Czym jest faktura uproszczona?

W obrocie gospodarczym istnieje kilka rodzajów potwierdzających dokonanie transakcji gotówkowej lub bezgotówkowej. Oprócz tradycyjnych rachunków są to wszelkiego rodzaju faktury, które mogą przybrać kilka odmiennych od siebie form. Każdy z takich dokumentów pełni ważną funkcję na gruncie skarbowym. W poniższym materiale skupimy się na omówieniu najważniejszych aspektów faktury uproszczonej oraz zastanowimy się, w jakich okolicznościach można ją wystawić.

Polski ustawodawca narzuca na podmioty gospodarcze odpowiednie zachowanie się w przypadku dokonywania przez nie operacji finansowych. Dochowanie wszelkich procedur przewidzianych prawem to obowiązek każdego przedsiębiorcy, a nieznajomość prawa nie jest żadnym usprawiedliwieniem, lecz może bardzo zaszkodzić.

Faktury - co należy o nich wiedzieć

W pierwszej kolejności warto określić, czym dokładnie jest faktura. W rozumieniu przepisów prawnych to dokument sprzedaży potwierdzający zaistniałą transakcję pośredniczących ze sobą stron. Fakturę można wystawić w formie tradycyjnej (papierowej), jak i elektronicznej. Ta ostatnia to tzw. e-faktura generowana coraz częściej przez stworzone do tego kreatory, które ułatwiają życie przedsiębiorcom. Istnieje kilka różnych rodzajów faktur, w tym wspomniana już e-faktura, faktura zaliczkowa, faktura VAT, zwykła faktura sprzedaży, a także faktura uproszczona, której poświęcamy niniejszy tekst.

Czym jest faktura uproszczona?

Jest to jedno z rozwiązań mających na celu ułatwienie rozliczeń między osobami prowadzącymi własną działalność gospodarczą. Faktura uproszczona to odpowiedź na ich potrzeby, która sprawia, że przepływ pieniężny na rynku może odbywać się sprawniej, a także być pozbawiony mniejszej ilości formalności. To właśnie biurokracja sprawiała bowiem, że polski ustawodawca postanowił nieco odciążyć przedsiębiorców tzw. fakturą uproszczoną.

Faktura uproszczona - szczegółowe informacje

Najkrócej tłumacząc faktura uproszczona jest dokumentem zawierającym o wiele mniej danych niż zwykła faktura, co pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Kwota na takim dokumencie musi być jednak niewielka, a w treści faktury należy umieścić wyłącznie dane, które pozwolą nam na określenie poszczególnych stawek podatku. Tego rodzaju różnice sprawiają, że mówi się, iż faktura uproszczona posiada cechy takie jak zwykły paragon fiskalny, który na co dzień otrzymujemy w sklepach, a co więcej - może być nim zastąpiona!

Faktura uproszczona – kiedy można ją wystawić?

Kwestie te reguluje ustawa o VAT. W przepisach znajdujemy normy, które wskazują na to, że fakturę uproszczoną można wystawić wyłącznie w ściśle określonych przypadkach i po spełnieniu wskazanych ustawowo kryteriów. W artykule 106e ust. 5 pkt. 3 wymienionego aktu prawnego znajdujemy zapis o tym, że fakturę można wystawić, gdy mowa o operacjach na maksymalnie 450 złotych lub 100 euro. Ponadto, dokument musi zawierać wspomniane już wcześniej dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.

Jakie dane powinna zawierać faktura uproszczona?

Wiele osób zastanawia się pewnie, jakie dane do faktury są niezbędne? Przede wszystkim należy podać datę jej wystawienia, kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, identyfikujący dokument, numer identyfikujący podatnika, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, nazwę lub rodzaj produktu lub usługi, a także kwotę wszelkich rabatów, zniżek oraz oczywiście całościową kwotę należności.

Jakich danych nie podawać?

Faktura uproszczona nie musi zawierać między innymi imion oraz nazwisk lub nazwy firmy podatnika, czy też nabywcy towaru lub usługi. Nie jest konieczne podawanie dokładnej liczby towarów, jego masy lub zakresu wykonanej usługi, a także cen jednostkowych. Poza tym, wystawiający fakturę uproszczoną może pominąć takie informacje jak: stawka podatku, wartość dostarczonego towaru lub wykonanej usługi, suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną z tego podatku, jak i również kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych.

Paragon jako faktura uproszczona

Bardzo często zdarza się tak, że fakturę uproszczoną zastępuje się zwykłym paragonem fiskalnym. Jest to rozwiązanie w pełni legalne i respektowane przez organy skarbowe. Zgodnie z odpowiednimi rozporządzeniami, w takiej sytuacji należy przestrzegać ściśle określonych wytycznych. Aby paragon fiskalny mógł zostać potraktowany jako faktura uproszczona konieczne będzie umieszczenie na nim między innymi imienia i nazwiska lub nazwy podatnika, adresu punktu sprzedaży, NIP-u podatnika, numeru wydruku, daty i godziny sprzedaży, nazwy towaru lub usługi, ceny jednostkowej towaru lub usługi, ilości i wartości sumarycznej sprzedaży i wielu innych elementów wymienionych w stosownych przepisach. Ich lista jest bardzo długa i jak widzimy przypomina ona wymogi przy wystawianiu zwykłych faktur.

Kiedy nie można wystawiać faktury uproszczonej?

W tym przypadku mówimy o pewnych okolicznościach, które sprawiają, że wystawienie faktury uproszczonej w formie, którą przedstawiliśmy wcześniej, będzie niemożliwe. Oczywiście, wystawić ją można, ale na gruncie prawa będzie nieważna i fakt ten może ściągnąć na przedsiębiorcę kłopoty. Faktura uproszczona nie może dokumentować przede wszystkim dostawy towarów wewnątrz UE, sprzedaży wysyłkowej z Polski do innego kraju, a także dostawy towarów oraz wykonania usługi na rzecz podmiotu gospodarczego z państw członkowskich, gdy zobowiązanym do zapłaty jest nabywca.

Faktura uproszczona wzór

Jeśli ktoś ma problem z wystawieniem faktury uproszczonej, obecna technologia umożliwia wygenerowanie takiego dokumentu automatycznie. Wystarczy skorzystać z gotowego wzoru lub specjalnego kreatora online. Po wpisaniu wszystkich niezbędnych danych system stworzy cały dokument samodzielnie, a jeśli przedsiębiorca będzie mieć jakieś wątpliwości, może skorzystać z podpowiedzi i fachowej pomocy.