Diety krajowe w podróżach służbowych w 2018 roku

Ze względu na podróż krajową, odbywaną w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, zatrudnionemu przysługują: diety oraz zwroty kosztów za przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi i za inne niezbędne oraz udokumentowane wydatki, które zostały określone lub uznane przez pracodawcę wobec uzasadnionych potrzeb. Stanowi o tym Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Diety krajowe - co to?

Akt ten został wydany w związku z zapisami art. 775 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy, stanowiącymi: „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Rozporządzenie dotyczy co prawda pracowników sfery budżetowej, jednak jest ono wyznacznikiem także dla zatrudnionych w innych zakładach pracy. Ustala ono bowiem minimalne stawki diet czy zwrotów kosztów za poszczególne wydatki, które inni pracodawcy powinni (w odniesieniu do rozporządzenia) regulować układami zbiorowymi pracy, regulaminami wynagradzania lub umowami o pracę.

Co istotne, stawki ustalone przez rozporządzenie z 2013 roku od tego czasu nie uległy zmianie i obowiązują również przy rozliczaniu podróży krajowych w 2018 roku.

Dieta – delegacja krajowa w 2019

Zgodnie ze wskazanym rozporządzeniem, dieta w trakcie podróży krajowej powinna zostać przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Wysokość diety to 30 zł za dobę podróży.  Nie w każdym przypadku zostanie ona jednak wypłacona w dokładnie takiej wysokości – jest ona zależna od długości trwania delegacji.

„Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości”.

Wskazać jednak trzeba, że dieta w delegacji nie zawsze przysługuje. Jest tak w sytuacji, gdy pracownik został oddelegowany do miejscowości, w której posiada swój stały lub czasowy pobyt. Kolejny przypadek to pracownik powracający w trakcie dłuższej podróży krajowej do swojego domu: „Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem”. Może on skorzystać więc ze zwrotu kosztów przejazdu, jednak dieta za spędzone w ten sposób dni wolne mu nie przysługuje. Dieta nie jest również należna zatrudnionym, którym w trakcie podróży służbowej zapewniono bezpłatne i całodzienne wyżywienie.

Diety krajowe podlegają także pomniejszeniu, jeśli pracownikowi zapewniono nawet częściowo bezpłatne wyżywienie. Kwotę tę zmniejsza się odpowiednio o: 25% diety, jeżeli zatrudniony otrzymuje śniadanie, 50% diety, jeśli otrzymuje obiad oraz 25% diety, gdy otrzymuje kolację.

Przepisy te są stosowane też w odniesieniu do usług hotelarskich, w ramach których zatrudnionym zapewniane jest wyżywienie.

Podróże krajowe – zwroty kosztów

Stawka diety stanowi jednocześnie wyznacznik limitu innych kosztów, o zwrot których może ubiegać się pracownik przebywający w delegacji. W przypadku usług noclegowych, zatrudnionemu należy się zwrot poniesionych w tym celu kosztów, o ile potwierdzone zostały stosownymi rachunkami. Zwrot sięgać może maksymalnie dwudziestokrotności stawki diety za jedną dobę hotelową. Zgodnie z obowiązującymi stawkami, może być to więc maksymalnie 600 zł. Ponadto w uzasadnionych przypadkach pracodawca może zgodzić się na zwrot kosztów przekraczających ten limit. Jeżeli pracownikowi w trakcie delegacji nie zapewniono bezpłatnie noclegu i nie przekazał on pracodawcy rachunku za wydatki poniesione na ten cel, za każdy z noclegów przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety – to zatem 45 zł. Ryczałt otrzymać można za noclegi trwające przynajmniej 6 godzin, pomiędzy godziną 21 a godziną 7. Z drugiej strony ani zwrot kosztów za nocleg, ani ryczałt nie są pracownikowi należne za sam czas przejazdu oraz w sytuacji, gdy pracodawca stwierdzi, iż zatrudniony może codziennie powracać do miejscowości swojego stałego albo czasowego pobytu.

Pracownik skorzystać może także z ryczałtu na pokrycie wydatków związanych z dojazdami środkami komunikacji miejscowej w trakcie podróży krajowej. Za każdą rozpoczętą dobę delegacji zatrudnionemu przysługuje na ten cel 20% wysokości diety – to 6 zł. Jeżeli koszty dojazdu nie są przez pracownika ponoszone, ryczałt nie jest należny. Alternatywą jest też wyrażenie przez pracodawcę zgody na pokrycie wszelkich udokumentowanych kosztów dojazdu – w tej sytuacji ryczałt nie obowiązuje.

Oprócz diety oraz zwrotu poszczególnych kosztów, pracownik skorzystać może także z zaliczki: „Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów”.

Kalkulator delegacji krajowych i diet - przykłady

Po wyjaśnieniu czym dokładnie jest dieta krajowa i ile wynosi, oraz czym charakteryzuje się delegacja krajowa, warto przyjrzeć dokładniej wszystkim kosztom. Posłuży do tego kalkulator delegacji. Załóżmy, że pracownik wyrusza w delegację krajową o godzinie 7.00 rano 1 lipca 2019 roku, a wraca 3 lipca o godzinie 20.00. Diety krajowe za dobę podróży wynoszą 30 zł. Liczba zapewnionych bezpłatnych posiłków to dwa śniadania, dwa obiady i dwie kolacje. Koszt podróży wynosi 200 zł kolejami PKP. Mamy dwa noclegi, za które obowiązuje ryczałt, a koszt noclegów wynosi 300 zł. Jeśli pracownik otrzyma zaliczkę w wysokości 400 zł, po powrocie do wypłaty przysługuje mu jeszcze 220 zł, ponieważ łączny koszt delegacji wyniesie 620 zł. Obliczanie diety krajowej i delegacji jest skomplikowaną procedurą. Dlatego lepiej ułatwić sobie cały proces, korzystając z planowania delegacji online poprzez system Inewi. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów oraz repozytorium plików w łatwy sposób delegujesz pracownika. Kalkulator diet będzie dostępny podczas planowania delegacji online.