Lista obecności. Pobierz darmowy wzór.

Prowadzenie listy obecności to jeden z najłatwiejszych sposobów zbierania danych na temat obecności w pracy, które stanowią podstawę do prawidłowego ewidencjonowania godzin pracy, co jest o tyle ważne, że ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z przepisów.

Lista obecności - wzór do pobrania

Jak zatem należy prowadzić listę obecności? Podpowiedzią będzie opublikowany na naszej stronie internetowej wzór listy obecności w pracy, którą można pobrać w formacie PDF lub XLSX i wydrukować.

Darmowy wzór listy obecności w pracy - omówienie

Lista obecności to bardzo prosty dokument, który zawiera wyłącznie podstawowe informacje, do których należy:

• imię i nazwisko pracownika,

• okres, którego dotyczy lista,

• podpis pracownika, stawiany w dniu, w którym jest obecny w pracy,

• podpis przełożonego, który jest potwierdzeniem obecności pracownika.

Dodatkowo na liście obecności można rejestrować czas pracy wpisując godzinę rozpoczęcia pracy i godzinę zakończenia pracy, odnotowując jednocześnie godziny wynikające zarówno ze spóźnień, jak i z wcześniejszych wyjść. Co ważne, dokumentacja w formie wydrukowanej listy obecności może być prowadzona odrębnie dla każdego z pracowników, jak i zbiorczo dla całego zespołu lub zmiany.

Czego nie umieszczać na liście obecności pracowników?

Lista obecności nie jest dokumentem, który byłby sformalizowany przepisami - pracodawcy mają więc stosunkowo dużo swobody w zakresie jej ostatecznego wyglądu. Częstym błędem jest jednak umieszczanie na liście zbyt wielu informacji.

Warto pamiętać, że w razie nieobecności należy jedynie odnotować jej fakt, bez podawania przyczyny, a więc bez usprawiedliwiania nieobecności. Tego typu dane, podobnie jak inne dane wrażliwe pracowników, powinny się znaleźć w ewidencji czasu pracy, a nie na liście obecności w pracy, która jest jedynie częścią składową wspomnianej ewidencji. Lista obecności jest wyłącznie potwierdzeniem obecności pracownika w danym dniu i dokument ten nie może naruszać przepisów o ochronie danych osobowych.

Lista obecności w pracy - czy jest obowiązkowa?

Choć sposób weryfikacji obecności pracowników w pracy nie został sformalizowany w Kodeksie pracy, to przepisy określają, że pracodawca ma obowiązek dokumentowania tej obecności jednocześnie wskazując dowolny sposób potwierdzania tej obecności.

Kodeks pracy w art. 149 wskazuje obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników, jednak szczegóły dokumentacji określone są w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Obowiązek określenia sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy znajdziemy natomiast w Art. 104 § 1 Kodeksu pracy:

Art. 104 § 1. Kodeksu pracy

Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności: [...]

9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Generowanie listy obecności - w jakiej formie należy ją przygotować?

Lista obecności pracowników może przyjąć formę dokumentu drukowanego lub zostać przygotowana w formie elektronicznej, np. za pomocą systemu informatycznego.

W mikrofirmach niektóre rozwiązania przyjmują uproszczoną formę, a w miejsce papierowej listy pracodawca decyduje się np. potwierdzenie ustne obecności. Choć takie rozwiązanie ogranicza biurokrację i jest wygodne w codziennej pracy, niesie ze sobą ryzyko nadużyć, ponieważ nie pozostawia żadnego trwałego śladu. Z kolei lista obecności pracownika stanowi fizyczny (lub cyfrowy) dowód stawienia się w pracy, co z pewnością będzie mieć znaczenie w przypadku ewentualnych sporów pracowniczych lub kontroli prowadzonej przez zewnętrzne instytucje.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy pracownika

Choć lista obecności pracowników i ewidencja czasu pracy często bywają ze sobą mylone, pełnią one odmienne funkcje i mają różne znaczenie prawne.

Generowanie listy obecności służy wyłącznie do potwierdzania przyjścia każdego pracownika na teren zakładu pracy w danym dniu – najczęściej w postaci podpisu. Nie zawiera natomiast szczegółowych informacji na temat czasu pracy, nadgodzin, przerw, czy momentu zakończenia pracy przez pracownika.

Z kolei ewidencja czasu pracy, zarówno w formie elektronicznej, jak i formie papierowej, to dokument obowiązkowy, który musi być prowadzony zgodnie z regulaminem pracy oraz przepisami. Jej prowadzenie należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Ewidencja czasu pracy pracownika powinna zawierać szczegółowe dane dotyczące liczby przepracowanych godzin, pracy w porze nocnej, dyżurów, nadgodzin, urlopów czy zwolnień lekarskich. Jest więc kluczowa z punktu widzenia rozliczania wynagrodzenia oraz przestrzegania przepisów o czasie pracy. W praktyce lista obecności może być jednym z pomocniczych narzędzi przy prowadzeniu ewidencji czasu pracy pracownika, ale nigdy jej nie zastępuje.

Czy warto prowadzić papierową listę obecności?

Papierowe listy obecności pracowników powoli przechodzą do lamusa, ale w niektórych małych firmach wciąż mogą mieć zastosowanie. W tym przypadku warto wykorzystać przygotowany przez nas darmowy wzór listy obecności.

W pozostałych przypadkach warto rozważyć wprowadzenie w zakładzie pracy ewidencji czasu pracy, która obejmuje też elektroniczne listy obecności pracowników. Ułatwiają one przepływ informacji, eliminują większość błędów ludzkich, zapobiegają nadużyciom ze strony nieuczciwych pracowników i pozwalają dużo sprawniej ewidencjonować czas pracy, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a przy tym są intuicyjne w obsłudze i tym samym nadają się do codziennego użytku.

Oczywiście przy wyborze odpowiedniego rozwiązania dla swojej firmy warto zapoznać się z różnymi rozwiązaniami i wybrać optymalną opcję. Najważniejsze, żeby potwierdzanie obecności pracownika było wygodne, intuicyjne i dokładne.