Zmiana grafiku pracy bez zgody pracownika - kiedy jest to możliwe?

Prowadząc biznes niejednokrotnie spotykamy się z koniecznością dostosowywania grafiku pracy do aktualnej sytuacji. Kiedy taka zmiana jest możliwa, a kiedy narusza prawa pracownika? Czy pracodawca ma prawo zmienić harmonogram pracy bez zgody pracowników? Odpowiadamy na te i inne pytania dotyczące modyfikacji grafików pracy!

Zmiana grafiku pracy bez zgody pracownika - czy jest to możliwe?

Każdy pracujący człowiek stara się łączyć życie zawodowe z prywatnym, tak aby znaleźć czas nie tylko na pracę, ale też na spędzanie czasu z rodziną, odpoczynek, wykonywanie codziennych obowiązków czy też rozwój osobisty i zainteresowania. Dlatego nagłe zmiany w harmonogramie pracy, szczególnie przekazywane na ostatnią chwilę, zawsze są kontrowersyjne, a do tego wywołują wiele pytań związanych z powodem wprowadzonych modyfikacji. Jednak czy zmiana grafiku pracy bez zgody pracownika jest w ogóle możliwa i zgodna z prawem?

Zacznijmy od tego, że zgodnie z Kodeksem pracy ustalenie planu pracy dla danego pracownika powinno być sporządzone w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres obejmujący co najmniej jeden miesiąc. Co więcej, zgodnie z prawem, pracodawca musi przekazać grafik pracy pracownikowi nie później, niż na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie objętym harmonogramem. Oczywiście przygotowany harmonogram pracy musi uwzględniać wszystkie normy przewidziane przez prawo pracy, w tym obowiązujący wymiar czasu pracy, a także odpoczynki dobowe i tygodniowe.

Powyższe zasady gwarantują pracownikom, że nie będą nadmiernie obciążeni pracą, a do tego będą mogli dostosować do grafiku pracy życie osobiste. Co jednak w sytuacji, gdy po opublikowaniu harmonogramu pracy, grafik musi ulec zmianie?

Niestety prawo pracy nie reguluje w precyzyjny sposób, jak mają wyglądać procedury związane ze zmianą grafiku tuż przed lub w trakcie okresu, który owy grafik obejmuje. Tym samym decyzja, o tym czy dane zmiany są zasadne, kiedy można je wprowadzić i kiedy poinformować o tym załogę, należy do pracodawcy.

Czy pracownik może nie zgodzić się na zmianę grafiku pracy?

Zapewnienie ciągłego i sprawnego działania firmy to priorytet dla każdego przedsiębiorcy. Po drugiej stronie stoi jednak pracownik, który też ma plany i zobowiązania, dlatego może nie chcieć wyrazić zgody na pracę w innych dniach i godzinach, niż zostało to wcześniej ustalone. Co w takiej sytuacji?

Trzeba pamiętać, że obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników o przygotowanym harmonogramie pracy, a nie uzyskanie jego akceptacji. Pracodawca ma dodatkowo prawo do ochrony własnych interesów, co jest zagwarantowane przez Kodeks pracy. Dlatego przyjmuje się, że pracownik powinien dostosować się do woli pracodawcy, a pracodawca powinien dołożyć wszelkich starań, aby unikać tego typu sytuacji.

Z racji tego, że wszystko zależy od konkretnych okoliczności i licznych czynników, trudno jednoznacznie odpowiedzieć, czy w danym przypadku modyfikacja grafiku jest zasadna, a także czy pracownik musi się do zmian pomimo wszystko dostosować. W przypadku konfliktu warto spróbować rozwiązać sprawę polubownie, choć trzeba pamiętać, że w skrajnych przypadkach każda ze stron ma w tym momencie prawo do rozwiązania stosunku pracy. Oczywiście w razie sporów pomiędzy pracodawcą a pracownikami może też wkroczyć Państwowa Inspekcja Pracy.

Zmiana grafiku pracy bez zgody pracownika - jakie obowiązki musi spełnić pracodawca?

Jeżeli pracodawca decyduje się na zmianę grafiku pracy bez uzyskania wcześniejszej zgody pracownika, musi przestrzegać określonych obowiązków, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji prawnych. Przede wszystkim na prośbę pracowników, musi jasno uzasadnić konieczność zmiany, przedstawiając obiektywne i uzasadnione powody. Ponadto, pracodawca powinien zapewnić pracownikowi odpowiednią informację i czas na dostosowanie się do nowego harmonogramu.

Dobrą praktyką jest określenie procedur dotyczących ewentualnych zmian grafików pracy w przepisach zakładowych, a więc w regulaminie pracy albo w układzie zbiorowym pracy. W wewnętrznych przepisach powinny się znaleźć informacje na temat okoliczności, w jakich pracodawca może być zobligowany do wprowadzania zmian w ustalonym harmonogramie pracy, z jakim wyprzedzeniem może takie zmiany wprowadzić, a także kiedy i w jaki sposób poinformuje o nich pracowników.

Informowanie pracowników o zmianach w grafiku pracy

Najlepszym sposobem na przekazywanie grafiku pracy, a także informowaniu ich o ewentualnych modyfikacjach, jest prowadzenie grafiku online. Dzięki temu pracownicy mogą zapoznać się z harmonogramem pracy na kolejny miesiąc tuż po jego opublikowaniu. Dodatkowo otrzymują powiadomienia o wprowadzanych zmianach w czasie rzeczywistym. Tym samym pracownicy zyskują maksymalnie dużo czasu na dostosowanie się do zmian, a pracodawcy nie muszą sobie zaprzątać głowy przesyłaniem informacji różnymi kanałami komunikacji i upewnianiem się, że informacje o zmianach dotarły do zainteresowanych, w tym pracowników i kadry zarządzającej.

Zmiana grafiku pracy – podsumowanie

Modyfikacje harmonogramu pracy wynikają zarówno z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, jak i z przyczyn leżących po stronie pracowników. Wśród najczęstszych powodów wprowadzania zmian są nieobecności pracowników z powodu choroby, nieobecności pracowników korzystających z urlopu na żądanie lub od siły wyższej, ale i natychmiastowe rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem w ramach zwolnienia dyscyplinarnego czy też kryzysy, awarie i problemy techniczne w zakładzie pracy. W takich sytuacjach oczywiste jest, że pracodawcy muszą natychmiast zareagować i jak najszybciej wprowadzić konieczne zmiany. Najważniejsze, by powody zmian były istotne i obiektywnie uzasadnione, by pracodawca unikał niepotrzebnych modyfikacji, a także by informował o nich pracowników jak najszybciej, tak aby oni również mogli dostosować się do zmian.