Organizacja pracy – jak efektywnie zarządzać czasem w pracy?

Słowem, które coraz częściej pojawia się w publicznej debacie, jest „prokrastynacja”, wywodząca się z łacińskiego procrastinatio (odroczenie, zwłoka). Prokrastynacja definiowana jest jako tendencja do odwlekania i przekładania wszystkiego na później (w każdej sferze życia), co uniemożliwia realizację jakichkolwiek zadań czy osiągnięcie jakichkolwiek celów. Te dekonstruktywne zjawiska są jednak niwelowane przez wzrost popularności takich zagadnień, jak organizacja pracy oraz zarządzanie czasem pracy, które interesują przede wszystkim przedsiębiorców, pracodawców i pracowników.

Temu zainteresowaniu trudno się dziwić. Skuteczne zarządzanie czasem z jednej strony poprawia wydajność i efektywność pracy (w określonym czasie potrafimy wykonać jeszcze więcej zadań), a z drugiej – pozwala szybciej uporać się z obowiązkami, umożliwiając zachowanie tzw. work-life balance. Niezależnie od motywacji i powodów, ze względu na które chcielibyśmy bardziej racjonalnie dysponować swoim czasem, procesom związanym z jego organizacją warto przyjrzeć się bliżej.

Zarządzanie czasem pracy – czym jest?

Zarządzanie czasem najogólniej można ująć jako planowanie i systematyczne wykonywanie zadań, które zostały zaplanowane, a które zmierzają do zrealizowania wyznaczonego wcześniej celu. Konsekwentnie, zarządzanie czasem pracy i organizacja tego czasu będzie takim zaplanowaniem i realizowaniem wszelkich obowiązków w danym czasie, by osiągnąć określony, zawodowy cel.

Innymi słowy, posługując się definicją L. J. Seiwerta, „zarządzanie czasem to konsekwentne i zorientowane na cel stosowanie w praktyce sprawdzonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie”.

Dobra organizacja pracy: elementy

Chcąc efektywnie zarządzać swoim czasem – czyli w najbardziej racjonalny sposób realizować zadania i osiągać cele – nie można zapominać o kilku elementach. Dobra organizacja pracy musi opierać się na: wyznaczaniu celów, planowaniu, podejmowaniu decyzji, realizacji oraz monitorowaniu.

W pierwszej kolejności wyznaczyć należy cele, które mają zostać zrealizowane. Pozwala to wstępnie określić zadania, które powinny zostać wykonane, by cele te osiągnąć. Istotne jest jednak to, by cele prawidłowo formułować, np. zgodnie z koncepcją SMART. W myśl tej zasady cele powinny być: konkretne (specific), mierzalne (measurable), osiągalne (attainable), realistyczne (realistic) oraz określone w czasie (timed).

Kolejna kwestia to zaplanowanie tychże niezbędnych działań, czyli optymalne rozłożenie ich w dostępnym czasie. Warto pamiętać, by zadania te rozplanować zgodnie z ich priorytetem oraz rodzajem – tutaj niezbędne jest podjęcie decyzji, dotyczących hierarchii tych działań. Wyznaczenie priorytetów jest prawdopodobnie najtrudniejszym elementem skutecznego zarządzania czasem. Posłużyć można się sposobem grupowania zadań na: pilne i ważne; ważne, ale niepilne; pilne, ale nieważne oraz niepilne ani nieważne.

Etapem właściwym w zarządzaniu czasem jest sama realizacja wcześniej uporządkowanych obowiązków. Ostatnia faza wiąże się z weryfikacją poprawności wykonanych już działań oraz kontrolą celów, które zostały dzięki temu osiągnięte.

W trakcie pracy nie mniej ważne jest wyeliminowanie tzw. pożeraczy czasu, które negatywnie oddziałują na proces realizowania zadań, obniżając naszą efektywność. Do zewnętrznych pożeraczy czasu zaliczyć można m.in. wszelkie zbędne spotkania, rozmowy telefoniczne czy niepotrzebny research informacji. Wewnętrzne czynniki pochłaniające nasz czas to głównie wspomniana wcześniej prokrastynacja i odkładanie na później, deficyt dyscypliny czy brak asertywności.

Organizacja czasu pracy: zalety

Efektem prawidłowego zarządzania czasem jest przede wszystkim lepsza organizacja własnej pracy oraz bardziej optymalne zarządzanie sobą w czasie.

Kolejne zalety to głównie: możliwość realizowania tych samych zadań mniejszym nakładem sił lub też możliwość realizowania większej liczby zadań dotychczasowym nakładem sił, szansa na osiąganie lepszych wyników w pracy, zwiększenie zadowolenia z własnej pracy oraz zwiększenie motywacji do pracy, ograniczenie stresu, chaosu i presji, wyasygnowanie czasu na realizowanie tzw. zadań wyższego rzędu oraz ograniczenie liczby błędów popełnianych w trakcie wykonywania działań. Wszystko to skutkuje szybszym i skuteczniejszym osiąganiem wyznaczonych celów – tak zawodowych, jak i prywatnych.

Jak zarządzać czasem pracy?

Technik zarządzania czasem jest wiele. Klasyczne trzy to: zasada 80/20, zasada Parkinsona oraz wyznaczanie priorytetów metodą ABC.

Pierwsza z zasad została sformułowana jeszcze pod koniec XIX wieku, gdy Vilfredo Pareto – włoski ekonomista – stwierdził między innymi, że aż 80% bogactwa całego państwa generowane jest przez zaledwie 20% obywateli, a właściwość ta charakteryzuje też wszystkie pozostałe dziedziny naszego życia. W ten sposób stwierdzić można, że 80% wyników zadania osiąganych jest w 20% czasu, który został na to zadanie przeznaczony. Większość czasu upływa więc na dążeniu do tylko 1/5 pożądanych wyników.

Druga z zasad powstała w 1958 roku, gdy Cyril Northcote Parkinson stwierdził, że im więcej mamy czasu na wykonanie jakiegoś działania, tym więcej czasu nam ono zabierze. Oznacza to, że jeżeli na realizację danego zadania mamy godzinę, to poświęcimy mu godzinę. Jeśli na tę samą czynność będziemy mieć cztery godziny – poświęcimy jej cztery godziny, a gdy będzie to jedyne zadanie zaplanowane na dany dzień – zajmie nam ono cały dzień.

Konsekwencją tych dwóch zasad jest propozycja wyznaczania priorytetów metodą ABC, co – dzięki zhierarchizowaniu działań – ma usprawnić naszą pracę. W pierwszej kolejności wypisać należy wszystkie zadania, które mamy do wykonania. Drugi krok to kategoryzacja tych działań według ich ważności. Kategoria A to zadania bardzo ważne, stanowiące 15% wszystkich obowiązków, ale będące jednocześnie 65% wydajności. Kategoria B zawierać powinna zadania ważne, stanowiące 1/5 całości działań i zbliżające nas do osiągnięcia wyznaczonego celu o 20%. W kategorii C zamieścić należy zadania nieistotne, czyli większość (65%) wszystkich działań, dających 15% wydajności. Następnie dzień pracy powinien zostać tak ułożony, by wykonywanie obowiązków zacząć od tych z kategorii A, dalej B i finalnie C.

Niezależnie od obranej strategii zarządzania własnym czasem oraz organizacji czasu pracy, pamiętać należy o kontroli nad swoimi zobowiązaniami. To pozwala na hierarchizację i priorytetyzację zadań, co z kolei zbliża nas do osiągania wyznaczonych wcześniej celów przy użyciu optymalnych nakładów sił oraz racjonalnej ilości czasu.