Rodzaje kontroli w przedsiębiorstwie

W dużych przedsiębiorstwach codziennie podejmuje się wiele różnych decyzji i przeprowadza wiele procesów. Trudno więc, aby zarząd na bieżąco wiedział, czy wszystko działa w sposób poprawny i czy firma na pewno realizuje wszystkie swoje cele. Dlatego w organizacjach konieczne jest przeprowadzanie kontroli wewnętrznych. Ich celem jest zidentyfikowanie różnic między założonymi ustaleniami i celami, a ich rzeczywistą realizacją. W jaki sposób takie kontrole są realizowane?

Kontrola w organizacji – jakie są jej cele?

Kontrola wewnętrzna w firmie przeprowadzana może być z różnych powodów. Wskazać można jednak na kilka najważniejszych jej celów. Przede wszystkim regularne kontrole zapewniają realizację przygotowanych wcześniej planów oraz osiągnięcie założonych celów. Dzięki kontrolom zarząd firmy na bieżąco pozyskuje informacje o ewentualnych odstępstwach od przyjętych założeń w planach, co pozwala na szybkie podjęcie działań naprawczych. Kontrole wewnętrzne przeprowadza się również w celu zapewnienia efektywnego i skutecznego zarządzania, a także w celu stymulowania optymalnego wykorzystania zasobów organizacji. Celem kontroli w organizacji jest więc przekazanie osobom decyzyjnym informacji o stopniu realizacji zadań i celów, a także o ewentualnych nieprawidłowościach. Pozwala to na podjęcie działań zapobiegawczych w celu wyeliminowania ryzyka powstawania wskazanych w trakcie kontroli nieprawidłowości w przyszłości. Kontrolowanie w zarządzaniu jest niezwykle ważne. Pozwala na podejmowanie przez osoby decyzyjne trafnych decyzji, co z kolei przekłada się na rozwój firmy i osiąganie przez nią celów. Aby lepiej zrozumieć cele kontroli wewnętrznej w przedsiębiorstwie, warto dokładnie poznać jej definicję.

Kontrola wewnętrzna – definicja

Kontrola wewnętrzna polega na podjęciu działań przez wyznaczone do kontroli osoby. Działania te polegają na wykryciu oraz skorygowaniu odchyleń od ustalonych w organizacji norm. Wyróżnić można trzy rodzaje kontroli. Mowa tu o kontroli prospektywnej (poprzedza realizację procesu produkcyjnego), kontroli bieżącej (przeprowadzana w trakcie realizacji procesu produkcyjnego) oraz o kontroli retrospektywnej (przeprowadzana po zakończeniu procesu produkcyjnego). Dodatkowo wskazać można na trzy główne formy kontroli. Pod tym kątem wymienić trzeba kontrolę operacyjną, organizacyjną oraz strategiczną. Kontrola wewnętrzna w firmie obejmować może różne jej obszary. Przykładowo przeprowadzana może być kontrola finansowa czy kontrola jakości w zakładzie produkcyjnym.

Kontrola finansowa w firmie

Kontrola finansowa w przedsiębiorstwie podejmowana jest w celu oceny bieżącej sytuacji finansowej w firmie. Jej regularne przeprowadzanie jest niezbędne do tego, aby firma mogła sprawnie i wydajnie działać, a także realizować swoje cele. Czynności kontrolne obejmują zjawiska i procesy finansowe w przedsiębiorstwie. Przykładem może być tu kontrola kosztów. Analiza przychodów i kontrola kosztów w przedsiębiorstwie pozwala na utrzymane płynności finansowej na właściwym poziomie.

Kontrola jakości w przedsiębiorstwie

Kontrola wewnętrzna w firmie produkcyjnej ma bardzo istotne znaczenie. Pozwala nie tylko na sprawdzenie, czy produkowane wyroby spełniają określone standardy, ale także na obniżenie kosztów produkcji. Co więcej, dzięki kontrolom jakości możliwe jest także wypracowanie rozwiązań umożliwiających wprowadzanie ulepszeń technologicznego do procesu produkcji.

Jakie rodzaje kontroli w przedsiębiorstwie możemy wyróżnić?

Jak już wspomnieliśmy, procedura kontroli wewnętrznej dzielić może się na kilka rodzajów. Wyróżniamy przede wszystkim trzy. Mowa tu o – powtórzmy – kontroli prospektywnej, bieżącej oraz kontroli retrospektywnej. Ta pierwsza poprzedza realizację badanego procesu. Polega na określeniu norm i wzorców postępowania, ocenianiu etapów planu działania, ustaleniu elementów struktury w organizacji oraz struktury procesu wykonawczego. Jeśli chodzi o kontrolę bieżącą, to ta przeprowadzana jest w trakcie realizacji procesów wykonawczych. Polega na ocenie przebiegu procesów wykonawczych pod kątem zgodności z ustalonymi normami i procedurami. W trakcie kontroli bieżącej ocenia się efekty realizowanych procesów. Innymi słowy, dokonuje się pomiaru efektywności działania. Kontrola pozwala na zidentyfikowanie odchyleń od ustalonych wcześniej norm i celów. Z kolei kontrola retrospektywna przeprowadzana jest po zakończeniu procesu wykonawczego. Jej celem jest ocena czy osiągnięty efekt jest zgodny z ustalonymi normami, a także ocena tego, czy osiągnięte rezultaty odpowiadają założonym celom. W przypadku wykrycia odchyleń podejmuje się działania korygujące.

Cztery etapy procesu kontroli w firmie

Wyróżnić można cztery etapy kontroli wewnętrznej w przedsiębiorstwie. Pierwszy etap polega na ustaleniu norm. Dzięki temu w przyszłości możliwa będzie ocena tego, czy wytwarzane produkty są zgodne z wcześniej wyznaczonymi normami. Drugi etap kontroli polega na mierzeniu efektów. Pamiętać trzeba, że etap ten realizowany musi być w sposób powtarzalny i trwały. Etap trzeci procesu kontroli w firmie polega na porównywaniu pierwszego i drugiego etapu kontroli. Polega on przede wszystkim na odpowiednim zestawieniu zamierzonego wyniku z ustalonymi normami. Ostatni, czwarty etap to ocena i reagowanie. Na tym etapie kontroli albo otrzymuje się potwierdzenie prawidłowości przedmiotu kontroli, a tym samym podejmuje się decyzję o utrzymaniu stanu istniejącego, albo stwierdza się odchylenia od ustalonym norm i podejmuje się decyzję o wdrożeniu działań korygujących. Cały system kontroli zawsze składać powinien się ze wszystkich czterech etapów.

Audyt a kontrola – czy to różne procesy?

Czy kontrola wewnętrzna i audyt w przedsiębiorstwie są tym samym? Audyt jest niezależną oceną organizacji, procesu lub produktu. W jego ramach bada się, czy przedmiot audytu jest zgodny z ustalonymi standardami. Mogłoby się zatem wydawać, że audyt i kontrola wewnętrzna są tym samym. Nie do końca tak jednak jest. Audyt skupia się na zidentyfikowaniu przyczyny powstania niekorzystnego zjawiska w organizacji. Z kolei celem kontroli jest reakcja na symptomy występowania niepożądanego zjawiska. Audyt może być przeprowadzany prewencyjne, natomiast kontrola zwykle przeprowadzana jest już po fakcie. Kolejna różnica między audytem a kontrolą polega na tym, że ten pierwszy jest autonomiczny, natomiast kontrola realizowana jest w ramach zakresu upoważnienia. Innymi słowy, w przypadku kontroli określany jest dokładnie jej obszar. Wspomnieć warto jeszcze o tym, że audyt może opierać się na niezależnie przyjętych standardach. Natomiast kontrola wewnętrzna w firmie opiera się na wewnętrznie przyjętych uregulowaniach. Jak zatem widać, proces kontroli w przedsiębiorstwie może się tak naprawdę znacznie różnić od audytu wewnętrznego.

Zadania kontroli wewnętrznej i audytu

Zadaniem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie prawidłowości, rzetelności i wiarygodności procesów zachodzących w organizacji. Z kolei zadaniem audytu wewnętrznego jest poprawa przyszłych działań w takich obszarach jak kontrola wewnętrzna, zarządzanie ryzykiem oraz w obszarze nadzoru właścicielskiego.

Obszary kontroli wewnętrznej i audytu

Obszarem kontroli wewnętrznej jest najczęściej konkretny, wybrany dział w organizacji. Kontrola wewnętrzna w związku z tym dotyczyć może np. obszaru finansów lub obszaru dotyczącego jakości wytwarzanych produktów. Natomiast obszar audytu obejmuje najczęściej całość organizacji.