Upoważnienie do odbioru zaświadczenia

O tym, jaki nasz kraj jest zbiurokratyzowany, dowiadujemy się najczęściej, gdy musimy coś załatwiać w urzędzie. Jak się okazuje, wiele dokumentów musi posiadać formę pisemną, co czasami znacząco utrudnia całą procedurę. Zamiast szybko i bezproblemowo poradzić sobie z danym zadaniem, zderzamy się ze ścianą, przez którą trudno się przebić. Oczywiście jest to możliwe i jak się okazuje po pewnym czasie - można się do tego przyzwyczaić, niemniej zawsze trzeba wiedzieć, jak działać, aby było dobrze. W omawianym artykule skupimy się na upoważnieniach, które pozwalają odebrać zaświadczenie, ale zanim to wytłumaczymy, sprawdźmy, czym w ogóle definicyjnie jest upoważnienie. Czy jest tym samym, co pełnomocnictwo? Jak należy je rozumieć? W jakich sytuacjach przydaje się szczególnie?

Upoważnienie, a pełnomocnictwo

Upoważnienie to - najprościej rzecz ujmując - delegowanie jakiejś osoby, żeby mogła wykonywać czynności w naszym imieniu. To doskonały sposób dla wszystkich, którzy nie mogą pojawić się na przykład w danym urzędzie, by załatwić ważne dla siebie sprawy. Czasami mylone jest z pełnomocnictwem, lecz różnica nie pozostawia wątpliwości. Upoważnienie pozwala na WYKONYWANIE określonych czynności powierzonych przez upoważniającego. Pełnomocnictwo zaś to wyrażenie WOLI przez osobę, jakiej udzielono pełnomocnictwa, oczywiście w określonym przez mocodawcę obszarze. Co to w praktyce oznacza? Jeśli chcemy zawrzeć umowę w naszym imieniu, to udzielamy pełnomocnictwa, a jak złożyć dokumenty, to właściwą procedurą jest przedłożenia upoważnienia.

Znamy już definicję poruszanego tematu, wiemy też, czym różni się od pełnomocnictwa, przejdźmy więc do tematu artykułu i sprawdźmy, jak wypełnić wzór upoważnienia do odbioru dokumentów.

Dobry, kompletny dokument tego typu powinien zawierać wiele elementów. Zacznijmy od najważniejszych, czyli od danych osobowych osoby upoważniającej i upoważnionej. Informacje o tej pierwszej to imię i nazwisko, numer dowodu osobistego oraz numer PESEL. Jeśli dokument wystawiany jest przez firmę, to także jej nazwa powinna tam widnieć. Identyczne dane (imię, nazwisko, numer dowodu osobistego oraz PESEL) wpisujemy dla osoby upoważnionej, chociaż tutaj również można dodać adres (ale nie jest to konieczne). Oczywiście na samej górze strony muszą znaleźć się kluczowe informacje (spotykane we wszystkich urzędowych pismach), czyli miejscowość i data.

W jakim celu wydaje się upoważnienie?

Omawiamy tu upoważnienie, które pozwala nam odebrać zaświadczenie, ale co to oznacza? Przykładów jest tak naprawdę bardzo dużo, na przykład załatwiamy sprawę urzędową za chorego członka rodziny albo osobę, która w danej chwili przebywa poza miejscem swojego zameldowania. To chyba najbardziej znane przykłady, chociaż jest ich oczywiście więcej. To konieczne, gdy odbieramy (lub składamy) oficjalne pisma w instytucjach państwowych. Pewne jest też, że bez upoważnienia nic nie odbierzemy, nawet jeśli sprawa dotyczy członka najbliższej rodziny. Nie musimy oczywiście wpisywać dokładnie, po co nam to pismo, wystarczy, jak zatytułujemy je po prostu: “Upoważnienie do odbioru zaświadczenia”.

Musimy przyzwyczaić się do tych procedur, które jednak mają dużo dobrego, bo co by było, gdyby każdy mógł pójść do urzędu i “na twarz” odebrać ważne pismo? Wiązałoby się to z licznymi problemami, których konsekwencje są ciężkie do wyobrażenia. Dzisiaj - bardziej niż kiedyś - zwraca się uwagę na ochronę danych osobowych, gdyż nieuczciwe osoby wykorzystują je do niecnych celów.

Jednorazowo czy na stałe?

Musimy określić, czy upoważnienie ma charakter jednorazowy, czy stały. Nie ma tu żadnych nieścisłości - jeśli odbieramy dokument tylko raz, powinniśmy to odnotować na upoważnieniu. Tak samo, jak ta czynność będzie cykliczna. Trzeba przyznać, że to drugie rozwiązanie zdarza się rzadziej, ale jest jednocześnie bardzo wygodne dla kogoś, kto często musi w czyimś imieniu załatwiać sprawy. Nie trzeba za każdym razem od nowa wypełniać dokumentu - zaznaczamy jedynie, że upoważnienie ma charakter stały i możemy posługiwać się tym dokumentem bez przeszkód.

Nie zapomnijmy o podpisie!

Może wydać się to banalne, ale nie powinniśmy tego lekceważyć. Wiele osób zapomina się podpisać, a to powoduje niepotrzebne komplikacje, szczególnie gdy już w urzędzie przekonujemy się, że na piśmie brakuje tego istotnego elementu. Pamiętajmy więc, żeby zawsze dokładnie sprawdzać upoważnienie, aby nie zdarzyły się takie problemy. Zobaczmy też, czy zgadzają się numery PESEL oraz, czy nie ma literówek w danych osobowych.

Podsumowując, przypomnijmy sobie to, co najważniejsze w takim dokumencie. Od samej góry zaczynając, wpisujemy datę i miejscowość, dalej tytuł dokumentu (tu wystarczy wpisać: “Upoważnienie do odbioru zaświadczenia”), dane osobowe (miejsce zamieszkania, numer PESEL, numer dowodu osobistego). Na końcu trzeba zaznaczyć, czy jest to upoważnienie o charakterze stałym, czy jednorazowym. Podpisujemy się i taki dokument jest gotowy, by pokazać go urzędnikowi.

Jak widać, można samodzielnie go przygotować, choć trzeba zauważyć, że dostępne są gotowe wzory, na których wszystkie pola do wypełnienia są już naniesione. Wystarczy tam tylko w puste miejsca wstawić odpowiednie informacje. Tego rodzaju upoważnienie wzór jest przygotowany bardzo intuicyjnie, więc każdy sobie poradzi z jego wypełnieniem.