Klauzula CV - zgoda na przetwarzanie danych osobowych w rekrutacji

Prowadzisz rekrutację i zastanawiasz się, czy CV bez klauzuli RODO możesz legalnie przetworzyć? A może zatrudniasz pierwszego pracownika i nie wiesz, jakich danych możesz żądać od kandydata? Klauzula CV budzi wiele wątpliwości zarówno wśród pracodawców, jak i osób poszukujących pracy. W praktyce funkcjonuje wiele mitów na ten temat, które mogą prowadzić do błędów w procesie rekrutacyjnym. Sprawdź, co mówią przepisy, czego faktycznie możesz wymagać od kandydatów i jak poprawnie przeprowadzić rekrutację zgodnie z RODO.

Najważniejsze informacje

1. Klauzula CV jest potrzebna, gdy kandydat ma brać udział w przyszłych rekrutacjach lub gdy przekazuje dane szczególnych kategorii z własnej inicjatywy.

2. Pracodawca może żądać od kandydata tylko danych wskazanych w Kodeksie pracy – imienia, nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz, gdy jest to niezbędne, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu zatrudnienia.

3. W praktyce większość firm oczekuje klauzuli RODO w CV, mimo że prawnie nie jest ona wymagana dla bieżącej rekrutacji – kandydatom warto ją umieszczać, aby uniknąć odrzucenia aplikacji.

4. Pracodawca ma obowiązek poinformowania kandydatów o przetwarzaniu ich danych osobowych poprzez klauzulę informacyjną np. w ogłoszeniu o pracę lub na formularzu aplikacyjnym.

Czym jest klauzula CV i dlaczego powstało wokół niej tyle nieporozumień?

Klauzula CV to krótkie oświadczenie umieszczane zazwyczaj w stopce życiorysu zawodowego, w którym kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez potencjalnego pracodawcę. Brzmi prosto, prawda? Problem w tym, że od czasu wejścia w życie RODO w maju 2018 roku, wokół tego krótkiego zapisu narosło mnóstwo nieporozumień i sprzecznych informacji.

Zamieszanie wynika głównie z tego, że wielu pracodawców mechanicznie skopiowało praktyki sprzed RODO, kiedy to zgoda kandydata rzeczywiście była podstawą prawną przetwarzania danych w rekrutacji. Obecnie sytuacja prawna wygląda zupełnie inaczej, ale nie wszyscy nadążyli za zmianami przepisów. Do tego doszły niejasne porady w internecie, przestarzałe wzory CV oraz błędne interpretacje przepisów przez działy HR.

Dla przedsiębiorcy prowadzącego rekrutację oznacza to jedno – musisz znać aktualne przepisy, aby nie popełnić błędu i nie narazić swojej firmy na odpowiedzialność z tytułu naruszenia RODO. Równie ważne jest zrozumienie, że choć prawo mówi jedno, praktyka rynkowa może wyglądać nieco inaczej.

Podstawy prawne przetwarzania danych w rekrutacji - co mówią przepisy?

Najważniejszym przepisem regulującym zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata, jest art. 22¹ Kodeksu pracy. Określa on zamknięty katalog informacji, które można pozyskać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Zgodnie z tym przepisem pracodawca żąda od kandydata podania danych osobowych obejmujących imię i nazwisko, datę urodzenia oraz dane kontaktowe. Dodatkowo, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, pracodawca może żądać informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Kluczowe jest tutaj słowo „żąda" – oznacza ono, że kandydat jest obowiązany podać te dane, a jego zgoda na ich przetwarzanie nie jest wymagana. Podstawą prawną przetwarzania tych danych jest bowiem art. 6 ust. 1 RODO, który dotyczy przetwarzania niezbędnego do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Innymi słowy, skoro kandydat sam zgłasza się do rekrutacji i chce zawrzeć umowę o pracę, przetwarzanie jego podstawowych danych jest niezbędne do realizacji tego celu.

Przepis ten jednoznacznie wskazuje, że dla tych konkretnych danych nie jest potrzebna zgoda kandydata w formie klauzuli CV. Pracodawca przetwarza je na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

Kiedy klauzula CV jest faktycznie potrzebna?

Skoro przetwarzanie danych podstawowych nie wymaga zgody, to kiedy klauzula CV jest rzeczywiście potrzebna? Sytuacji jest kilka i warto je dokładnie poznać.

Dane dodatkowe przekazywane przez kandydata

W praktyce kandydaci często umieszczają w CV więcej informacji niż te wymagane przez Kodeks pracy. Typowe przykłady to fotografia, informacje o zainteresowaniach, hobby czy stan cywilny.

Zgodnie z Kodeksem pracy zgoda kandydata może stanowić podstawę przetwarzania innych danych osobowych niż wymienione w katalogu podstawowym. Co istotne, przetwarzanie dotyczy danych osobowych udostępnianych przez kandydata na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy samego kandydata.

Udział w przyszłych rekrutacjach

Druga sytuacja, w której klauzula CV jest niezbędna, dotyczy przetwarzania danych na potrzeby przyszłych rekrutacji. Podstawa prawna z art. 6 ust. 1 RODO obejmuje tylko bieżący proces rekrutacyjny. Jeśli pracodawca chce zachować dokumenty aplikacyjne kandydata i rozpatrywać jego kandydaturę w kolejnych naborach, musi uzyskać na to wyraźną zgodę. W takim przypadku kandydat powinien w klauzuli CV jednoznacznie wskazać, że wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych również dla celów przyszłych rekrutacji. Pracodawca ma obowiązek określić, przez jaki okres będzie przechowywał te dane.

Dane szczególnych kategorii

Trzecia sytuacja dotyczy danych szczególnych kategorii, określonych w art. 9 ust. 1 RODO. Są to między innymi dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne, przynależność do związków zawodowych, dane dotyczące zdrowia czy orientacji seksualnej.

Zgoda kandydata może stanowić podstawę przetwarzania takich danych wyłącznie wtedy, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy samego kandydata. Ważne jest, że pracodawca nie może sugerować ani oczekiwać przekazania takich danych. Jeśli jednak kandydat dobrowolnie umieści je w swoim CV, potrzebna będzie jego wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, a brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata.

Obowiązki pracodawcy w procesie rekrutacji

Jako pracodawca masz szereg obowiązków wynikających z RODO, które musisz spełnić podczas prowadzenia rekrutacji. Najważniejszy z nich to obowiązek informacyjny określony w art. 13 RODO.

Przed rozpoczęciem przetwarzania danych kandydatów musisz poinformować ich o tym, kto jest administratorem danych, w jakim celu dane będą przetwarzane, jaka jest podstawa prawna tego przetwarzania, jak długo dane będą przechowywane oraz jakie prawa przysługują kandydatom. Te informacje powinny znaleźć się w ogłoszeniu o pracę lub w formularzu aplikacyjnym, a nie w CV kandydata.

To kluczowa różnica – to pracodawca ma obowiązek poinformowania kandydatów o zasadach przetwarzania danych, a nie kandydat ma obowiązek umieszczania klauzuli w CV. Niestety wielu pracodawców błędnie przerzuca ten obowiązek na aplikujących, żądając od nich umieszczenia klauzuli RODO w dokumentach.

Kolejnym obowiązkiem jest przestrzeganie zasady minimalizacji danych. Nie możesz żądać od kandydatów informacji wykraczających poza katalog z Kodeksu pracy, chyba że masz ku temu wyraźną podstawę prawną. Przykładowo, nie możesz wymagać informacji o stanie cywilnym, planach rodzinnych czy wyznaniu, jeśli nie są one niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Jak powinna wyglądać klauzula CV w praktyce?

Mimo że prawnie klauzula CV dla bieżącej rekrutacji nie jest wymagana, w praktyce większość firm oczekuje jej umieszczenia w dokumentach aplikacyjnych. Dlaczego? Powodów jest kilka. Po pierwsze, to utrwalona praktyka rynkowa. Po drugie, wielu rekruterów nie zna aktualnych przepisów i kieruje się przestarzałymi wzorcami. Po trzecie, obecność klauzuli upraszcza dokumentację rekrutacyjną i daje pracodawcy pewność, że postępuje zgodnie z prawem, nawet jeśli nie do końca rozumie niuanse prawne.

Dlatego z punktu widzenia osoby szukającej pracy najrozsądniejszym podejściem jest umieszczenie klauzuli w CV, aby uniknąć ryzyka odrzucenia aplikacji z przyczyn formalnych. Dla pracodawcy natomiast kluczowe jest zrozumienie, że wymaga on klauzuli z przyzwyczajenia, a nie z konieczności prawnej.

Wzory aktualnej klauzuli CV na rok 2025

Podstawowa wersja klauzuli dla bieżącej rekrutacji może brzmieć w najprostszy sposób:

Jeśli chcesz uwzględnić podstawę prawną, możesz zastosować wersję rozszerzoną:

Dla kandydatów zainteresowanych przyszłymi rekrutacjami odpowiednia będzie formuła:

Warto pamiętać, że niektórzy pracodawcy zamieszczają w ogłoszeniach o pracę dedykowaną treść klauzuli, której oczekują od kandydatów. W takim przypadku należy zastosować się do tej wersji.

Gdzie umieścić klauzulę w CV?

Klauzula powinna znaleźć się na końcu dokumentu, najlepiej w stopce CV. To naturalne miejsce dla tego typu formalnych zapisów, które nie konkuruje z informacjami o kwalifikacjach zawodowych. Stopka jest miejscem, które rekruterzy instynktownie sprawdzają, poszukując klauzuli, więc umieszczenie jej tam ułatwia weryfikację dokumentu.

Możesz zastosować nieco mniejszą czcionkę niż w głównej części CV, zazwyczaj około ośmiu do dziewięciu punktów. Klauzula powinna być czytelna, ale nie powinna wizualnie dominować nad treścią merytoryczną życiorysu. Jeśli Twoje CV ma więcej niż jedną stronę, wystarczy umieścić klauzulę tylko na ostatniej stronie.

Najczęstsze błędy pracodawców w zakresie klauzuli CV

Pierwszy i najczęstszy błąd to żądanie od kandydatów umieszczenia klauzuli RODO w CV, zamiast spełnienia własnego obowiązku informacyjnego w ogłoszeniu o pracę. Pracodawca przerzuca w ten sposób swoje obowiązki na kandydatów, co jest nieprawidłowe. Klauzula informacyjna powinna znajdować się w ogłoszeniu lub formularzu rekrutacyjnym, a nie w dokumentach aplikacyjnych kandydata.

Drugi błąd to automatyczne odrzucanie aplikacji bez klauzuli CV, mimo że prawo tego nie wymaga. Taka praktyka może prowadzić do utraty cennych kandydatów i jest nieuzasadniona prawnie. Jeśli CV zawiera dane podstawowe z Kodeksu pracy i zostało przesłane przez kandydata, masz podstawę prawną do jego przetworzenia.

Trzeci błąd to żądanie nadmiarowych danych osobowych, które nie są niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji. Pamiętaj, że możesz pozyskiwać tylko dane określone w Kodeksie pracy oraz te, które kandydat dobrowolnie przekaże. Nie możesz wymagać informacji o stanie cywilnym, sytuacji rodzinnej, wyznaniu czy poglądach politycznych, chyba że wynika to z charakteru pracy i masz ku temu wyraźną podstawę prawną.

Czwarty błąd to przetrzymywanie danych kandydatów po zakończeniu rekrutacji bez żadnej podstawy prawnej. Jeśli kandydat nie wyraził zgody na przetwarzanie danych dla celów przyszłych rekrutacji, pracodawca nie może ich w tym celu dalej przetwarzać. Należy jednak pamiętać, że pracodawca ma prawo przechowywać dane kandydata bez jego zgody przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń np. związanych z naruszeniem zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Podsumowanie

Klauzula CV to temat, wokół którego narosło wiele mitów i nieporozumień. Noistotniejszy jest fakt, że podstawą prawną przetwarzania danych kandydatów są przepisy, a nie zgoda kandydata. Klauzula CV jest prawnie wymagana tylko w przypadku przetwarzania danych do celów przyszłych rekrutacji lub gdy kandydat przekazuje dane szczególnych kategorii. To Ty jako pracodawca masz obowiązek informacyjny wobec kandydatów i powinieneś spełnić go poprzez zamieszczenie klauzuli informacyjnej RODO w ogłoszeniu o pracę lub formularzu aplikacyjnym. W praktyce jednak większość firm oczekuje klauzuli w CV, dlatego kandydatom warto ją umieszczać, aby uniknąć odrzucenia aplikacji z przyczyn formalnych. Kluczem do prawidłowego przeprowadzenia rekrutacji jest zrozumienie przepisów, przestrzeganie zasady minimalizacji danych oraz poszanowanie praw kandydatów do kontroli nad swoimi danymi osobowymi. Pamiętaj, że każdy kandydat może w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych dodatkowych, a Ty musisz być na to przygotowany. Prawidłowe podejście do klauzuli CV to nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale również profesjonalizmu i budowania wizerunku firmy jako odpowiedzialnego pracodawcy.