę, ale również w ramach poza pracowniczych form zatrudnienia, a więc na przykład na umowę zlecenie bądź na zasadach B2B. Drugi przypadek najczęściej dotyczy osób, które z pewnych względów prowadzą własną firmę, lecz są traktowane jak pełnoetatowi pracownicy.

Offboarding pracownika – o czym należy pamiętać?

Offboarding pracownika to w gruncie rzeczy skomplikowany proces, w którym należy pamiętać o wielu kwestiach. Pracodawcy najczęściej skupiają się na tym, aby odchodząca z pracy osoba przekazała swoje obowiązki komuś innemu. Może być to nowo zatrudniony bądź ktoś, kto pracuje już w danej firmie. Należy mieć na uwadze, że tę osobę wyznacza się możliwie jak najwcześniej - najlepiej w ciągu kilku dni od momentu podjęcia decyzji o zakończeniu współpracy. Pracodawca może zdecydować o rozdzieleniu obowiązków pomiędzy pozostałych członków zespołu, lecz taka decyzja również musi zostać podjęta z odpowiednim wyprzedzeniem. Dobrze jest sporządzić harmonogram, zgodnie z którym przekazywane będą kolejne obowiązki. Pracodawca musi też zwrócić uwagę na kwestię dotyczące samego zatrudnienia, a więc rozliczenia urlopów, nadgodzin czy uzupełniania luk w grafiku, które mogą powstać na skutek wypowiedzenia umowy przez pracownika. Tego typu zadania można jednak zlecić osobom zatrudnionym w kadrach bądź HR.

Poinformowanie zespołu o odejściu pracownika

Bardzo istotną kwestią jest poinformowanie o odejściu konkretnego pracownika pozostałych członków zespołu. Wbrew pozorom, kwestia ta bywa bardzo problematyczna, bowiem należy liczyć się z pytaniami, które padną ze strony konkretnych osób. Warto ustalić z odchodzącą z pracy osobą, kto poinformuje pozostałym o tym fakcie oraz kiedy dokładnie to nastąpi. Wspólne podjęcie decyzji w tym zakresie pozwoli uniknąć nieporozumień, a także niepotrzebnych pytań ze strony pozostałych pracowników. Ostatnim etapem offboardingu jest rozliczenie się pracownika z powierzonego mu sprzętu służbowego, kart dostępu czy haseł. Należy przy tym zadbać o właściwe wypełnienie kart obiegowych, a także wyjaśnienie wszelkich kwestii wątpliwych, na przykład dotyczących stanu technicznego powierzonych pracownikowi urządzeń. Bardzo ważne jest odwołanie pełnomocnictw, które zostały pracownikowi udzielone. Na samym końcu należy usunąć konta, które pracownik posiadał w systemach firmowych. 

Offboarding online – jak go przeprowadzić?

Offboarding najczęściej przeprowadza się stacjonarnie, bowiem niezbędna okazuje się fizyczna obecność pracownika, który przekazuje innym swoje obowiązki, a także rozlicza się ze swoim, byłym już, pracodawcą. Niemniej jednak w ostatnim czasie bardzo popularny stał się offboarding online, który przeprowadzany jest za pomocą narzędzi zdalnych. Kiedy można przeprowadzić offboarding online? Może mieć on miejsce w sytuacji konfliktowej, gdy pracodawca chce jak najszybciej zakończyć współpracę z konkretnym pracownikiem (bądź na odwrót), lecz równie dobrze możemy mieć z nim do czynienia, jeśli pracownik wykonuje większość swoich obowiązków zdalnie.

Pozostaje jednak pytanie, w jaki sposób przeprowadzić proces offboardingu online? Otóż doskonałym rozwiązaniem jest wyznaczenie koordynatora, który będzie czuwał nad tym, aby cały proces przebiegał płynnie. Przekazanie konkretnych obowiązków pracownika w sposób zdalny wymaga dobrej organizacji, jednak nie jest niemożliwe. Warto wspomagać się pulpitami zdalnymi, dzięki którym o wiele łatwiej będzie zobrazować konkretne kwestie. Bardzo istotne jest jak najpóźniejsze zablokowanie dostępów czy kont osobie zwalniającej się. Może to utrudniać przekazanie niezbędnych informacji czy kolejnych obowiązków. Offboarding czasami może być też przeprowadzony w sposób hybrydowy, szczególnie w momencie, gdy pracownik rozlicza się z powierzonego mienia firmowego. Wtedy też warto wyznaczyć konkretny dzień, w którym stawi się on w firmie wraz z urządzeniami, które musi zwrócić. Dobrze jest znaleźć czas na rozmowę z pracownikiem i podziękowanie mu za współpracę, bez względu na to, z jakich powodów odchodzi z pracy. Pamiętajmy, że offboarding online, tak samo jak stacjonarny, musi uwzględniać zaplanowane nieobecności pracownika. Mowa tutaj na przykład o wykorzystaniu zaległego urlopu bądź wybraniu dni wolnych, które przysługują zwalniającemu się na poszukiwanie nowej pracy.

Znaczenie poprawnie przeprowadzanego procesu offboardingu

W kontekście zarządzania personelem, poprawnie przeprowadzony proces offboardingu pracowników ma kluczowe znaczenie dla firmy pod wieloma względami. Chodzi przede wszystkim o zachowanie pozytywnego wizerunku firmy, czyli przede wszystkim employer branding firmy, minimalizację ryzyka utraty danych i informacji poufnych, zapewnienie ciągłości działalności firmy, zachowanie zgodności z przepisami prawa. Odpowiednie potraktowanie odchodzącego pracownika to kluczowy element skutecznego zarządzania personelem, którego nie można zaniedbywać.

Warto też pokusić się o przeprowadzenie exit interview, czyli wywiadu wyjścia. Jest on rozmową podsumowującą przebieg zatrudnienia, która pozwala firmie uzyskać cenne opinie, spostrzeżenia i informacje na temat doświadczeń związanych z pracą w organizacji. Jest to narzędzie zarządzania personelem, które umożliwia firmie pozyskanie informacji zwrotnych, które mogą być wykorzystane do doskonalenia strategii zarządzania personelem, poprawy atmosfery pracy oraz identyfikacji obszarów do poprawy.

Jak przeprowadzić exit interview?

Przeprowadzenie wywiadu wyjścia, czyli exit interview to kluczowy krok w procesie offboardingu związanego z odejściem  pracownika, który wymaga odpowiedniego planowania i profesjonalnego podejścia. Zanim przystąpisz do rozmowy, umów się na dogodny termin, zapewniając jednocześnie prywatne i poufne środowisko. Przygotuj zestaw pytań, które pozwolą na uzyskanie wyczerpujących informacji na temat doświadczeń pracownika w firmie, takich jak przyczyny odejścia, ocena atmosfery pracy czy sugestie dotyczące poprawy działalności firmy. Podczas rozmowy zachowaj otwarte i empatyczne podejście, słuchając uważnie tego, co pracownik ma do powiedzenia, i zapisując uzyskane informacje. Po zakończeniu rozmowy podziękuj za udział i za wyrażenie swoich opinii. Następnie przeanalizuj zebrane dane, aby zidentyfikować obszary do poprawy i podejmij odpowiednie działania w celu wprowadzenia zmian. Profesjonalne i empatyczne przeprowadzenie exit interview może przynieść firmie wiele korzyści, w tym lepsze zrozumienie potrzeb pracowników, identyfikację obszarów do poprawy oraz utrzymanie pozytywnych relacji z byłymi pracownikami.

Prawidłowo przeprowadzony proces offboardingu pracownika, niezależnie od tego czy z danym pracownikiem rozstajemy się, gdyż to firma podjęła decyzję o zakończeniu współpracy, czy też to pracownik postanowił wypowiedzieć stosunek pracy, pozwala na zachowanie dobrych relacji pomiędzy stronami. Pozostawanie w dobrych stosunkach otwiera możliwość ewentualnego powrotu do współpracy w przyszłości, daje szanse na budowanie pozytywnego wizerunku firmy, zarówno wśród obecnych, jak i przyszłych pracowników, a dla pracownika oznacza łatwiejsze odejście z pracy, które zalicza się do najbardziej stresujących doświadczeń w życiu.