Okres próbny a onboarding – jak dobrze wdrożyć i sprawdzić pracownika

Okres próbny i onboarding powinny przebiegać równolegle, choć służą innym celom. Okres próbny pozwala ocenić kwalifikacje pracownika i możliwość zatrudnienia go do wykonywania określonego rodzaju pracy. Onboarding przygotowuje natomiast nową osobę do samodzielnego wykonywania obowiązków i funkcjonowania w organizacji.

Dla pracodawców, menedżerów i działów HR oznacza to konieczność połączenia oceny pracownika z realnym wsparciem we wdrożeniu. Dobrze zaplanowany proces obejmuje preboarding, pierwsze tygodnie pracy, cele na 30, 60 i 90 dni, regularną informację zwrotną oraz rozmowę podsumowującą okres próbny. Takie podejście ułatwia podejmowanie trafniejszych decyzji kadrowych, skraca drogę do pełnej efektywności i ogranicza ryzyko utraty nowo zatrudnionej osoby.

Najważniejsze informacje

1. Okres próbny służy sprawdzeniu kwalifikacji pracownika i możliwości zatrudnienia go do wykonywania określonego rodzaju pracy.
2. Onboarding pracownika powinien zacząć się przed pierwszym dniem pracy i trwać dłużej niż samo przekazanie dokumentów oraz sprzętu.
3. Pracodawca powinien zaznajomić pracownika z zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy i podstawowymi uprawnieniami oraz stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny, natomiast przedstawienie z góry celów i kryteriów oceny oraz regularny feedback są dobrą praktyką organizacyjną.
4. Rozmowa podsumowująca przed końcem okresu próbnego jest dobrą praktyką, natomiast przepisy nie ustanawiają ogólnego obowiązku jej przeprowadzenia ani uzasadnienia decyzji o niezawarciu kolejnej umowy.

Okres próbny a onboarding – czym się różnią?

Okres próbny jest pojęciem prawnym. Onboarding to z kolei proces organizacyjny, który firma projektuje z uwzględnieniem charakteru pracy, potrzeb nowej osoby i specyfiki danego stanowiska. Oba procesy mogą obejmować podobny czas, ale nie należy ich ze sobą utożsamiać.

Zgodnie z Kodeksem pracy umowę na okres próbny można zawrzeć w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości zatrudnienia go do wykonywania określonego rodzaju pracy. Okres próbny nie jest więc wyłącznie jednostronnym egzaminem. Dla pracownika to również czas na ocenę, czy zakres obowiązków, sposób zarządzania, kultura organizacyjna i miejsce pracy odpowiadają ustaleniom poczynionym na etapie rekrutacji.

Onboarding nowego pracownika ma szerszy cel. Obejmuje przekazanie wiedzy o organizacji, przygotowanie do pracy na określonym stanowisku, wprowadzenie do zespołu, poznanie procedur oraz stopniowe przejmowanie odpowiedzialności. Efektywny onboarding pomaga pracownikowi zrozumieć, czego się od niego oczekuje i do kogo może zwrócić się po pomoc.

Traktowanie okresu próbnego wyłącznie jako testu może prowadzić do błędnych wniosków. Trudno rzetelnie ocenić nowego pracownika, jeśli nie otrzymał odpowiednich narzędzi, dostępu do wiedzy, jasno określonych zadań ani wsparcia przełożonego. Ocena jest miarodajna dopiero wtedy, gdy organizacja stworzy pracownikowi warunki do pokazania swoich umiejętności.

Ile może trwać okres próbny?

Umowę na okres próbny zawiera się co do zasady na okres nieprzekraczający trzech miesięcy, przy czym strony mogą uzgodnić jej przedłużenie o czas urlopu oraz innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Jej długość zależy między innymi od planów dotyczących kolejnego etapu zatrudnienia.

W przypadku zastosowania limitów z art. 25 § 2² Kodeksu pracy umowa próbna musi wskazywać okres planowanej kolejnej umowy na czas określony, a przy wydłużeniu z art. 25 § 2³ także zawierać postanowienie o tym wydłużeniu.

Strony mogą jednokrotnie wydłużyć te jedno- lub dwumiesięczne okresy, jednak nie więcej niż o miesiąc i tylko wtedy, gdy uzasadnia to rodzaj pracy. Mogą również ustalić w umowie, że zostanie ona przedłużona o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeżeli taka nieobecność wystąpi.

Ponowne zawarcie umowy próbnej z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne, jeśli ma on wykonywać inny rodzaj pracy. Ponowne zawarcie umowy na okres próbny jest dopuszczalne tylko w celu wykonywania innego rodzaju pracy, przy czym sama zmiana nazwy stanowiska lub zakresu obowiązków nie przesądza o spełnieniu tego warunku.

Jaki okres wypowiedzenia obowiązuje na umowie próbnej?

Umowę na okres próbny można co do zasady rozwiązać za wypowiedzeniem, jednak pracodawca musi uwzględnić ustawowe ograniczenia i szczególną ochronę przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem stosunku pracy. Okres wypowiedzenia wynosi trzy dni robocze, jeśli okres próbny nie przekracza dwóch tygodni, jeden tydzień, jeśli jest dłuższy niż dwa tygodnie, oraz dwa tygodnie, gdy wynosi trzy miesiące.

Możliwość wypowiedzenia umowy sprawia, że decyzja pracownika o odejściu może pojawić się jeszcze przed zakończeniem wdrożenia. Pracodawca nie powinien więc odkładać budowania relacji i przekazywania informacji zwrotnej na ostatnie dni okresu próbnego.

Czy onboarding powinien kończyć się wraz z okresem próbnym?

Onboarding nie musi kończyć się po trzech miesiącach. Jego długość powinna zależeć od charakteru pracy, poziomu odpowiedzialności, doświadczenia nowej osoby oraz złożoności procesów w firmie. W prostszych rolach wdrożenie może zająć kilka tygodni. Na bardziej złożonych stanowiskach pełny proces może trwać kilka miesięcy, a niekiedy nawet do roku.

Okres próbny wyznacza ramy formalnej oceny możliwości dalszego zatrudnienia. Onboarding opisuje natomiast drogę od przyjęcia oferty do samodzielnego wykonywania obowiązków. Zakończenie okresu próbnego nie musi więc oznaczać końca onboardingu.

Badanie BambooHR z 2014 roku, przeprowadzone wśród ponad tysiąca osób w Stanach Zjednoczonych, wykazało, że 31% respondentów zdarzyło się odejść z pracy w ciągu pierwszych sześciu miesięcy. W tej grupie 68% zakończyło zatrudnienie już w pierwszych trzech miesiącach. Nie oznacza to, że 68% wszystkich nowych pracowników odchodzi w pierwszym kwartale. Wynik pokazuje jednak, jak ważne są pierwsze tygodnie w nowym miejscu pracy.

Raport Brandon Hall Group z 2015 roku wskazywał z kolei, że organizacje z dobrze rozwiniętym procesem onboardingu odnotowywały poprawę retencji nowych pracowników o 82% i wzrost produktywności o ponad 70%. Nie należy interpretować tego wyniku jako gwarancji zatrzymania konkretnej osoby, lecz jako argument za strategicznym wdrożeniem rozłożonym w czasie.

Preboarding, czyli onboarding przed pierwszym dniem pracy

Preboarding to czas między przyjęciem oferty a rozpoczęciem pracy. Może trwać od kilku dni do kilku miesięcy, zależnie między innymi od uzgodnionej daty zatrudnienia i okresu wypowiedzenia u poprzedniego pracodawcy. To pierwszy etap budowania doświadczenia nowo zatrudnionej osoby.

W ramach formalności onboardingowych należy uwzględnić również przekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia w terminach określonych w art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Dobrze prowadzona komunikacja zmniejsza ryzyko utraty pracownika przed rozpoczęciem pracy i wzmacnia przekonanie, że organizacja jest przygotowana na przyjęcie nowej osoby. Pomaga również budować lojalność, choć sama nie gwarantuje, że kandydat nie zmieni decyzji.

Na tym etapie można przekazać pracownikowi informacje o przebiegu pierwszego dnia, godzinie i miejscu spotkania, wymaganych dokumentach oraz osobie kontaktowej. Jeżeli charakter pracy na to pozwala, warto również przedstawić misję, wizję i wartości firmy, podstawowe zasady komunikacji oraz plan pierwszego tygodnia. Materiały powinny mieć charakter informacyjny i nie mogą nakładać na kandydata obowiązku wykonywania pracy przed nawiązaniem stosunku pracy.

Umowę o pracę zawiera się na piśmie, a jeżeli nie zachowano tej formy, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi pisemnie potwierdzić ustalenia co do stron, rodzaju umowy oraz jej warunków. Dokument powinien określać między innymi rodzaj umowy, warunki pracy i płacy, miejsce pracy oraz dzień jej rozpoczęcia. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca musi zapewnić wymagane badania profilaktyczne oraz szkolenie BHP, chyba że w konkretnym przypadku zastosowanie ma ustawowy wyjątek od danego obowiązku.

Co przygotować dzień przed rozpoczęciem pracy?

Dzień przed rozpoczęciem pracy warto przeznaczyć na sprawdzenie, czy sprzęt, stanowisko i formalności są gotowe. Dział HR, przełożony oraz osoby odpowiedzialne za IT powinny upewnić się, że komputer został skonfigurowany, konto pracownika jest aktywne, a dostępy nadano zgodnie z zakresem obowiązków.

Warto też potwierdzić plan dnia i dostępność osób, które mają powitać nowego pracownika. Dostęp należy przyznać wyłącznie do zasobów potrzebnych na danym stanowisku, zgodnie z wewnętrznymi zasadami bezpieczeństwa. Przygotowane miejsce pracy stanowi realne wsparcie i pokazuje pracownikowi, że organizacja rzeczywiście czeka na jego przyjście.

Jak zaplanować onboarding podczas okresu próbnego?

Planowanie onboardingu należy rozpocząć już na etapie rekrutacji. Zakres obowiązków, oczekiwane umiejętności i sposób oceny nie powinny być dla kandydata zaskoczeniem po podpisaniu umowy. Spójność między ofertą pracy, rozmową rekrutacyjną a rzeczywistymi warunkami zatrudnienia ma również duże znaczenie dla działań employer brandingowych.

Podstawowy plan może obejmować trzy etapy: pierwsze 30 dni, kolejne 30 dni i trzeci miesiąc. Nie chodzi o sztuczne dzielenie pracy, lecz o stopniowe zwiększanie samodzielności nowej osoby.

Jak wyznaczać zadania nowemu pracownikowi?

W ramach onboardingu nowe zadania powinny być wprowadzane stopniowo. Pierwszego dnia nie należy przekazywać pracownikowi całej wiedzy naraz ani oczekiwać od niego wyników właściwych dla doświadczonej osoby. Początkowe zadania powinny pomagać w poznaniu procesów, narzędzi i standardów jakości. Dopiero później można przechodzić do pełnej odpowiedzialności.

Przełożony powinien wyjaśnić pracownikowi, dlaczego dane zadanie jest ważne, jaki jest termin jego realizacji, gdzie znajdują się potrzebne materiały i po czym można poznać, że zostało wykonane prawidłowo. Powierzone zadania powinny pozostawać zgodne z umówionym rodzajem pracy i zgodnymi z umową poleceniami, z uwzględnieniem możliwości czasowego powierzenia innej pracy na warunkach określonych w art. 42 § 4 Kodeksu pracy.

Jasne cele na pierwsze 30, 60 i 90 dni ułatwiają zarówno pracę nowej osoby, jak i jej późniejszą ocenę. Pracownik może sprawniej ustalać priorytety, a przełożony – odróżnić brak umiejętności od problemów wynikających z niejasnych instrukcji, niewłaściwego podziału obowiązków czy braku dostępu do narzędzi.

Jaką rolę pełnią buddy i przełożony?

Nowemu pracownikowi warto przydzielić buddiego lub mentora. Taka osoba pomaga w codziennych sprawach, przedstawia członków zespołu, wyjaśnia nieformalne zasady komunikacji i ułatwia budowanie relacji ze współpracownikami. Buddy nie zastępuje jednak przełożonego i nie powinien samodzielnie odpowiadać za ocenę wyników.

Przełożony ustala cele, wyjaśnia standardy, obserwuje sposób realizacji zadań i przekazuje informację zwrotną. To menedżer powinien rozmawiać z pracownikiem o postępach, trudnościach i wzajemnych oczekiwaniach. Dział HR może koordynować procesy onboardingowe, pilnować formalności i zbierać opinie, ale wdrożenie stanowiskowe wymaga aktywnego udziału bezpośredniego przełożonego.

Dlaczego regularny feedback jest potrzebny?

Informacja zwrotna powinna być stałym elementem onboardingu, a nie komunikatem przekazanym pracownikowi dopiero w ostatnim dniu umowy. Krótkie spotkania po pierwszym dniu, tygodniu i miesiącu, a także przed upływem okresu próbnego, pozwalają odpowiednio wcześnie zauważyć problemy.

Feedback powinien odnosić się do konkretnych zachowań, efektów i sytuacji. Pracownik musi wiedzieć, co robi prawidłowo, co wymaga poprawy i jakiego rezultatu oczekuje organizacja. Równie ważne jest poznanie jego perspektywy: czy rozumie swoje obowiązki, ma odpowiednie narzędzia, zna priorytety i otrzymuje potrzebne wsparcie.

W badaniu „Employee Experience w Polsce” z 2017 roku 21% respondentów deklarowało, że w okresie próbnym czuło się pozostawionych samym sobie. Choć są to dane historyczne, dobrze pokazują ryzyko związane z modelem, w którym nowej osobie przekazuje się zadania bez regularnego kontaktu z przełożonym.

Jak oceniać pracownika podczas okresu próbnego?

Ocena pracownika powinna opierać się na kryteriach przedstawionych na początku zatrudnienia. Mogą one dotyczyć jakości i terminowości pracy, samodzielności, komunikacji, współpracy, sposobu uczenia się oraz kompetencji wymaganych na określonym stanowisku.

Nie należy przy tym oceniać pracownika w oderwaniu od jakości wdrożenia. Jeśli firma nie zapewniła szkolenia, dostępu do systemu lub osoby, która mogła zatwierdzić zadanie, opóźnienie nie musi świadczyć o braku kompetencji. Rzetelna ocena uwzględnia zarówno wyniki nowej osoby, jak i warunki stworzone przez pracodawcę.

Przykład 1. Niejasne kryteria oceny

Marta rozpoczęła pracę jako specjalistka ds. zakupów. W pierwszym miesiącu otrzymywała pojedyncze zadania od trzech osób, ale nikt nie wyjaśnił jej priorytetów ani zasad akceptacji zamówień. Dopiero podczas spotkania po sześciu tygodniach przełożony zauważył, że problem nie wynikał z umiejętności Marty, lecz z braku osoby odpowiedzialnej za proces.

W takiej sytuacji negatywna ocena pracownika byłaby przedwczesna. Najpierw należy uporządkować zakres odpowiedzialności i przekazać pracownikowi jasne zasady, a dopiero później oceniać rezultaty.

Przykład 2. Stopniowe zwiększanie odpowiedzialności

Paweł dołączył do zespołu obsługi klienta tuż przed sezonowym wzrostem liczby zgłoszeń. W pierwszym tygodniu pracował z buddym, następnie samodzielnie obsługiwał prostsze sprawy, a po miesiącu przejął bardziej złożone zgłoszenia. Krótkie rozmowy z przełożonym odbywały się w każdy piątek, nawet gdy zespół pracował pod większą presją.

Dzięki temu pracownik wiedział, jakie robi postępy, a przełożony miał konkretne podstawy do oceny jego pracy przed zakończeniem okresu próbnego.

Co zrobić przed zakończeniem okresu próbnego?

Decyzji o dalszej współpracy nie należy zostawiać na ostatni dzień. Pracodawca powinien odpowiednio wcześniej zebrać informacje od przełożonego, pracownika oraz osób uczestniczących w jego wdrożeniu. Warto przeanalizować wykonane zadania, rozwój umiejętności, jakość współpracy i stopień realizacji celów.

Szczera rozmowa powinna odbyć się przed zakończeniem okresu próbnego, aby pracownik poznał decyzję oraz jej uzasadnienie. Jeśli firma chce kontynuować zatrudnienie, strony powinny ustalić warunki kolejnej umowy. Umowa próbna co do zasady rozwiązuje się z upływem czasu, na który została zawarta, z uwzględnieniem uzgodnionego przedłużenia z art. 25 § 2¹ oraz ustawowego przedłużenia do dnia porodu w przypadku określonym w art. 177 § 3 Kodeksu pracy.

Pozytywna decyzja nie oznacza, że onboarding można natychmiast zakończyć. Po okresie próbnym warto ustalić cele dalszego rozwoju, potrzebne szkolenia i zakres rosnącej odpowiedzialności. Po zakończeniu całego onboardingu należy natomiast zebrać informację zwrotną od pracownika i ocenić przebieg procesu.

Jak technologia może wspierać wdrożenie pracownika?

System HR może ułatwić planowanie onboardingu, obsługę przypomnień, grafików, obecności i nieobecności, ale nie zastąpi relacji z przełożonym. Technologia jest najbardziej przydatna wtedy, gdy ogranicza liczbę czynności administracyjnych i daje menedżerowi więcej czasu na kontakt z nową osobą.

inEwi pomaga między innymi planować czas pracy, tworzyć grafiki, rejestrować obecności i obsługiwać wnioski urlopowe. Dzięki temu nowemu pracownikowi łatwiej poznać organizację pracy, a przełożony ma uporządkowane informacje potrzebne do zarządzania zespołem. Narzędzie wspiera operacyjną część wdrożenia, natomiast wyznaczanie celów, przekazywanie feedbacku, budowanie relacji i rozwijanie zaangażowania pracownika pozostają zadaniem ludzi.

Podsumowanie

Okres próbny a onboarding to dwa powiązane, ale odrębne elementy zatrudnienia. Okres próbny tworzy ramy prawne do sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości zatrudnienia go przy określonym rodzaju pracy. Onboarding przygotowuje natomiast nową osobę do wykonywania obowiązków, współpracy z zespołem i funkcjonowania w kulturze organizacyjnej firmy.

Skuteczny onboarding zaczyna się od preboardingu. Obejmuje przygotowanie stanowiska przed pierwszym dniem pracy, stopniowe wprowadzanie zadań, cele na 30, 60 i 90 dni, wsparcie buddiego oraz regularne rozmowy z przełożonym. Tak zaplanowane wdrożenie nowego pracownika pozwala uczciwiej ocenić jego możliwości i daje obu stronom lepszą podstawę do podjęcia decyzji o dalszej współpracy.