Wypłata nadgodzin – kompleksowy przewodnik dla pracodawców

Zlecając pracę w godzinach nadliczbowych, przedsiębiorca bierze na siebie odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie tej pracy i za wypłatę wynagrodzenia. Nie tylko przepisy kodeksu pracy określają kiedy można zlecić nadgodziny i w jaki sposób je rekompensować – ograniczenia wynikają również z norm czasu pracy, konieczności zapewnienia odpoczynku oraz praw pracowników. Dla firm, które chcą skutecznie zaplanować grafik i unikać kar ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, znajomość zasad wypłaty godzin nadliczbowych jest niezbędna.

Najważniejsze informacje

1. Praca w godzinach nadliczbowych to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy albo ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

2. Dobowy czas pracy jest ograniczony pośrednio przez obowiązek zapewnienia co do zasady 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego, poza wyjątkami przewidzianymi w Kodeksie pracy.

3. Roczny limit nadgodzin z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy wynosi co do zasady 150 godzin, ale może zostać zmieniony w wyniku ustaleń układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub umowy o pracę.

4. Za każdą godzinę pracy nadliczbowej oprócz normalnego wynagrodzenia pracownikowi przysługuje odpowiednio dodatek w wysokości 100% lub 50%.

5. Pracodawca może udzielić czasu wolnego zamiast wypłacać dodatku.

6. Praca w godzinach nadliczbowych jest zakazana w przypadku wskazanych w przepisach grup pracowników.

Co to jest praca w godzinach nadliczbowych?

Polski kodeks pracy posługuje się dwiema normami: dobowa (co do zasady 8 godzin) i przeciętna tygodniowa (40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy). Praca wykonywana ponad te limity – lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy w obowiązującym systemie i rozkładzie czasu pracy – stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. W różnych systemach czasu pracy, dobowy wymiar może być wydłużony (np. w równoważnym systemie do 12 godzin, a w szczególnych przypadkach nawet do 24 godzin), ale przekroczenie tego przedłużonego wymiaru również powoduje powstanie nadgodzin.

Praca nadliczbowa występuje w dwóch rodzajach: dobowe nadgodziny powstają, gdy pracownik przekroczy normę dobową lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (w systemie podstawowym dotyczy to każdej godziny ponad 8 godzin w danej dobie pracowniczej), natomiast średniotygodniowe nadgodziny pojawiają się po przekroczeniu przeciętnej 40‑godzinnej normy tygodniowej w okresie rozliczeniowym i ustala się je po jego zakończeniu, uwzględniając godziny, za które już wypłacono dodatek z tytułu przekroczenia normy dobowej.

Warunki dopuszczalności pracy nadliczbowej

Zgodnie z art. 151 § 1 kodeksu pracy, pracę nadliczbową można zlecić wyłącznie w dwóch sytuacjach: gdy występuje konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia, zdrowia ludzkiego, ochrony mienia bądź środowiska albo usunięcia awarii oraz przy wystąpieniu szczególnych potrzeb pracodawcy. Zlecenie nadgodzin powinno uwzględniać obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz zasady racjonalnej organizacji pracy. Nie jest dopuszczalne nadużywanie formuły „szczególne potrzeby pracodawcy" w sytuacjach, które można było przewidzieć i zaplanować w grafiku.

Zakazy i ograniczenia dotyczące niektórych pracowników

Przepisy chronią określone grupy osób przed nadmiernym obciążeniem. Bezwzględny zakaz pracy w godzinach nadliczbowych obowiązuje kobiety w ciąży i osoby młodociane. Pracownicy wykonujących stale pracę w warunkach o nadmiernym stężeniu czynników szkodliwych dla zdrowia mogą pracować w godzinach nadliczbowych tylko w przypadku akcji ratowniczej lub usunięcia awarii. Praca w nadgodzinach wobec pracownika opiekującego się dzieckiem do 8 lat jest dopuszczalna wyłącznie za jego zgodą. Osoby niepełnosprawne co do zasady nie mogą pracować w nadgodzinach, chyba że spełnione są ustawowe wyjątki (praca w ochronie lub zgoda lekarza przeprowadzającego badania profilaktyczne bądź lekarza sprawującego opiekę nad pracownikiem).

W odniesieniu do kadry kierowniczej przepisy przewidują, że pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych co do zasady nie mają prawa do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Wyjątek dotyczy kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonujących pracę w godzinach nadliczbowych w niedzielę lub święto, jeżeli w zamian za tę pracę nie otrzymali innego dnia wolnego.

Limity nadgodzin: dobowy, tygodniowy i roczny

Planowanie pracy w nadgodzinach wymaga znajomości limitów. Łączny czas pracy wynika z obowiązku zapewnienia 11 godzin odpoczynku dobowego, który w ściśle określonych przypadkach, przewidzianych w Kodeksie pracy, może być skrócony.

Tygodniowy czas pracy łącznie z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Oznacza to, że nawet jeśli w jednym tygodniu pracownik przepracuje 50 godzin, limit nie będzie uznany za przekroczony, jeśli w kolejnych tygodniach okresu rozliczeniowego czas pracy zostanie odpowiednio zrównoważony.

Roczny limit nadgodzin ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy wynosi zasadniczo 150 godzin. Układ zbiorowy, regulamin pracy lub umowa o pracę może przewidywać wyższy limit roczny, jednak ograniczeniem pozostaje przeciętna 48-godzinna tygodniowa norma czasu pracy oraz obowiązkowe odpoczynki.

Jak obliczyć wypłatę za nadgodziny?

Za każdą pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje prawo do dodatkowego wynagrodzenia (dodatku). Normalne wynagrodzenie obejmuje te składniki wynagrodzenia, które są należne stale i systematycznie, z wyłączeniem świadczeń jednorazowych lub incydentalnych (na podstawie uchwały SN I PZP 6/09). Wysokość dodatku zależy od rodzaju nadgodzin. Poniższa lista pokazuje, kiedy przysługuje wyższy lub niższy procent dodatku:

• 100 % stawki godzinowej – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w porze nocnej czyli od godziny 21:00 do 7:00 lub w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy albo w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy; obowiązuje również za nadgodziny średniotygodniowe,

• 50 % stawki godzinowej – dotyczy nadgodzin wykonywanych w każdym innym dniu, niewymienionym w katalogu 100%

Podstawę do obliczenia dodatku stanowi wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania (określone stawką miesięczną lub godzinową). Jeśli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony, przyjmuje się 60 % wynagrodzenia. Dodatek jest naliczany za każdą godzinę pracy nadliczbowej, ale gdy ta sama godzina przekracza zarówno normę dobową, jak i średniotygodniową, pracownik otrzymuje tylko jeden dodatek – liczy się przekroczenie normy dobowej.

Krok po kroku – przykład obliczenia wypłaty z uwzględnieniem godzin nadliczbowych

Pani Anna pracuje w podstawowym systemie czasu pracy. Jej wynagrodzenie zasadnicze wynosi 5 000 zł miesięcznie, a stały dodatek funkcyjny 500 zł. W lutym 2026 r. przepracowała 2 nadgodziny w zwykły piątek, który był jej dniem pracy i 8 nadgodzin w niedzielę, która zgodnie z obowiązującym ją rozkładem czasu pracy była dla niej dniem odpoczynku. Norma czasu pracy w tym miesiącu wynosiła 160 godzin.

Najpierw należy ustalić stawkę godzinową z normalnego wynagrodzenia, dzieląc łączną kwotę wynagrodzenia zasadniczego i dodatku (5 500 zł) przez 160 godzin – otrzymujemy 34,38 zł/h. Następnie za dwie nadgodziny w piątek wypłaca się normalne wynagrodzenie (2 × 34,38 zł = 68,76 zł) oraz dodatek w wysokości 50 % (2 × 34,38 zł × 50 % = 34,38 zł). Za osiem godzin pracy w niedzielę pracownik otrzymuje normalne wynagrodzenie (8 × 34,38 zł = 275,04 zł) i dodatek 100 % (8 × 34,38 zł = 275,04 zł). Łączna wypłata za nadgodziny wynosi zatem 653,22 zł, z czego 343,80 zł stanowi normalne wynagrodzenie, a 309,42 zł to dodatki.

To tylko przykład – w praktyce warto korzystać z narzędzi do obliczania nadgodzin, aby uwzględnić wszystkie stałe składniki wynagrodzenia wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika oraz właściwą liczbę godzin nadliczbowych.

Czas wolny zamiast dodatku za nadgodziny

Pracodawca może rekompensować nadgodziny czasem wolnym. Na pisemny wniosek pracownika, udziela się czasu wolnego w tym samym wymiarze, co liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Termin wykorzystania czasu wolnego na wniosek pracownika powinien zostać uzgodniony z pracodawcą, z uwzględnieniem zasad rozliczania czasu pracy. Gdy czas wolny jest udzielany z inicjatywy pracodawcy, musi wynosić o połowę więcej (1,5 godziny za każdą godzinę nadliczbową) i zostać udzielony do końca okresu rozliczeniowego.

Przykład: pracownik przepracował 4 nadgodziny. Na własny wniosek może otrzymać 4 godziny wolnego, ale pracodawca może zaproponować 6 godzin wolnego (1,5 × 4 h) bez obniżenia wynagrodzenia za pełen miesięczny wymiar czasu pracy. Czas wolny z inicjatywy pracodawcy nie wymaga zgody pracownika, lecz nie może powodować obniżenia jego wynagrodzenia za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy.

Obowiązki pracodawcy i prawo pracownika

Każde polecenie pracy w godzinach nadliczbowych powinno być udokumentowane i wynikać z realnej potrzeby. Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy, w której wykazuje liczbę nadgodzin dobowych i średniotygodniowych oraz sposób ich rekompensaty. Dokumentacja musi odzwierciedlać zarówno czas pracy, jak i czas wolny udzielony pracownikowi w zamian za nadgodziny. Niedokładne prowadzenie ewidencji lub brak wypłaty dodatku grożą karą grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Pracownik ma prawo odmówić wykonania pracy w godzinach nadliczbowych, jeżeli zlecenie narusza obowiązujące przepisy (np. przekracza limity, dotyczy osoby w ciąży lub młodocianej) albo gdy nie zostały spełnione warunki określone w kodeksie pracy.

Zatrudniając pracowników niepełnoetatowych, pracodawca powinien określić w umowie liczbę godzin, której przekroczenie powoduje powstanie prawa do dodatku za nadgodziny. Dzięki temu można uniknąć sporów dotyczących wynagradzania pracy wykonywanej poza wymiarem etatu.

Narzędzia do planowania i ewidencjonowania czasu pracy

Sprawne zarządzanie czasem pracy pomaga uniknąć nadgodzin wynikających z błędów w grafiku. W firmie warto stosować nowoczesne systemy, które automatycznie obliczają liczbę nadgodzin i przypisują im odpowiedni dodatek. Aplikacje takie jak ewidencja czasu pracy i grafik pracy od inEwi pozwalają na bieżąco monitorować czas pracy, rejestrować godziny wejść i wyjść, planować rozkład czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także generować raporty potrzebne do rozliczeń kadrowych. Dzięki automatyzacji rozliczenia nadgodzin, przedsiębiorca może łatwiej obliczyć nadgodziny, uniknąć przekroczenia limitów oraz zapewnić wypłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych zgodnie z przepisami.

Stosując taki system można również szybko reagować na szczególne potrzeby pracodawcy, modyfikując grafik, przydzielając dni wolne i kontrolując liczbę godzin nadliczbowych przypadających na poszczególnych pracowników. To nie tylko ułatwia prowadzenie ewidencji czasu pracy, ale również chroni firmę przed karami i buduje wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy.

Jak wypłacać nadgodziny? Praktyczne przykłady

Praktyczne przykłady opisujące jak należy dostosować wysokość dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych w konkretnych sytuacjach.

Przekroczenie normy dobowej w równoważnym systemie

Pracownik zatrudniony w systemie równoważnym ma rozkład czasu pracy 12‑godzinny w poniedziałki i środy. W pozostałe dni pracuje po 8 godzin. W piątek został poproszony o pracę przez dodatkowe 3 godziny w celu usunięcia awarii. Za te 3 godziny nadliczbowe przysługuje normalne wynagrodzenie i 50% dodatku, ponieważ praca odbywała się w dniu pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy.

Sytuacja z akcją ratowniczą

Firma produkcyjna doświadczyła awarii instalacji podczas sobotniej zmiany. Aby zapobiec uszkodzeniu maszyn, kilku pracowników zostało wezwanych z domu. Praca miała charakter akcji ratowniczej w celu ochrony mienia, więc pracodawca mógł zlecić nadgodziny. Za przepracowane godziny należą się dodatki 100%, ponieważ praca przypadała w dni wolne niebędące dniami pracy. Jeśli pracownik złoży wniosek, może otrzymać zamiast dodatku czas wolny w stosunku 1:1 lub w przypadku czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy 1,5:1.

Podsumowanie

Prawidłowe rozliczenie nadgodzin to nie tylko obowiązek prawny, lecz także wyraz dbałości o pracownika i budowanie kultury organizacyjnej opartej na transparentności. Pracę w godzinach nadliczbowych można zlecić tylko w konkretnych, wyjątkowych sytuacjach i należy ją rekompensować odpowiednio podwyższonym wynagrodzeniem albo udzieleniem czasu wolnego. Limity czasowe wymagają starannego planowania grafików. Korzystanie z aplikacji wspomagających tworzenie grafików i ewidencję czasu pracy ułatwia monitorowanie i daje pewność, że wypłata wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych nastąpi zgodnie z przepisami. Przestrzeganie prawna chroni pracodawcę przed karami i wspiera dobre relacje z zespołem.