Lista obecności. Pobierz darmowy wzór.

Prowadzenie listy obecności to jeden z najłatwiejszych sposobów zbierania danych na temat obecności w pracy, które stanowią podstawę do prawidłowego ewidencjonowania godzin pracy, co jest o tyle ważne, że ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem pracownika wynikającym z Kodeksu pracy.

Lista obecności - wzór

Choć lista obecności ma wiele wspólnego z ewidencją czasu pracy, to trzeba pamiętać, że nie są one tym samym dokumentem. Jak zatem należy prowadzić listę obecności? Podpowiedzią będzie opublikowany na naszej stronie internetowej wzór listy obecności w pracy, którą można pobrać i wydrukować.

Wzór listy obecności w pracy - omówienie

Lista obecności to bardzo prosty dokument, który zawiera wyłącznie podstawowe informacje, do których należy:

• imię i nazwisko pracownika,
• okres, którego dotyczy lista,
• podpis pracownika, stawiany w dniu, w którym jest obecny w pracy,
• podpis przełożonego, który jest potwierdzeniem obecności pracownika.

Dodatkowo na liście obecności można wpisywać godzinę rozpoczęcia pracy i godzinę zakończenia pracy, odnotowując jednocześnie godziny wynikające zarówno ze spóźnień, jak i z wcześniejszych wyjść. Co ważne, lista obecności może być prowadzona odrębnie dla każdego z pracowników, jak i zbiorczo dla całego zespołu lub zmiany.

Lista obecności nie jest dokumentem, który byłby sformalizowany przepisami, pracodawcy mają więc w tym miejscu stosunkowo dużo swobody. Jedyną pułapką jest umieszczanie na liście obecności zbyt wielu informacji. Ważne jest to, że w razie nieobecności należy jedynie odnotować ten fakt, bez wpisywania powodu, z jakiego ta nieobecność wynika i czy jest to obecność usprawiedliwiona, czy nieusprawiedliwiona. Tego typu dane, podobnie jak inne dane wrażliwe pracowników, powinny się znaleźć w ewidencji czasu pracy, a nie na liście obecności, która jest jedynie częścią składową wspomnianej ewidencji. Lista obecności jest wyłącznie potwierdzeniem obecności pracownika w danym dniu lub jego nieobecności i dokument ten nie może naruszać przepisów o ochronie danych osobowych.

Czy warto prowadzić papierową listę obecności?

Papierowe listy obecności powoli przechodzą do lamusa, ale w niektórych małych firmach wciąż mogą mieć zastosowanie. W tym przypadku warto wykorzystać przygotowany przez nas darmowy wzór listy obecności. W pozostałych przypadkach warto rozważyć wprowadzenie w zakładzie pracy elektronicznych list obecności, które ułatwiają przepływ informacji, eliminują większość błędów ludzkich, zapobiegają nadużyciom ze strony nieuczciwych pracowników i pozwalają dużo sprawniej ewidencjonować czas pracy, a przy tym są intuicyjne w obsłudze i tym samym nadają się do codziennego użytku. Oczywiście przy wyborze odpowiedniego rozwiązania dla swojej firmy warto zapoznać się z różnymi rozwiązaniami i wybrać optymalną opcję. Najważniejsze, żeby potwierdzanie obecności pracownika było wygodne, intuicyjne i dokładne.