Jak zmienić urząd skarbowy w 2025 roku? – aktualizacja adresu w PIT

Każdy z nas, niezależnie czy prowadzi firmę, czy też nie, jest zobligowany do składania deklaracji podatkowych we właściwym urzędzie skarbowym. W życiu wielu Polaków przychodzi jednak moment, kiedy zmieniają miejsce zamieszkania lub siedzibę swoich przedsiębiorstw. Wówczas pojawia się wątpliwość związana ze zmianą urzędu skarbowego oraz formalnościami, które trzeba dopełnić, aby to zrobić. W poniższym artykule odpowiadamy na najważniejsze pytania w tej kwestii, uwzględniając aktualne przepisy na 2025 rok.

Właściwość urzędu skarbowego

O tym, w którym urzędzie skarbowym się rozliczamy, decyduje właściwość miejscowa. Jest to istotne, ponieważ to w danym urzędzie przedsiębiorca składa deklaracje podatkowe oraz opłaca podatki. To również tam może zostać wezwany do korekty lub złożenia wyjaśnień, gdy fiskus ma jakiekolwiek wątpliwości dotyczące finansów osoby fizycznej lub firmy.

Właściwość urzędu skarbowego jest określana na podstawie przepisów prawa. Jak czytamy w artykule 17 Ordynacji podatkowej, w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych kluczowe znaczenie ma miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika. W przypadku osób prawnych (np. spółek) właściwość urzędu zależy od adresu siedziby podmiotu. Z kolei dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, liczy się adres rzeczywistego zamieszkania.

Urząd skarbowy a zmiana miejsca zamieszkania

Każdy podatnik jest zobligowany do składania deklaracji podatkowych. Przedsiębiorcy mają jednak dodatkowe obowiązki, takie jak składanie rocznych zeznań podatkowych czy deklaracji dotyczących VAT. Warto wiedzieć, że przy zmianie miejsca zamieszkania, podatnik musi odpowiednio zaktualizować swoje dane w urzędzie skarbowym.

Zmiana urzędu skarbowego – co należy zrobić?

Zmiana urzędu skarbowego związana ze zmianą miejsca zamieszkania lub siedziby firmy odbywa się podobnie jak jego przypisanie przy zakładaniu działalności gospodarczej. Po zaktualizowaniu danych w Centralnej Ewidencji i Działalności Gospodarczej (CEIDG), urząd gminy przekazuje informacje do urzędu skarbowego, który przypisuje nowy urząd właściwy miejscowo.

Ważne: Po zaktualizowaniu danych w CEIDG, przedsiębiorca nie musi osobiście zgłaszać zmiany w urzędzie skarbowym, chyba że jest czynnym podatnikiem VAT. W takim przypadku, obok aktualizacji w CEIDG, przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia formularza VAT-R, w którym wskazuje nowy urząd skarbowy.

Zgłoszenie aktualizacyjne ZAP-3

Zmiana adresu zamieszkania dotyczy nie tylko przedsiębiorców, ale także osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Jeśli obywatel zmienia miejsce zamieszkania, może zgłosić to urzędowi skarbowemu przy pomocy formularza ZAP-3.

Formularz ZAP-3 jest przeznaczony dla osób fizycznych, które:

• są zarejestrowane w systemie PESEL,
• nie prowadzą działalności gospodarczej,
• nie są podatnikami VAT,
• nie są płatnikami składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.

Formularz ZAP-3 można złożyć osobiście, pocztą lub online (wymaga podpisu elektronicznego). Osoby bez podpisu elektronicznego muszą wysłać formularz tradycyjną pocztą.

Zmiana urzędów skarbowych przy przeprowadzce za granicę

W przypadku przeprowadzki za granicę, PIT należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania na terytorium Polski w dniu 31 grudnia danego roku. Osoba, która przeprowadza się za granicę w trakcie roku, powinna zaktualizować swój adres na formularzu PIT lub skorzystać z formularza ZAP-3 w celu zgłoszenia zmiany urzędowi skarbowemu.

Co zrobić, gdy złożymy deklarację do niewłaściwego urzędu?

W przypadku złożenia deklaracji do niewłaściwego urzędu skarbowego, należy niezwłocznie przekazać dokumenty do odpowiedniego urzędu. Taka pomyłka nie pociąga za sobą poważnych konsekwencji prawnych, pod warunkiem że dokumenty zostały złożone w terminie. Najważniejsze jest, aby skontaktować się z urzędami i upewnić, że sprawa zostanie poprawnie rozpatrzona.