Urlop bezpłatny: Czas trwania i uprawnienia

Urlop bezpłatny jest jednym z narzędzi, które pracodawcy mogą zaoferować swoim pracownikom, by umożliwić im przerwę od pracy bez rezygnowania z zatrudnienia. Choć w polskim Kodeksie pracy nie znajdziemy szczegółowych regulacji dotyczących długości urlopu bezpłatnego ani jego specyfiki, przepisy wyznaczają ogólne ramy, w jakich pracodawca i pracownik mogą ustalić warunki tego rodzaju urlopu.

Czym jest urlop bezpłatny?

Urlop bezpłatny to przerwa w pracy, którą pracownik może wziąć za zgodą pracodawcy. W tym czasie pracownik nie wykonuje swoich obowiązków służbowych, a pracodawca nie wypłaca mu wynagrodzenia. Urlop ten nie jest wliczany do stażu pracy, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Kluczowym elementem urlopu bezpłatnego jest dobrowolność – pracownik musi złożyć wniosek o urlop, a pracodawca musi wyrazić na niego zgodę.

Urlop bezpłatny, jak sama nazwa wskazuje jest okresem, kiedy pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia. Tym samym udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego wiąże się również z nieopłacaniem zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

W praktyce oznacza to, że gdy upłynie miesiąc urlopu bezpłatnego pracownik traci ubezpieczenie zdrowotne, prawo zo zasiłku chorobowego, opiekuńczego i macierzyńskiego, a także prawo do świadczenia rehabilitacyjna. Czas ten nie włącza się też do stażu pracy, potrzebnego między innymi do obliczania wysokości emerytury.

Wymiar urlopu bezpłatnego

Długość urlopu bezpłatnego

Urlop bezpłatny, jako jedno z uprawnień pracowniczych, może budzić pewne wątpliwości co do warunków, na jakich przysługuje. W tym miejscu pochylimy się nad konkretnymi zagadnieniami, które nasuwają się w związku z tą instytucją. W pierwszej kolejności warto poruszyć kwestię często pojawiającego się pytania - ile trwa urlop bezpłatny? Odpowiedź, jak to zwykle bywa w przypadku regulacji prawnych, brzmi - to zależy.

Tym razem jednak nie jest to powód do konsternacji; ramy czasowe dla urlopu bezpłatnego kształtują się bowiem odmiennie w zależności od treści wniosku pracownika. To on wskazuje na konkretny okres, w którym chciałby skorzystać z urlopu, a Kodeks Pracy nie ogranicza go w tym zakresie. Decydujące w tym przypadku są wyłącznie jego potrzeby. Zatem czas trwania urlopu jest uzgadniany indywidualnie między pracownikiem a pracodawcą. Może trwać od kilku dni do kilku lat, w zależności od potrzeb i okoliczności. Nie ma też przeciwwskazań by wydłużyć urlop bezpłatny.

Wpływ urlopu bezpłatnego na urlop wypoczynkowy

Warto wiedzieć, że okres urlopu bezpłatnego obniża wymiar należnego urlopu wypoczynkowego. Wszystko dlatego, że za każdy przepracowany miesiąc pracownikowi przysługuje urlop płatny w wymiarze 1/12 pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Czas urlopu bezpłatnego jest okresem, kiedy pracownik nie świadczy pracy i nie otrzymuje wynagrodzenia, a więc tym samym nie wypracowuje sobie płatnego urlopu wypoczynkowego.

Długotrwały urlop bezpłatny

Urlopy bezpłatne mogą być szczególnie korzystne dla pracowników planujących dłuższą przerwę, na przykład w celu podjęcia studiów, opieki nad dzieckiem, czy realizacji innych ważnych projektów życiowych. Pracodawcy powinni jednak rozważyć potencjalne konsekwencje udzielenia długotrwałego urlopu bezpłatnego, takie jak potrzeba zastąpienia pracownika na czas jego nieobecności oraz utrzymanie ciągłości operacyjnej firmy.

Krótkotrwały urlop bezpłatny

Krótkotrwałe urlopy bezpłatne mogą być wykorzystywane w sytuacjach, gdy pracownik potrzebuje krótkiego odpoczynku, jednak nie ma już dostępnych dni wolnych dostępnych w ramach płatnego urlopu wypoczynkowego. W takim przypadku pracodawcy często są o wiele bardziej skłonni do udzielenia zgody na urlop bezpłatny, gdyż jego wpływ na funkcjonowanie firmy jest znikomy.

Kiedy można wziąć urlop bezpłatny?

Każdy z urlopów pracowniczych przysługuje w odmiennych okolicznościach. Te istotne z punktu widzenia urlopu bezpłatnego uregulowano w art. 174. i 174a. Kodeksu Pracy. Ten pierwszy stanowi, iż na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego, podczas gdy drugi objaśnia, że za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami.

Z przywołanych regulacji wynika, że urlop bezpłatny wymaga każdorazowo osiągnięcia konsensusu między pracodawcą a pracownikiem - niezależnie od tego, kto wychodzi z inicjatywą. Współpracę tę znacznie ułatwiają dedykowane programy, z których pomocą można usystematyzować obieg wniosków w firmie. Nie istnieją przy tym ograniczenia w zakresie terminu wysłania na urlop czy też kolejności przebywania na urlopie bezpłatnym względem pozostałych jego rodzajów. W szczególności nie ma konieczności wykorzystania urlopu wypoczynkowego przed udaniem się na ten bezpłatny. O urlop bezpłatny wnioskować mogą również pracownicy młodociani.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego?

Wniosek o udzielenie urlopu ma to do siebie, że może zostać uwzględniony lub też nie. W polskim Kodeksie pracy nie istnieje przepis, który zobowiązywałby pracodawcę do wyrażenia zgody na taki urlop, z wyjątkiem określonych przypadków przewidzianych w przepisach szczególnych. Pracownicy powinni się więc kierować się przy formułowaniu wniosku racjonalnymi przesłankami i argumentami (choć formalnie nie ma takiego obowiązku), a pracodawcy powinni być otwarci na udzielenie urlopu bezpłatnego, oczywiście jeśli nie zakłóci to w znaczny sposób normalnego toku pracy przedsiębiorstwa.

Niemniej jednak pracodawcy powinni pamiętać, że mogą odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego, jeśli interes firmy jest zagrożony, a także nie ma możliwości zastąpienia pracownika. Odmowa udzielenia urlopu bezpłatnego przez pracodawcę jest decyzją ostateczną i nie może być zaskarżona przez pracownika. Jednak pracodawca powinien pamiętać, że decyzja ta może wpłynąć na motywację pracownika oraz atmosferę pracy w zespole. Warto więc, by ewentualna odmowa była uzasadniona i przeprowadzona w sposób transparentny, co pomoże uniknąć nieporozumień i negatywnych konsekwencji w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi.

Odwołanie pracownika z urlopu bezpłatnego

Pracodawcy powinni wiedzieć, że Kodeks pracy przewiduje prawo do odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn, jeżeli ten trwa dłużej niż 3 miesiące. Odwołanie pracownika z urlopu bezpłatnego jest jednak sytuacją wyjątkową i powinno mieć miejsce w ostateczności.

Zwolnienie z pracy w trakcie urlopu bezpłatnego

W trakcie urlopu bezpłatnego pracownik pozostaje w stosunku pracy, mimo że pracownik nie świadczy pracy i nie otrzymuje pensji. Jednakże ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych przez pracownika, które miało miejsce przed rozpoczęciem urlopu lub w trakcie jego trwania, pracodawca ma prawo rozwiązać umowę o pracę. W sytuacjach takich jak ciężkie przewinienia dyscyplinarne, które mogą mieć wpływ na integralność działalności firmy, pracodawca może podjąć decyzję o rozwiązaniu stosunku pracy, nawet jeśli pracownik jest na urlopie bezpłatnym. Ważne jest, aby wszelkie decyzje o zwolnieniu były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy i były dokładnie udokumentowane.

Czas trwania urlopu bezpłatnego a staż pracy

O ile o urlop bezpłatny można ubiegać się niezależnie od posiadanego stażu pracy, o tyle staż pracy zależy w znacznej mierze od tego, ile trwa urlop bezpłatny i na czyj wniosek jest wykorzystywany. O ile bowiem mowa o urlopie, o który wnioskował sam pracownik, nie jest on wliczany do okresu jego pracy; w sytuacji zaś, gdy celem udania się na urlop bezpłatny było wykonywanie pracy u innego pracodawcy, na podstawie uprzednio zawartego porozumienia, okres urlopu bezpłatnego podlega już zaliczeniu. Tym samym wpływa on na uprawnienia pracownicze przysługujące u pierwotnego pracodawcy.

Czy jest możliwe zwolnienie z pracy w czasie bezpłatnego urlopu?

Po zakończeniu urlopu bezpłatnego pracownik ma prawo powrócić na swoje poprzednie stanowisko pracy lub, jeśli nie jest to możliwe, na inne stanowisko odpowiadające jego kwalifikacjom. Pracodawca nie może odmówić pracownikowi powrotu do pracy, chyba że zawarto inne porozumienie lub zaszły okoliczności uniemożliwiające dalsze zatrudnienie, takie jak likwidacja stanowiska pracy.

Zgodnie z art. 41. Kodeksu Pracy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Regulacja ta odnosi się bezpośrednio do urlopu bezpłatnego, w wyrazie zasady ochrony trwałości stosunku pracy. Od każdej zasady istnieją jednak wyjątki i tak też jest w tym przypadku.

Trwający co najmniej 3 miesiące urlop bezpłatny nie stoi bowiem na przeszkodzie zwolnieniu pracownika w sytuacji, gdy zakład ogłasza upadłość lub podlega likwidacji. Innym powodem zwolnienia, niezależnie od tego, ile dni trwa urlop bezpłatny, jest przewinienie dyscyplinarne pracownika, który dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Istnieje również możliwość wypowiedzenia przez pracownika stosunku pracy w czasie odbywania urlopu bezpłatnego, jak i rozwiązania umowy za obopólnym porozumieniem stron.

Jakie dodatkowe dokumenty są potrzebne przy urlopie bezpłatnym?

Aby móc ubiegać się o urlop bezpłatny, należy złożyć odpowiedni, pisemny wniosek o urlop bezpłatny w dziale kadr lub u pracodawcy. Prawo nie przewiduje konieczności jego uzasadniania, jednak, biorąc pod uwagę okoliczność, że to pracodawca ostatecznie decyduje o jego pozytywnym rozpatrzeniu, warto zdecydować się na przedstawienie racji, które stoją za podjęciem tego kroku.

Jeżeli konkretna sytuacja tego nie wymaga albo też chęć zachowania dyskrecji co do własnych pobudek wysuwa się na pierwszy plan, wystarczy zawrzeć we wniosku informację odnośnie do planowanego okresu urlopu, wskazać podstawę prawną i opatrzyć go własnoręcznym podpisem.