Większość przedsiębiorców posiada stałe i zmienne koszty prowadzenia biznesu, które można wykorzystać w celu optymalizacji podatkowej. Nie wszyscy zdają sobie jednak sprawę z tego, że na gruncie przepisów o rachunkowości dzieli się je na koszty pośrednie i bezpośrednie. Na czym polega to rozróżnienie? Jakie są przykłady poszczególnych kosztów i dlaczego jest to tak ważne na gruncie podatkowym?

Kategoria wszelkiego rodzaju kosztów, jakie można wykazać w ramach prowadzonej działalności jest bardzo szeroka. W wielu przypadkach koszty te stanowią pewien umowny element, a ich zasadność jest poddawana kontroli oraz interpretacji ze strony organów skarbowych. Nie zmienia to jednak faktu, że istnieją pewne reguły prawne, którymi należy się kierować przy ich określaniu. 

Założenie biznesu w Polsce

W naszym kraju z roku na rok rośnie liczba rejestrowanych przedsiębiorstw. Własna działalność gospodarcza to dla wielu osób spełnienie marzeń czy też możliwość, aby zrealizować ambitne plany zawodowe. Niektórzy traktują swoją firmę jako jedyną możliwą drogę do uzyskania swego rodzaju wolności finansowej. Wszystko to zmienia faktu, że bycie właścicielem firmy jest związane z zarówno korzyści, jak i licznymi obowiązkami. Jednym z tych ostatnich jest działanie zgodnie z literą prawa czy też posiadanie choćby podstawowej wiedzy na temat rachunkowości w biznesie. Właśnie z tym ostatnim obszarem wiąże się temat naszego dzisiejszego materiału, a mianowicie kosztów w przedsiębiorstwie. 

Koszty w firmie - czym są? 

To wszelkie rodzaju wydatki poniesione w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Ich zdefiniowanie oraz sklasyfikowanie są jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia księgowości w firmie. Polski ustawodawca nie zdefiniował dokładnie, w jaki sposób przedsiębiorca ma dzielić koszty i jakimi kryteriami kierować się przy ich rozliczaniu. Bardzo często jest to bowiem przedmiot interpretacji poszczególnych organów skarbowych, które do każdego przypadku podchodzą w sposób indywidualny. Wiadomo jedynie, że koszt firmowy musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a więc w pewien sposób wpływać na to, że dzięki niemu przedsiębiorca będzie w stanie wygenerować wymierny zysk. 

Koszty pośrednie i bezpośrednie - metoda rozróżnienia

Prawodawca nie wskazuje, co należy traktować jako koszty pośrednie, a co jako koszt bezpośredni. Oba, jak już wspomniano, muszą mieć jednak ścisłe powiązanie z rodzajem prowadzonej działalności podmiotu gospodarczego. Rozdziału na koszty bezpośrednie i pośrednie można jednak dokonać na podstawie analizy licznych interpretacji, orzecznictwa, a także przy zastosowaniu tzw. metody memoriałowej. Zakłada ona, że koszty bezpośrednie to takie, które są związane z osiąganymi przez firmę przychodami, koszt pośredni z kolei to koszt dodatkowy ponoszony przy prowadzeniu przedsiębiorstwa. Podział ten jest oczywiście wyłącznie umowny i nadal nie do końca przejrzysty, dlatego warto przyjrzeć się każdemu z tych rodzajów nieco dokładniej. Pomocne mogą okazać się konkretne przykłady, które rzucą nowe światło na cały temat.

Koszty bezpośrednie

Bezpośrednie koszty uzyskania przychodu to koszty bezpośrednio związane z produkcją towarów lub świadczeniem usług. Mają one znaczący wpływ na ceny towarów lub usług oferowanych przez firmę. Typowe koszty bezpośrednie to:

  • towary handlowe,

  • podstawowe i pomocnicze materiały do produkcji,

  • wynagrodzenia bezpośrednie pracowników produkcyjnych,

  • niektóre koszty usług obcych, czyli koszty poniesione na rzecz podmiotów zewnętrznych,

  • maszyny i urządzenia wykorzystywane do produkcji.

Jak widać, są to wszystkie te elementy, bez których firma nie byłaby w stanie wyprowadzić na rynek własnych produktów lub świadczyć usług, w których się specjalizuje.

Warto zaznaczyć, że koszty bezpośrednie są identyfikowalne, co oznacza, że możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód, w przeciwieństwie do kosztów pośrednich, których nie da się przypisać do określonych przychodów, choć one również są racjonalnie uzasadnione w kontekście uzyskania przychodów, gdyż prowadzą do ich osiągnięcia.

Koszty pośrednie

Koszty pośrednie to według przyjętej praktyki takie, które dotyczą wydatków związanych z prowadzonym przedsiębiorstwem, ale nie mają bezpośredniego wpływu na uzyskiwanie przez niego przychodu. Tym samym koszty pośrednie nie mają wyraźnego związku ekonomicznego z procesami produkcyjnymi, a do tego mają ograniczony wpływ na koszt towarów wytwarzanych przez firmę lub usług przez nią świadczonych. Najczęściej spotykane koszty pośrednie to:

  • najem, dzierżawa, leasing,

  • koszty mediów,

  • reklama i promocja,

  • obsługa księgowa i prawna,

  • wynagrodzenia,

  • paliwo,

  • ubezpieczenia,

  • koszt utrzymania biura,

  • szkolenia i doskonalenie zawodowe,

  • koszty magazynowania,

  • wszelkiego rodzaju usługi podwykonawców,

  • wydatki związane z pracami badawczo-rozwojowymi.

Biorąc powyższe pod uwagę do kosztów pośrednich możemy zaliczyć między innymi leasing samochodowy, koszty związane z zakupem wyposażenia biurowego, wydatki na obsługę ze strony agencji marketingowej, biura rachunkowego lub doradców podatkowych, finansowych i prawnych, koszty związane z zakupem specjalistycznych czasopism branżowych etc. Widzimy więc, że są to wydatki, które jako przedsiębiorcy zasadniczo musimy ponieść, tak aby rozwijać firmę i podnosić jakość usług, ale bardzo często bez nich również byliśmy w stanie prowadzić firmę w podstawowym zakresie. Wielu ekspertów traktuje więc koszt pośredni jako swego rodzaju udogodnienie, a nie warunek konieczny przy zajmowaniu się własnym biznesem.

Jak podzielić koszty na pośrednie i bezpośrednie?

Podział na koszty bezpośrednie i pośrednie nie ma wyłącznie wymiaru symbolicznego, ale przekłada się na to, czy będziemy w stanie dokonać prawidłowego rozliczenia kosztów uzyskania przychodu w firmie. Niemniej jednak, ze względu na brak w przepisach konkretnych kryteriów, które pozwalałyby dzielić koszty na pośrednie i bezpośrednie, podatnicy muszą przyporządkowywać określone koszty do poszczególnych kategorii według własnego uznania, kierując się ogólnymi wytycznymi i biorąc pod uwagę specyfikę prowadzonej działalności gospodarczej. To co w jednej firmie może być zaliczane jako koszt bezpośredni, w innej firmie może być jedynie kosztem pośrednim.

Najłatwiej odpowiedzieć sobie na trzy pytania:

  • czy poniesiony koszt był niezbędny do produkcji towarów lub świadczenia usług, 

  • czy poniesiony koszt ma wpływ na cenę oferowanych towarów lub usług,

  • czy poniesiony koszt można powiązać z konkretnym przychodem.

Jeśli na wszystkie pytania odpowiemy twierdząco, to mamy koszt bezpośredni, a w pozostałych przypadkach koszt pośredni. Przykładowo jeśli zakupimy drewniane klocki do rzeźbienia za 200 zł, z których możemy wyrzeźbić 10 figurek, które z kolei sprzedamy po 30 zł za sztukę, to mamy wydatek na materiał niezbędny do wyprodukowania figurek, koszt materiału ma wpływ na cenę towarów, bo gdyby był droższy, to ich cena również musiałaby wzrosnąć, a do tego dokładnie wiemy kiedy i za ile sprzedajemy wyprodukowane produkty. Jest to więc bez żadnych wątpliwości koszt bezpośredni. Z kolei jeśli weźmiemy pod uwagę wydatek na zakup ulotek reklamowych promujących oferowane przez nas rzeźby, to widzimy, że nie są one niezbędne do wyprodukowania figurek, nie wpływają bezpośrednio na koszt wytworzenia poszczególnych produktów i nie można przypisać im konkretnego przychodu. Nikt jednak nie zakwestionuje, że mogą być one pomocne w promowaniu oferowanych towarów. Jest to więc pośredni koszt uzyskania przychodu.

Jakie są różnice i podobieństwa między kosztami pośrednimi i bezpośrednimi?

Różnica polega oczywiście na ich charakterze i na tym, czy wywierają bezpośredni wpływ na powstanie przychodu. Jeśli natomiast chodzi o części wspólne, jedną z kluczowych jest to, że niezależnie od tego, do jakiego konkretnie rodzaju przyporządkujemy dany koszt, będzie mógł on i tak zostać wykorzystany przy optymalizacji podatkowej. Dla samego przedsiębiorcy i jego portfela nie ma więc różnicy, czy koszt jest pośredni czy bezpośredni. 


Skuteczna ewidencja czasu pracy w Twojej firmie z inEwi!

Monitoruj czas pracowników, godziny nadliczbowe i inne dzięki narzędziu do ewidencji czasu pracy online!

Jak rozliczać koszty pośrednie i bezpośrednie?

Istnieją dwie metody na rozliczenie kosztów w firmie. Metoda kasowa jest wybierana najczęściej przez przedsiębiorców, którzy prowadzą uproszczoną księgowość. Polega ona na tym, że za dzień poniesienia danego kosztu, niezależnie od jego rodzaju, uznaje się dzień wystawienia faktury lub innego dokumentu skarbowego. Przy metodzie memoriałowej natomiast koszt bezpośredni zalicza się do przychodów osiągniętych w danych roku, a pośredni w trakcie roku z datą jego poniesienia. Mimo wszystko, przy wyborze tego, czy dana rzecz może być zaliczona do kosztów, czy też nie, należy kierować się przepisami rachunkowymi, a w razie wątpliwości wystąpić do urzędu skarbowego o indywidualną interpretację. 


Zobacz również:

Koszty stałe – co należy o nich wiedzieć

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika - co się na niego składa i jak go policzyć?

Czym są podwyższone koszty uzyskania przychodu i kiedy mają zastosowanie?