Deklaracja VAT-R – jak prawidłowo ją wypełnić?

Formularz VAT-R składa się w celu rejestracji lub aktualizacji danych związanych z podatkiem VAT od towarów i usług. Przedsiębiorca uzyskuje możliwość bycia czynnym podatnikiem VAT. Może też zostać podatnikiem VAT zwolnionym na mocy ustawy. Nowo założona działalność gospodarcza nie jest zobowiązana do rozliczania podatku VAT, jednak większość przedsiębiorców rezygnuje ze zwolnienia i składa formularz VAT-R. Niektóre działy działalności gospodarczej uniemożliwiają zwolnienie i przedsiębiorca zmuszony jest do bycia czynnym podatnikiem VAT.

Druk VAT-R może być trudny do wypełnienia dla osób, które nie prowadziły wcześniej działalności gospodarczej. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest złożenie go osobiście w Urzędzie Skarbowym i poproszenie o sprawdzenie przez urzędnika. Można również korzystać z interaktywnych kreatorów gotowych druków z systemem podpowiedzi. Deklarację VAT-R składa się w urzędzie skarbowym stosownym do miejsca zamieszkania, a także do urzędu miasta i gminy razem z wnioskiem CEIDG-1. Wskazuje się w nim miejsce wykonywania czynności opodatkowanych oraz adres zamieszkania lub siedzibę spółki w przypadku prowadzenia działalności na terenie podległym kilku urzędom skarbowym.

Jak wypełnić VAT-R?

Druk posiada ciemne i jasne pola. Pola ciemne przeznaczone są wyłącznie dla urzędnika urzędu skarbowego. Podatnik wypełnia jedynie jasne pola, koniecznie drukowanymi literami. Jeżeli korzysta się z kreatora, najlepiej jest wydrukować formularz w dwóch egzemplarzach. Jeden dołączamy do dokumentacji księgowej, a drugi oddajemy w urzędzie.

Deklaracja VAT-R, krok po kroku:

A. CEL I MIEJSCE ZŁOŻENIA ZGŁOSZENIA ORAZ INFORMACJA DOTYCZĄCA WŁAŚCIWOŚCI NACZELNIKA URZĘDU SKARBOWEGO

4. Wpisujemy tu cel złożenia dokumentu, czyli rejestrację jako podatnik VAT lub aktualizację formularza zgłoszeniowego.

Miejsce to oczywiście właściwy podatnikowi urząd skarbowy.

6. Tu wskazujemy naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca, w którym mamy zamiar zarejestrować się, jako płatnik podatku VAT.

Pola 6 i 7 wypełniają przedsiębiorcy, mający adres zamieszkania poza granicami kraju.

Pola 8 i 9 uzupełnia się wyłącznie w czasie składania aktualizacji danych.

B. DANE PODATNIKA

Ta część formularza nie powinna sprawić problemów z wypełnieniem. Wpisuje się tu dane podatnika. Należy jednak pamiętać, że przedsiębiorca pozostaje osobą fizyczną, więc w związku z tym nie wpisuje się numeru REGON, lecz NIP. Niektórym podatnikom sprawia kłopot określenie – osoba zagraniczna. Jest to osoba nieposiadająca stałego miejsca zameldowania na terenie kraju.

C.1. OKOLICZNOŚCI OKREŚLAJĄCE OBOWIĄZEK PODATKOWY

Ogólne informacje

To druga strona deklaracji, która sprawia sporo trudności interpretacyjnych osobom wypełniającym.

27. Podatnik nie jest podatnikiem w rozumieniu art.15 ustawy.

Zgodnie z ustawą, zakładający pozarolniczą działalność gospodarczą jest podatnikiem. Dlatego pozostawia to pole puste.

28. Podatnik posiada siedzibę lub miejsce stałego zamieszkania poza terytorium kraju.

Jeżeli podatnik spełnia wymienione warunki, wtedy zaznacza to pole. Jeżeli mieszka i prowadzi działalność na terenie kraju, pozostawia je puste.

29. Podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą nie ma prawa do zwolnienia, o którym mowa w art.113 ust.1 lub 9 ustawy.

Do zwolnienia uprawniona jest osoba zakładająca pozarolniczą działalność gospodarczą. Pozostawia to pole puste. Zwolnienie nie przysługuje w przypadku zajmowania się dostawą metali szlachetnych, podlegających podatkowi akcyzowemu, świadczy usługi jubilerskie lub prawnicze. Te osoby zaznaczają to pole, podobnie jak ci, którzy zaznaczyli pole 28.

30. Podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art.113 ust.1 lub 9 ustawy.

Osoba zgłaszająca się do rejestracji jako płatnik VAT nie zaznacza tego pola. Będzie mogła to zrobić, składając aktualizację, jeżeli będzie chciała zostać zwolniona z bycia czynnym płatnikiem.

31. Podatnik będzie dokonywał (dokonuje) sprzedaży wyłącznie zwolnionej od podatku od towarów i usług na podstawie art.43 ust.1 pkt 1-2, 4-15 i art.82.

Towary i usługi zwolnione z podatku VAT są nieliczne i należą do nich np. handel używanymi przedmiotami, wykonywanie zawodu technika dentystycznego, prowadzenie kantoru walutowego. Jeżeli podatnik nie będzie zajmował się tego rodzaju działalnością, pozostawia to pole puste.

32. Podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art.43 ust.1 pkt 3 ustawy.

To pole zaznaczają rolnicy ryczałtowcy.

33. Podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art.113 ust.1 lub 9 ustawy.

Podatnik, który zgłasza się, jako czynny płatnik VAT rezygnuje ze zwolnienia, więc zaznacza to pole.

34. Podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art.43 ust.1 pkt 3 ustawy.

Tu zaznaczają rolnicy ryczałtowcy, którzy chcą zrezygnować ze zwolnienia.

35. Podatnik traci (utracił) zwolnienie, o którym mowa w art.113 ust.1 lub 9 ustawy.

Po przekroczeniu limitu sprzedaży w wysokości 150000 zł podatnik traci prawo do zwolnienia. Jeżeli dotyczy to osoby składającej deklarację, należy zaznaczyć to pole.

36. Podatnik będzie dokonywał (dokonuje) sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art.24 ust.4 ustawy.

Tu zaznaczają osoby, które opłacają VAT w innych krajach UE i przesyłają opodatkowany nim towar do Polski.

37. Podatnik rezygnuje (zrezygnował) z opodatkowania sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraj zgodnie z art.24 ust.7 ustawy.

To pole wypełniają osoby rezygnujące z działań opisanych w punkcie 36.

38. Data.

Wpisuje się tu datę, z którą wchodzą w życie opcje z punktów: 27 do 37.

39. Obowiązek podatkowy u małych podatników:

1. Podatnik wybiera (wybrał) metodę kasową.

Po wybraniu tej metody ustala się moment zobowiązania względem urzędu skarbowego z tytułu podatku VAT. Nastąpi to w dniu opłacenia towaru, czy usługi. Pomniejszenie zobowiązania z tytułu VAT następuje w momencie opłacenia zakupionych usług i towarów.

2. Po przekroczeniu sprzedaży brutto w wysokości 1200000 Euro w minionym roku podatnik nie może już prowadzić metody kasowej.

3. Zaznacza się, gdy rezygnuje się z metody kasowej.

Jeżeli nie wybiera się metody kasowej, wtedy wszystkie trzy pola pozostawia się puste. Metoda ta nie jest dostępna dla korzystających z księgowości internetowej.

44. Deklaracje kwartalne.

Jeżeli podatnik nie chce się rozliczać co miesiąc, może to robić kwartalnie i wypełniać tylko cztery deklaracje w roku.

47. Szczególne procedury.

Pozycja 1 i 2 wypełniają wyłącznie taksówkarze, zaś pozycję 3 i 4 – handlarze złotem.

C.2. INFORMACJE DOTYCZĄCE SKŁADANIA DEKLARACJI

50. VAT-7 – zaznaczamy, gdy chcemy rozliczać się miesięcznie.

51. VAT-7K – zaznaczamy, gdy chcemy rozliczać się kwartalnie.

52. VAT-7D – nie dotyczy małych podatników.

53. VAT-8 – zaznaczają osoby niezobowiązane do składania żadnej z wymienionych deklaracji.

54. VAT-12 – zaznaczają taksówkarze, opodatkowani w formie ryczałtu.

C.3. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH

59. Podatnik podlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie dokonywał lub dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (…)

Zaznaczają osoby planujące wewnątrzwspólnotową dostawę lub nabycie towarów oraz import/eksport usługi.

60. Podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny lub osoba prawna niebędąca podatnikiem w rozumieniu art.15 ustawy będzie dokonywać, lub dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Zaznaczają osoby niebędące podatnikami VAT, ale kupujący towary na terenie krajów UE z wyłączeniem Polski.

61. Podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie świadczył lub świadczy usługi, do których stosuje się art.100 ust.1 pkt 4 ustawy (…).

Zaznaczają osoby niebędące czynnymi płatnikami VAT, a chcące importować lub eksportować usługi opodatkowane VAT.

63. Podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT UE zaprzestał dokonywania wewnątrzwspólnotowych dostaw oraz wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, oraz świadczenia usług (…).

W formularzu aktualizującym zaznaczają osoby niebędące vatowcami i kończące działania zadeklarowane w punkcie 59.

D. OŚWIADCZENIE I PODPIS PODATNIKA LUB OSOBY REPREZENTUJĄCEJ PODATNIKA

Ta część zwykle nie sprawia uzupełniającym trudności. Wystarczy podpis podatnika składającego deklarację.

Część E wypełnia pracownik urzędu skarbowego.