Kilometrówka to bardzo przydatne narzędzie, które powinno zainteresować każdego, kto na potrzeby przedsiębiorstwa używa swojego prywatnego auta. Dotyczy to zarówno pracodawców, jak i zatrudnionych w firmie pracowników. Dlatego też w poniższym wpisie wyjaśniamy, czym jest kilometrówka oraz jak się z niej rozliczać. Przeczytaj i poznaj stawki przebiegu pojazdu, jakie będą obowiązywać w 2022 roku!
Stawki przebiegu pojazdu – ogólne informacje
Kilometrówka, często określana również jako ewidencja przebiegu pojazdu to coś, co przyda się każdemu, kto wykorzystuje swoje prywatne auto na potrzeby służbowe. Dotyczy ona zarówno pracodawców (np. w celu odliczenia podatku VAT od samochodów używanych w firmie), jak i pracowników zatrudnionych w firmie. Warto również wspomnieć, że prowadzenie takiej ewidencji jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami uzupełnianie oraz rozliczanie kilometrówki jest zobowiązujące dla wszystkich posiadaczy firm, którzy korzystają z samochodu prywatnego w celach służbowych.
Kiedy potrzebna jest kilometrówka?
Tak jak już wspominaliśmy – obowiązek prowadzenia kilometrówki spoczywa na każdym przedsiębiorcy, który na potrzeby swojej działalności gospodarczej wykorzystuje samochód niebędący własnością firmy. Nie ważne więc, czy jest on prywatną własnością samego przedsiębiorcy, jego pracownika, czy obojętnie jakiej osoby trzeciej – zgodnie z prawem podlega on prowadzeniu ewidencji. Nie ważne jest również to, czy samochód ten jest czyjąś własnością, czy może został wypożyczony lub wzięty w dzierżawę. Jeżeli pojazd ten nie został uwzględniony w trwałych środkach przedsiębiorstwa – podlega on prowadzeniu kilometrówki. Utrzymanie takiego samochodu może zostać jednak uwzględnione w międzyokresowych rozliczeniach kosztów i przychodów firmy.
Jakie są obowiązujące stawki za 1 km przebiegu pojazdu?
Po raz pierwszy stawka kilometrowa została wprowadzona w 2002 roku, na mocy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dn. 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Na mocy tego dokumentu uznano, że podstawą do przyznania takiego zwrotu będzie stanowić zawierana pomiędzy pracodawcą a osobami zatrudnionymi w jego firmie umowa cywilnoprawna „o używanie pojazdu do celów służbowych”. W rozporządzeniu tym podano również wysokość stawek za każdy przejechany kilometr. Nie mogły być one wyższe niż:
- 0,4488 zł – w przypadku samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm3.
- 0,7195 zł – w przypadku samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 (czyli stawki za 1 km przebiegu pojazdu ciężarowego).
- 0,1982 zł – w przypadku motocykli.
- 0,1189 zł – w przypadku motorowerów.
Ich wysokość uległa jednak zmianie 14 listopada 2007 roku. Było to spowodowane rosnącymi ze strony pracodawców nadużyciami oraz rosnącymi cenami paliwa. Jakie są więc aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu?
Ewidencja przebiegu pojazdu – stawki w 2022 roku
Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu w 2021 roku są identyczne, jak w roku poprzednim, czyli 2020. Zgodnie z treścią Rozporządzenia z dn. 14 listopada 2007 roku wynoszą one obecnie:
- 0,5214 zł – w przypadku samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm3.
- 0,8358 zł – w przypadku samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 (czyli stawki za 1 km przebiegu pojazdu ciężarowego).
- 0,2302 zł – w przypadku motocykli.
- 0,1382 zł – w przypadku motorowerów.
Te same stawki przebiegu pojazdu za 1 km będą również obowiązywać w 2022 roku.
Jak ewidencjonować przebieg pojazdu?
Pora odpowiedzieć sobie na pytanie, jak powinna być prowadzona kilometrówka? Podobnie jak rejestracja czasu pracy powinna ona być ewidencjonowana w sposób rzetelny i zgodny z prawdą. Warto jednak wspomnieć, że nie jest ona tym samym co czas pracy kierowcy. Oblicza się ją bowiem na podstawie przejechanych kilometrów, a nie czasu, jaki kierowca poświecił na pokonanie danej trasy. Pojęć tych nie należy więc mylić. Podstawę do rozliczania wydatków poniesionych na użytkowanie samochodów osobowych na potrzeby firmy stanowi ewidencja przebiegu pojazdów. Wyjątek stanowią jedynie pojazdy rozliczane ryczałtem, o czym pisaliśmy już w poprzednim wpisie. W kilometrówkę powinny być więc wpisywane wszelkie koszty związane z zakupem paliwa i powinny one dotyczyć jedynie kilometrów przebytych w trakcie realizacji obowiązków służbowych. Ponadto poprawnie prowadzona kilometrówka musi zawierać informacje takie jak:
- Numer rejestracyjny pojazdu,
- Datę rozpoczęcia oraz zakończenia prowadzenia ewidencji,
- Stan licznika przebiegu pojazdu – spisywany w dniu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, pod koniec każdego dnia, w którym pojazd był używany do celów służbowych oraz na koniec okresu rozliczeniowego,
- Wpisy kierowcy pojazdu, który korzystał z niego w celach służbowych. Powinny one zostać potwierdzone przez przedsiębiorcę oraz zawierać:
- Numer porządkowy wpisu – np. 1, 2, 3, 4...
- Datę,
- Cel wyjazdu – np. wyjazd na konferencję, wizyta w hurtowni itp.
- Skrócony opis trasy – np. cel podróży,
- Liczbę pokonanych kilometrów,
- Dane kierowcy – imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
- Liczbę pokonanych kilometrów w trakcie całego okresu rozliczeniowego – od dnia rozpoczęcia aż po zakończenie ewidencji.
Stawki przebiegu pojazdu – jak poprawnie rozliczać?
Kilometrówka stanowi m.in. podstawę przyznawania pracownikowi zwrotu za paliwo, jakie te musiał zakupić w trakcie jazdy na potrzeby związane z dopełnieniem obowiązków służbowych. W celu obliczenia zwrotu dla pracownika przedsiębiorca powinien więc przemnożyć wpisane w ewidencję przebiegu pojazdu kilometry przez stawkę, jaka obowiązuje za 1 kilometr dla konkretnego typu pojazdu. Wyjątek stanowi sytuacja, w której właściciel firmy ustali z pracownikami wyższe stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu niż te, które podano w Rozporządzeniu z dn. 14 listopada 2007 roku. W takim przypadku pracodawca musi zastosować się do ustawowej stawki.
Jak więc poprawnie obliczyć stawki przebiegu pojazdu? Przyjmijmy, że w styczniu 2022 roku pracownik w celach służbowych pokonał swoim autem 450 km. Biorąc pod uwagę, że używał on w tym celu samochodu osobowego o pojemności silnika 1800 cm3 – będzie mu przysługiwać stawka 0,8358 zł za każdy przejechany kilometr. Za przejechanie 450 km pracownik powinien więc otrzymać zwrot w postaci 376,11 zł. Kwotę tą pracodawca może jednak podpiąć do kosztów uzyskania swoich przychodów. W sytuacji, której pracodawca zobowiązał się do płacenia wyższej stawki, niż przewiduje Rozporządzenie – będzie on musiał dopłacić różnicę w tych kwotach ze swojej prywatnej kieszeni. Przykład? Załóżmy, że zamiast ustawowych 0,8358 zł przedsiębiorca zobowiązał się do płacenia 0,95 zł za każdy pokonany kilometr. Jeżeli więc pracownik w ciągu miesiąca pokonał służbowo trasę 450 km, przełożony będzie musiał wypłacić mu 427,50 zł. Ponieważ 376,11 zł będzie mógł on wprowadzić w koszty prowadzenia firmy – z własnej kieszeni dopłaci on jedynie różnicę wynikającą z tych kwot, czyli 51,39 zł.
