Praca zdalna na wniosek pracownika - czy szef może go odrzucić?

Jeszcze kilka lat temu praca z domu była swego rodzaju ewenementem, a nawet fanaberią. Wszystko zmieniła pandemia, która sprawiła, że nie tylko nauczyliśmy się pracować w systemie pracy zdalnej, ale ten system doceniliśmy. Dlatego wiele osób dąży do tego, by wykonywać obowiązki zawodowe poza miejscem pracy. Jak to wygląda w świetle przepisów, jakie niedawno wprowadził Kodeks pracy?

Praca zdalna - korzyści

Praca zdalna oferuje liczne korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. 

Dla pracodawcy możliwość zatrudniania pracowników na odległość otwiera drzwi do globalnego rynku talentów. Firmy mogą wybierać spośród kandydatów z różnych regionów geograficznych, co zwiększa szansę na znalezienie pracowników o wysokich kompetencjach i doświadczeniu. Dodatkowo praca zdalna pozwala firmom zmniejszyć koszty związane z wynajmem biur oraz zapewnia większą elastyczność w zarządzaniu zasobami ludzkimi. 

Z punktu widzenia pracownika, praca zdalna zapewnia ogromną elastyczność czasową, co sprzyja utrzymaniu większej harmonii między życiem zawodowym a prywatnym. Brak konieczności dojazdu do siedziby firmy pozwala oszczędzić czas i pieniądze. Ponadto pracownicy często czują się bardziej zadowoleni i produktywni, gdy mogą pracować w komfortowym środowisku domowym, co przekłada się na efektywność i jakość ich pracy.

Wykonywaniu pracy zdalnej sprzyja fakt, że taka forma świadczenia pracy została niedawno uregulowana w przepisach zawartych w Kodeksie pracy. Dlatego warto znać obowiązujące od niedawna przepisy. 

Praca zdalna a Kodeks pracy

Kodeks pracy stanowi, że praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uzgodnienie między stronami dotyczące pracy zdalnej może nastąpić zarówno na etapie zawierania umowy o pracę, jak i później w trakcie zatrudnienia. Propozycja pracy zdalnej może paść zarówno ze strony pracodawcy, jak i ze strony pracownika, przy czym istnieją wyjątkowe sytuacje, kiedy pracownik musi wykonywać pracę w systemie zdalnym na polecenie pracodawcy, a więc na przykład w znanej nam już sytuacji zagrożenia epidemicznego. 

Tak jak wspomnieliśmy, uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnej mogą nastąpić na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Czy jednak taki wniosek o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący?

Wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej

Choć pracownik może wnioskować o zmianę warunków wykonywania pracy to nie jest to wniosek wiążący dla pracodawcy. Jednak w ramach wprowadzonych przepisów wyodrębniono grupy pracowników, które mogą składać wiążący wniosek o pracę zdalną. Do tej grupy należą: 

• pracownice w ciąży, 
• pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, 
• pracownicy sprawujący opiekę nad innym dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownicy - rodzice dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem",
• pracownicy-rodzice dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
• pracownicy-rodzice dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy - Prawo oświatowe,

a także

• pracownicy wychowujący dziecko do 8. roku życia, który złożyli wniosek o wykonywanie pracy zdalnej w ramach elastycznej organizacji pracy.

Co do zasady w ich przypadku pracodawca powinien pozytywnie rozpatrzyć wniosek o wykonywanie pracy w systemie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Co ważne, pracodawca powinien poinformować pracownika o odmowie uwzględnienia wniosku w formie pisemnej, przekazanej w postaci papierowej lub drogą elektroniczną, w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Warto jednak pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku wskazywania przyczyny odmowy uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej. 

Kontrola rozpatrywania wniosków

Z racji tego, że praca zdalna, a także zasady wnioskowania o taki system pracy zostały uregulowane w Kodeksie pracy, to rozpatrywanie wniosków pracowników o pracę zdalną podlega kontroli organów państwowych, podobnie jak inne kwestie formalne będące obowiązkiem pracodawcy. Państwowa Inspekcja Pracy może skontrolować dopełnienie przez pracodawcę formalnych wymogów związanych z uwzględnieniem lub odmową uwzględnienia wniosku o pracę zdalną. Oznacza to, że inspektorzy PIP sprawdzą między innymi, czy pracownik został poinformowany w odpowiednim terminie o pozytywnym lub negatywnym rozpatrzeniu wniosku pracownika. 

Trzeba jednak podkreślić, że organy kontrolne nie są uprawnione do oceny zasadności podjętej przez pracodawcę decyzji, w szczególności dotyczącej odmowy uwzględnienia złożonego przez pracownika wniosku. Zatem przedmiotem zainteresowania inspektorów jest to, czy pracodawca dochował wymaganej procedury formalnej w trakcie rozpatrywania wniosku pracownika, a nie czy przy odmowie uwzględnienia wniosku złożonego przez pracownika pracodawca uzasadnił to właściwymi argumentami. Zgoda na pracę zdalną lub jej brak jest zależna od organizacji pracy u danego pracodawcy i w tym zakresie pracodawca ma pełną swobodę, o ile nie narusza przepisów prawa pracy.