Urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu elektronicznego (UPO): co to?

Polacy bardzo chętnie korzystają z tej możliwości, oszczędzając tym samym mnóstwo czasu i energii, jakie można stracić, stojąc w długich kolejkach w urzędach. Warto mieć na uwadze, że prawidłowe złożenie dokumentu drogą elektroniczną zawsze powinno zostać potwierdzone przez zwrotny dokument, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

Czym jest UPO?

Urzędowe Poświadczenie Odbioru dokumentu elektronicznego, czyli w skrócie UPO, jest dokumentem potwierdzającym prawidłowe złożenie dokumentu urzędowego. Stanowi tym samym potwierdzenie faktu, że złożona przez nas dokumentacja została odebrana i zweryfikowana przez właściwy podmiot administracyjny. Nie ma tu znaczenia, jakie konkretnie dokumenty zostały złożone. Mogą to być różnego rodzaju wnioski, w tym o wypłatę świadczenia 500+, ale także deklaracje VAT, roczne zeznania podatkowe czy składki na ubezpieczenie. We wszystkich tych przypadkach finalizację złożenia dokumentu stanowi UPO – JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, również składa się drogą elektroniczną.

W przypadku poszczególnych druków urzędowych prawidłowa wysyłka i potwierdzenie odbioru dokumentu może być przekazane za pomocą Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia (UPP) i Urzędowego Poświadczenia Doręczenia (UPD) oraz wspomnianego już Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Wszystkie te typy potwierdzenia złożenia dokumentów możemy spotkać, korzystając z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej, czyli ePUAP. Urzędowe Poświadczenie Odbioru dokumentu elektronicznego (UPO) otrzymujemy najczęściej w przypadku składania druków podatkowych do administracji skarbowej drogą elektroniczną.

Obowiązek złożenia deklaracji PIT

Każdy obywatel Polski uzyskujący dochody ma prawny obowiązek złożenia rocznego zeznania podatkowego do właściwego urzędu skarbowego. Wynika on z art. 45 ust. 1 ustawy o PIT, na którego mocy podatnicy są zobowiązani do składania rocznych zeznań według ustalonego wzoru deklaracji podających wysokości osiągniętego przez nich dochodu w roku podatkowym. Termin złożenia zeznania upływa dnia 30 kwietnia roku następnego. W praktyce oznacza to, że deklarację za rok 2018 składamy do dnia 30 kwietnia 2019 roku. Przepis ten dotyczy podatników, których dochody opodatkowane są według zasad ogólnych lub w formie podatku liniowego. Natomiast podatnicy, którzy opłacają podatek w formie ryczałtu lub karty podatkowej, mają zdecydowanie mniej czasu na złożenie zeznania rocznego – termin w ich przypadku upływa 31 stycznia kolejnego roku.

Składanie deklaracji podatkowej drogą elektroniczną.

Od momentu wejścia w życie systemu umożliwiającego składanie deklaracji PIT drogą elektroniczną cieszy się on niesłabnącą popularnością. Co ciekawe, jest to sposób wygodny nie tylko dla samych podatników, ale również zdecydowanie bardziej preferowany przez urzędy skarbowe. Potwierdzenie złożenia PIT w terminie, czyli UPO, otrzymujemy automatycznie w momencie, gdy nasza deklaracja zostanie odebrana przez właściwy urząd.

Jak wygląda proces składania deklaracji PIT drogą elektroniczną?

Elektroniczne deklaracje podatkowe dostępne są na stronie www.e-deklaracje.gov.pl. Podatnik sam decyduje, czy chce skorzystać z interaktywnych formularzy on-line w formacie PDF, czy też posłużyć się aplikacją e-Deklaracje Desktop, którą należy zainstalować na komputerze. Z możliwości wysyłania elektronicznych deklaracji mogą skorzystać zarówno podatnicy, jak i płatnicy. Jedynym warunkiem jest posiadanie identyfikatora podatkowego, tzn. numeru PESEL lub NIP. Niezbędny jest też dostęp do Internetu oraz odpowiednie oprogramowanie, tzn. program Adobe Reader służący do odczytu plików w formacie PDF, a ponadto odpowiednia wtyczka (plugin) umożliwiająca prawidłowe działanie strony internetowej. Dostępna na stronie ministerstwa finansów aplikacja e-Deklaracje Desktop jest sporym ułatwieniem dla podatników. Umożliwia ona sporządzenie deklaracji podatkowej, korzystając z podpowiedzi pojawiających się przy każdej z pozycji formularza. Program posiada cały katalog formularzy, z którego podatnik może wybrać właściwy. Po wypełnieniu deklaracji podatkowej należy podpisać dokument danymi autoryzującymi, podając kwotę przychodu z poprzedniego roku podatkowego. Ostatnim krokiem jest wysłanie deklaracji za pośrednictwem systemu e-Deklaracje do urzędu skarbowego. W tym celu należy z listy dostępnych Urzędów Skarbowych wybrać ten, któremu podlegamy. Zarówno w przypadku formularzy interaktywnych, jak i aplikacji e-Deklaracje Desktop sporządzonej deklaracji podatkowej zostaje nadany numer referencyjny, dzięki któremu możemy sprawdzić status zeznania podatkowego, kontaktować się z urzędem oraz pobrać UPO, które jest traktowane na równi ze złożeniem dokumentu osobiście w urzędzie skarbowym. Numer referencyjny jest potrzebny nie tylko do sprawdzenia, jaki jest aktualny status PIT, ale także ewentualnych reklamacji w przypadku nieprawidłowego działania programu lub strony internetowej. UPO należy wydrukować i wraz z deklaracją za dany rok przechowywać do czasu przedawnienia.

Jak sprawdzić UPO, by uniknąć późniejszych nieporozumień i problemów w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego? Na Urzędowym poświadczeniu odbioru muszą znaleźć się dane elektroniczne identyczne jak w dokumencie elektronicznym doręczonym do danego urzędu. By UPO było ważne, musi znaleźć się na nim pełna nazwa podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument, data i godzina wprowadzenia dokumentu do systemu teleinformatycznego oraz data i godzina wygenerowania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.