Jawność wynagrodzeń – od kiedy obowiązuje? Poradnik dla firm

W dyskusji o równym traktowaniu pracowników nie ma dziś ważniejszego tematu niż jawność wynagrodzeń. Zmiany w polskim Kodeksie pracy i unijne przepisy wprowadzają m.in. obowiązek przekazania osobie ubiegającej się o zatrudnienie informacji o wynagrodzeniu w postaci jego początkowej wysokości lub przedziału opartego na obiektywnych, neutralnych kryteriach, zakaz pytania o historię wynagrodzeń oraz po pełnym wdrożeniu dyrektywy 2023/970 do prawa krajowego wzmocnienie prawa pracowników do informacji o poziomie płac w firmie.

Rosnące wymagania dotyczące tzw. „jawności wynagrodzeń” wynikają zarówno z nowelizacji Kodeksu pracy z 4 czerwca 2025 r., jak i z dyrektywy 2023/970. Przedsiębiorcy mają niewiele czasu, aby przygotować się do nowych zasad – od 24 grudnia 2025 r. każdy proces rekrutacyjny zmierzający do nawiązania stosunku pracy będzie musiał spełniać wymogi informacyjne dotyczące wynagrodzenia wobec kandydatów. Zmiany te zostały wprowadzone w celu zwiększenia przejrzystości wynagrodzeń i ułatwienia wychwytywania ewentualnych nierówności płacowych.

Najważniejsze informacje

1. Od 24 grudnia 2025 r. nowe przepisy wprowadzają dla pracodawców wyraźny obowiązek podawania kandydatowi informacji na temat wynagrodzenia lub jego przedziału.

2. Nowelizacja Kodeksu pracy zakazuje pytania kandydatów o ich dotychczasowe zarobki, a prawo pracowników do informacji o średnich wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn na podobnych stanowiskach ma zostać dopiero wprowadzone.

3. Dyrektywa 2023/970 przewiduje stopniowe objęcie obowiązkiem raportowania luki płacowej pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób - od 2027 r. dotyczy to pracodawców z co najmniej 250 pracownikami (corocznie) oraz z 150–249 pracownikami (co 3 lata), natomiast podmioty zatrudniające 100–149 osób zostaną objęte raportowaniem dopiero od 2031 r.

4. Niedostosowanie się do nowych wymogów może wiązać się z karami finansowymi od 1 000 do 30 000 zł oraz ryzykiem sankcji za nieusunięcie stwierdzonych nierówności.

Dlaczego jawność wynagrodzeń jest ważna?

Płace w wielu branżach nadal pozostają tajemnicą, co utrudnia eliminowanie dyskryminacji i utrwalanie stereotypów. Według danych Komisji Europejskiej różnica w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn w Unii Europejskiej wynosi około 13 %. W Polsce jest niższa, ale w zależności od metodologii waha się od 4,5 % do 8,5 %. Ukrywanie wynagrodzeń sprzyja utrzymywaniu tych różnic. Jawność wynagrodzeń pomaga budować zaufanie w organizacji, motywuje pracodawców do ustalania przejrzystych kryteriów płacowych i ułatwia kandydatom ocenić ofertę już na etapie ogłoszenia. Z badania polskich serwisów rekrutacyjnych wynika, że oferty zawierające widełki płacowe cieszą się większym zainteresowaniem kandydatów, co skraca proces rekrutacji i zmniejsza liczbę nieudanych rozmów. Coraz więcej organizacji traktuje jawność wynagrodzeń i szerszą jawność płac jako element kultury organizacyjnej, a nie tylko formalny obowiązek wynikający z przepisów. Brak przejrzystości w zasadach wynagradzania sprzyja powstawaniu zarzutów dyskryminacji płacowej, które coraz częściej pojawiają się w sporach sądowych i kontrolach instytucji publicznych.

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń – od kiedy i jakie obowiązki wprowadza dla pracodawców?

Przyjęta w czerwcu 2025 r. nowelizacja Kodeksu pracy częściowo wdraża dyrektywę 2023/970, ograniczając się na razie do obowiązków informacyjnych w rekrutacji i zakazu pytania o wcześniejsze wynagrodzenie, a jednocześnie doprecyzowuje obowiązki informacyjne pracodawcy wobec kandydatów oraz wzmacnia znaczenie przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu. Najważniejsze obowiązki zaczną obowiązywać po półrocznym vacatio legis, czyli 24 grudnia 2025 r. W art. 183ca Kodeksu pracy zapisano, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie na danym stanowisku musi otrzymać od pracodawcy informację o wynagrodzeniu rozumianym szeroko, jako wszystkie składniki wynagrodzenia i inne świadczenia związane z pracą (w tym o jego początkowej wysokości wynagrodzenia lub przedziale opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, a także o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania). Z kolei znowelizowany art. 22¹ § 1 pkt 6 Kodeksu pracy wprost zakazuje pracodawcy żądania od kandydata informacji o wynagrodzeniu osiąganym w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy. Oznacza to w praktyce konieczność zamieszczania proponowanej kwoty lub przedziału wysokości wynagrodzenia w ogłoszeniu o prace albo przekazywania tej informacji najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną lub zawarciem umowy. Przekazanie tych danych przed nawiązaniem stosunku pracy pozwala kandydatowi świadomie podjąć decyzję o zatrudnieniu i uniknąć nieporozumień płacowych już po podpisaniu umowy. Ważne jest, aby jasno poinformować kandydata o głównych składnikach wynagrodzenia (np. premiach, dodatkach, świadczeniach pozapłacowych) oraz zasadach wynagradzania wynikających z obowiązującego u pracodawcy układu zbiorowego lub regulaminu. Poza zmianami w rekrutacji sama dyrektywa 2023/970 przewiduje również szereg dodatkowych praw dla pracowników, które Polska musi jeszcze wdrożyć do 7 czerwca 2026 r.:

• Po wdrożeniu dyrektywy pracownik ma uzyskać prawo zwrócenia się do pracodawcy o informacje pozwalające ocenić czy jego wynagrodzenie nie jest niższe od wynagrodzeń osób innej płci wykonujących taką samą lub porównywalną pracę (np. informacje o przeciętnych wynagrodzeniach w danej kategorii stanowisk).

• Szczegółowy zakres tych informacji (w tym to, czy pracodawca będzie podawał średnią i medianę wynagrodzeń oraz w jakim terminie musi odpowiedzieć) zostanie dopiero określony w polskiej ustawie wdrażającej dyrektywę.

• Dyrektywa zakłada także, że postanowienia umów, które uniemożliwiają pracownikom ujawnianie własnego wynagrodzenia w celu dochodzenia równości płac, mają być bezskuteczne oraz że zostaną wzmocnione zasady dochodzenia roszczeń z tytułu dyskryminacji płacowej. Konkretne rozwiązania pojawią się w przepisach krajowych wdrażających dyrektywę.

Warto podkreślić obowiązek stosowania neutralnego języka w ofertach pracy. Pracodawca ma obowiązek formułować ogłoszenia o pracę i nazwy stanowisk w sposób neutralny płciowo i niedyskryminujący, a więc używanie w ogłoszeniu wyłącznie formy żeńskiej lub męskiej (np. tylko „księgowa”) czy określeń sugerujących wiek kandydata może zostać uznane za naruszenie zasady równego traktowania, jeżeli z treści ogłoszenia lub przebiegu rekrutacji wynika, że oferta jest faktycznie kierowana do określonej grupy osób.

Raportowanie różnic w wynagrodzeniach

Unijna dyrektywa 2023/970 wprowadza obowiązek raportowania wskaźników luki płacowej, ale w Polsce nie ma jeszcze krajowych przepisów nakładających taki obowiązek – muszą one zostać uchwalone do 7 czerwca 2026 r. Dyrektywa zakłada wyrównywanie sytuacji kobiet i mężczyzn właśnie za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń, takich jak prawo do informacji, raportowanie luki płacowej i obowiązki informacyjne wobec kandydatów.

Zgodnie z dyrektywą pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników mają przekazywać właściwemu organowi informacje o różnicach w wynagrodzeniach, natomiast firmy z 250 i więcej pracownikami co roku, a podmioty zatrudniające od 100 do 249 osób co trzy lata. Raport ma obejmować m.in. średnią i medianę wynagrodzeń kobiet i mężczyzn według kategorii stanowisk oraz inne wskaźniki dotyczące struktury płac. Jeżeli dane wykażą lukę przekraczającą 5% i nieuzasadnioną obiektywnymi, neutralnymi kryteriami, pracodawca będzie zobowiązany do dokonania wraz z przedstawicielami pracowników wspólnej oceny wynagrodzeń i przygotowania działań naprawczych. Dyrektywa nakazuje także wprowadzenie skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających sankcji np. kar finansowych oraz dopuszcza powiązanie naruszeń z zasadami udziału w zamówieniach publicznych. Ostateczny kształt tych rozwiązań w Polsce będzie znany dopiero po przyjęciu ustawy wdrażającej. Regularne monitorowanie różnic płacowych między kobietami i mężczyznami pozwala reagować na nie wcześniej, zanim przerodzą się w formalne spory lub kontrole.

Sankcje i odpowiedzialność pracodawców

Ustawa przewiduje kary za naruszenie nowych przepisów. Dla pracodawców oznacza to, że brak dostosowania się do zmian wprowadzonych przez nowelizację kodeksu pracy w obszarze jawności płac może skutkować zarówno odpowiedzialnością wykroczeniową, jak i cywilną. Większa przejrzystość zasad wynagradzania ma również ograniczać ryzyko dyskryminacji płacowej i związanych z nią roszczeń pracowniczych. Za naruszenie przepisów Kodeksu pracy dotyczących obowiązku przekazania informacji o wynagrodzeniu oraz zakazu żądania od kandydata danych o jego dotychczasowych zarobkach pracodawcy może grozić grzywna w wysokości od 1 000 do 30 000 zł, o ile zachowanie to zostanie zakwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz przyszłych, doprecyzowujących nowelizacji. Natomiast narazie nie istnieje w polskim prawie obowiązek przekazywania pracownikom informacji o średnich wynagrodzeniach, więc PIP nie może karać wyłącznie za „niewydanie informacji o średnich płacach pracowników”, gdyż taki obowiązek wynika jedynie z dyrektywy UE i ma dopiero zostać wprowadzony do przepisów krajowych.

W przypadku uporczywego naruszania przepisów możliwe są także sankcje cywilne w szczególności obowiązek zapłaty odszkodowania poszkodowanemu pracownikowi, natomiast ewentualne konsekwencje w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego (np. wykluczenie wykonawcy) są na razie jedynie przewidziane w dyrektywie 2023/970 i będą mogły zostać wprowadzone dopiero po odpowiedniej nowelizacji Prawa zamówień publicznych. Dodatkowo, jeżeli raport wykaże lukę płacową przekraczającą 5% nieuzasadnioną obiektywnymi, i neutralnymi kryteriami, pracodawca zgodnie z dyrektywą 2023/970 będzie zobowiązany do wspólnej z przedstawicielami pracowników oceny systemu wynagradzania i wdrożenia działań naprawczych, a pracownicy będą mogli dochodzić pełnego odszkodowania (w tym wyrównania wynagrodzenia) na zasadach, które zostaną doprecyzowane w polskich przepisach wdrażających tę dyrektywę.

Jak przygotować firmę do jawności wynagrodzeń?

Wejście w życie nowych regulacji to dobry moment na uporządkowanie polityki płacowej. Warto podejść do tego systemowo, aby jawność wynagrodzeń nie spowodowała chaosu ani konfliktów, lecz zwiększyła transparentność i motywację pracowników.

1. Przeanalizuj i zdefiniuj struktury wynagrodzeń. Przygotuj tabelę wynagrodzeń dla poszczególnych stanowisk i poziomów kompetencji. Ustal widełki płacowe i kryteria awansu, aby móc je jasno zakomunikować kandydatom oraz pracownikom. Dzięki temu kandydat od początku wie, jaka jest orientacyjna wysokość wynagrodzenia na danym stanowisku, a pracodawcy łatwiej zachować spójność decyzji płacowych. Warto przy tej okazji przejrzeć i ujednolicić zapisy regulaminu wynagradzania, tak aby jasno opisywał progi, kryteria podwyżek oraz zasady przyznawania premii.

2. Zaktualizuj ogłoszenia i proces rekrutacji. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca ma obowiązek przekazać kandydatowi informację o proponowanym wynagrodzeniu (kwocie lub widełkach) w formie papierowej lub elektronicznej najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną albo przed nawiązaniem stosunku pracy, przy czym może, ale nie musi zamieszczać jej w samym ogłoszeniu. Rekruterzy i menedżerowie muszą też pamiętać o zakazie pytania o dotychczasowe zarobki. Przygotuj szablony ogłoszeń oraz szkolenia dla osób prowadzących rozmowy kwalifikacyjne. Jasne przedstawienie widełek płacowych już w ogłoszeniu ogranicza liczbę rozmów z osobami o nierealnych oczekiwaniach finansowych i przyspiesza decyzje rekrutacyjne. Dobrze opisany proces rekrutacyjny ułatwia też udowodnienie, że pracodawca działa w sposób przejrzysty i niedyskryminujący.

3. Przeprowadź audyt wynagrodzeń i równości płacowej. Zweryfikuj, czy w Twojej firmie istnieją luki płacowe pomiędzy kobietami i mężczyznami na podobnych stanowiskach. Skorzystaj z narzędzi analitycznych lub usług doradczych, a w przypadku większych podmiotów przygotuj się na regularne raportowanie. Warto włączyć do audytu także kryteria premiowe i bonusy.

4. Zadbaj o właściwą komunikację z zespołem. Przed wprowadzeniem jawności poinformuj pracowników o zmianach, wyjaśnij powody i korzyści. Zapewnij, że dane indywidualne pozostaną chronione, a celem jest większa przejrzystość i sprawiedliwość. Otwartość na pytania i konsultacje ograniczy opór i plotki.

5. Wykorzystaj technologie do wsparcia procesów kadrowych. Uporządkowanie danych o godzinach pracy, nadgodzinach czy premie ułatwi przedstawienie kompletnej informacji o wynagrodzeniach. Pomagają w tym rozwiązania takie jak ewidencja czasu pracy czy grafiki pracy, które pozwalają automatycznie rejestrować obecność i planować dyżury, co ułatwia wyliczanie wynagrodzeń oraz raportów dla organów kontrolnych.

Praktyczne przykłady

Właścicielka warsztatu usługowego zatrudniającego 15 osób postanowiła przygotować się do jawności z wyprzedzeniem. Opracowała zakres obowiązków dla każdej roli, stworzyła przedziały płacowe na podstawie badań rynku i własnych możliwości finansowych, a następnie umieściła je w ogłoszeniach. Dzięki temu otrzymała bardziej dopasowane CV, skróciła proces rekrutacyjny i uniknęła negocjacji dalekich od budżetu. Po wprowadzeniu systemu automatycznej rejestracji czasu pracy w inEwi łatwiej kontroluje nadgodziny i dodatkowe składniki wynagrodzeń, co zwiększyło przejrzystość w zespole.

Z kolei średniej wielkości firma IT z 220 pracownikami przeprowadziła audyt płacowy. Analiza ujawniła, że różnica w wynagrodzeniach średnio doświadczonych programistek i programistów wynosi 6 %. Zarząd postanowił wyrównać stawki, wprowadzić jasne kryteria awansu i zaktualizować regulamin premiowania. Firma przygotowała też plan raportowania luki płacowej, a dział HR zorganizował warsztaty z zakresu równego traktowania w zatrudnieniu.

Nowelizacja Kodeksu pracy a jawność płac - podsumowanie

Podsumowując, jawność wynagrodzeń to nie chwilowa moda, lecz kierunek wynikający z prawa unijnego i polskiego. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawcy będą mieli obowiązek przekazać osobie ubiegającej się o zatrudnienie informację o wynagrodzeniu w postaci konkretnej kwoty początkowej lub przedziału wynagrodzenia oraz o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Przygotowanie się do zmian wymaga stworzenia przejrzystych struktur płac, audytu różnic płacowych i dobrej komunikacji. W dłuższej perspektywie zwiększona transparentność poprawi wizerunek pracodawców, ułatwi pozyskiwanie talentów i ograniczy ryzyko sporów sądowych. Dzięki narzędziom takim jak inEwi można uprościć ewidencję czasu pracy i zapewnić spójne dane do raportowania. Najważniejsze jest jednak zrozumienie, że jawność wynagrodzeń ma służyć równości i sprawiedliwości wartości, które budują zaufanie zarówno wewnątrz firmy, jak i w relacjach z kandydatami.