Automatyczne pobieranie L4 do inewi.pl - integracja z e-ZLA

Automatyzacja z jednej strony ułatwia nasze życie, z drugiej jednak jest pewnego rodzaju swoistym zagrożeniem. Boją się jej z pewnością osoby, które nie do końca radzą sobie z nowinkami technologicznymi. Dla młodego pokolenia e-zwolnienia czy e-recepty to jednak coś naturalnego. Nie zmienia to faktu, że każdy z nas musi przyzwyczaić się do nowej rzeczywistości.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie

Zwolnienie lekarskie to urzędowe zaświadczenie wystawiane przez lekarza, które niesie za sobą pewne skutki na gruncie prawa pracy i ustawy o ubezpieczeniach społecznych. Dokument usprawiedliwia bowiem nieobecność pracownika w zakładzie pracy. Przyczyną wystawienia może być choroba lub konieczność zapewnienia opieki choremu członkowi rodziny. L4 jest wystawiane zazwyczaj przez lekarza rodzinnego. Od jakiegoś czasu w obiegu funkcjonują wyłącznie elektroniczne zwolnienia, określane w przepisach skrótem e-ZLA.

Obowiązkowe e-ZLA

Lekarze mogli wystawiać e-zwolnienia od początku 2016 roku. Do końca listopada ubiegłego roku istniała możliwość wystawienia tradycyjnego zwolnienia na formularzu papierowym. Od grudnia 2018 roku pełnoprawnym zaświadczeniem jest wyłącznie elektroniczne L4. Zmiany mają zautomatyzować i uporządkować proces wystawiania zwolnień lekarskich, a jednocześnie ułatwić życie zarówno pacjentom, jak i lekarzom. Cały proces ma trwać bowiem krócej niż wypisywanie i katalogowaniu papierowego zaświadczenia. Lekarz dzięki posiadaniu konta w systemie PUE ZUS jest w stanie w kilka minut sprawdzić dane pacjenta, jego historię choroby, a także wystawianych zaświadczeń. Komputer ponadto podpowie lekarzowi szczegóły e-zwolnienia takie jak między innymi kod literowy oraz numer statystyczny choroby.

L4 a PUE ZUS/e-ZLA - zależności i praktyka

Jak dokładnie wygląda obieg informacji o elektronicznym zwolnieniu lekarskim? W pierwszej kolejności lekarz sporządza zaświadczenie, następnie składa podpis używając do tego certyfikatu z ZUS, kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu zaufanego. Kolejnym krokiem jest przekazanie elektronicznego L4 do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. ZUS natomiast, najpóźniej kolejnego dnia od daty wystawienia e-ZLA, udostępnia je ubezpieczonemu, czyli pracownikowi, którego zwolnienie dotyczy, a także płatnikowi składek, a więc w tym przypadku pracodawcy. W obu sytuacjach do korespondencji służy profil na PUE ZUS.

Serwis ZUS - jak działa?

Logowanie do PUE ZUS jest bardzo proste. Założenie konta wymaga uzupełnienia szczegółowych danych, a także weryfikacji tożsamości. Usługa przynosi korzyści nie tylko lekarzowi czy pracownikowi, ale i pracodawcy, który może sprawdzić informacje o L4 swoich podwładnych. Co więcej, konto można zintegrować z aplikacją inewi.pl. Co to takiego? Narzędzie do zarządzania i planowania czasu pracy osób zatrudnionych w danej firmie. Pozwala na monitorowanie urlopów, grafiku dyżurów czy właśnie nieobecności w zakładzie pracy ze względu na wystawione zwolnienie lekarskie.

Integracja z PUE ZUS/e-ZLA - co warto wiedzieć?

Inewi.pl umożliwia pobieranie informacji o L4 z systemu PUE ZUS/e-ZLA. Należy tylko poprawnie skonfigurować oba konta. Można to zrobić wchodząc na stronę www.zus.pl i logując się do PUE. Następnie należy przejść do widoku “Płatnik”, “Zaświadczenia lekarskie” i w dolnej części ekranu kliknąć pole: “Ustaw adres e-mail i hasło”. Po wpisaniu adresu mailowego, otrzymamy na niego informację o wygenerowaniu raportu na PUE ZUS. Dodatkowo należy ustawić harmonogram, dzięki któremu raport jest generowany przez ZUS w wybranym interwale (tygodniowym lub miesięcznym), a następnie możliwy do pobrania przez inEwi.

Automatyczne pobieranie informacji o L4

Kolejnym etapem integracji będzie zalogowanie się do inewi.pl i przejście do ustawień systemu. Kolejno przy haśle ZUS e-ZLA trzeba kliknąć pola “Integracje” i “Połącz”. System poprosi o podanie adresu e-mail i Numeru Identyfikacji Podatkowej firmy. Po ich wpisaniu nie pozostaje nic innego jak nacisnąć: “Połącz”. Jednym z ostatnich kroków jest wpisanie numerów PESEL pracowników, których elektroniczne zwolnienia mają pojawiać się w aplikacji. Dzięki integracji inewi.pl z EZUS pracodawca ma wgląd do e-ZLA wszystkich swoich pracowników.

Ile trzeba czekać na dane?

Raport o nowych zaświadczeniach w systemie ZUS e-ZLA(PUE) aktualizuje się w interwale tygodniowym lub miesięcznym, natomiast inewi.pl pobiera dane codziennie, około godziny 5:00 rano. Z uwagi na harmonogram generowania raportów przez e-ZLA (PPUE) integracja nie może działać w czasie rzeczywistym, co może skutkować wystąpieniem opóźnień w imporcie zwolnień lekarskich (L4) z ZUS e-ZLA maksymalnie do jednego miesiąca (zależnie od wyboru cykliczności tworzenia harmonogramu).

Tego rodzaju baza danych to świetne narzędzie dla działów kadrowych dużych przedsiębiorstw, które zatrudniają nawet kilka czy kilkanaście tysięcy osób. Automatyzacja procesu w tym przypadku pozwala zaoszczędzić sporo energii, a także systematyzuje całą dokumentację dotyczącą poszczególnych zatrudnionych. W każdej chwili można też pobrać zaświadczenie lub całościowy raport i wpiąć go do papierowych akt prowadzonych przez zakład pracy.