Kiedy należy złożyć i jak wypełnić deklarację ZUS DRA

Osoby prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane są do odprowadzania składek ubezpieczeniowych za siebie i pracowników oraz do dostarczenia rozliczenia w postaci deklaracji ZUS DRA.

Deklaracja ZUS DRA – kiedy składać?

Deklaracja ZUS DRA jest bardzo ważnym dokumentem, gdyż potwierdza prawo do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Z obowiązku składania deklaracji zwolnieni są jedynie ci przedsiębiorcy, którzy opłacają minimalne składki na ubezpieczenie społeczne. Dotyczy to także osób współpracujących – jeżeli odprowadzane są za nie minimalne składki, nie generuje to potrzeby wypełniania druku, wystarczy jedynie opłacić składki. Podatnik niezatrudniający pracowników składa tylko pierwszą deklarację za pełny miesiąc, a w następnych przyjmuje się, że zobowiązanie pozostaje bez zmian. Zmiana wysokości składek wymaga deklaracji za miesiąc, w którym nastąpiła. Każdy, kto opłaca inne składki od minimalnych, zobowiązany jest do wypełniania deklaracji ZUS DRA. Składanie deklaracji ZUS DRA obowiązuje przedsiębiorcę, który zatrudnia pracowników. Jest to równie ważne, jak opłacenie składek za nich. Stanowi dowód, że składki zostały opłacone za pracownika w ustalonym wymiarze i terminie. Zwolnieni ze składania co miesiąc deklaracji i opłacania składek są osoby korzystające z ulgi na start oraz prowadzący nierejestrowaną działalność gospodarczą. Jeżeli opłacają składkę zdrowotną, deklarację składają tylko raz, po rozpoczęciu działalności.

Dokumenty rozliczeniowe ZUS – terminy

Deklaracje ZUS DRA za siebie przedsiębiorca musi składać co miesiąc, przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej, do 10 dnia kolejnego miesiąca. Jeżeli firma zatrudnia pracowników, opłacenie składek i złożenie deklaracji musi nastąpić do 15 dnia miesiąca. Działalność rozpoczęta w trakcie miesiąca zobowiązuje do złożenia dwóch deklaracji. Jedną za pierwszy, niepełny miesiąc, a drugą za kolejny, pełny. Jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze mają czas na złożenie deklaracji do 5 dnia miesiąca. Termin zapłacenia składek na ubezpieczenie społeczne i termin złożenia deklaracji są identyczne. Do 30 kwietnia przedsiębiorca ma obowiązek sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS za rok poprzedni. Jeżeli stwierdzi nieścisłości, może złożyć dokumenty korygujące za dany rok.

ZUS DRA – jak wypełnić?

Deklaracja może zostać wygenerowana przez system księgowy, posiadający taką funkcję. Posiadają ją profesjonalne programy i wówczas działa to w sposób automatyczny. Umożliwiają one wygenerowanie, rozliczenie ZUS DRA i zaksięgowanie składki w KPiR. Deklaracja może zostać wydrukowana i dostarczona do ZUS w formie papierowej, jednak wygodniej jest eksportować ją do pliku KEDU i zaimportować do systemu ePUAP. Forma papierowa jest dopuszczalna, gdy przedsiębiorstwo rozlicza składki za mniej niż 5 osób.

Deklaracja składa się z formularza głównego i załączników, będących imiennymi raportami. Płatnik rozlicza w niej wszystkie składki ubezpieczeniowe i świadczenia podlegające rozliczeniu w ramach składek społecznych. Dwa załączniki informują o wysokości składek, a trzeci raport służy do wyrejestrowania ze składek. Pierwsza część deklaracji zawiera dane organizacyjne. Zaznacza się w niej termin przesłania deklaracji oraz numer, uzależniony od daty opłacania składek. Następnie wypełnić należy identyfikator deklaracji. Część druga to dane identyfikacyjne płatnika składek. W części trzeciej umieszcza się informacje inne, takie jak: liczbę ubezpieczonych i stawkę procentową, stosowaną do ubezpieczenia wypadkowego. Czwarta część to zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz źródeł finansowania. To najważniejsza część, w której oblicza się dokładne kwoty składek. Część piąta nie obowiązuje nowych przedsiębiorców, gdyż dotyczy zestawienia wypłaconych świadczeń, podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenie społeczne. W następnej części przepisuje się rozliczenie z części IV i V. Część VII to zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne, VIII na Fundusz Pracy i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, a IX na Fundusz Emerytur Pomostowych. Część X jest deklaracją dochodu. Wpisuje się tu kod tytułu ubezpieczenia ZUS obowiązujący w danym okresie, podany w zgłoszeniu do ubezpieczeń. Ostatnią częścią jest oświadczenie płatnika składek. Wpisuje się w nim datę wypełnienia deklaracji, składa podpis i stawia pieczątkę.

Korekta ZUS DRA

W przypadku popełnienia błędu przedsiębiorca ma siedem dni na powiadomienie ZUS o tym fakcie i dostarczenie korekty deklaracji. Jeżeli błąd zostanie wykryty w czasie przeprowadzania kontroli ze strony ZUS, wówczas od dnia otrzymania protokołu jest 30 dni na wprowadzenie poprawek. Korekta polega na dostarczeniu nowej, wypełnionej deklaracji za dany miesiąc. Jeżeli Zakład Ubezpieczeń Społecznych stwierdzi, że występuje rozbieżność pomiędzy podstawą wymiaru składek a ich wartością, może samodzielnie dokonać korekty. Przedsiębiorca ma wtedy 14 dni na odwołanie się od tej decyzji – liczone od dnia jej otrzymania.

Wypełnienie deklaracji ZUS DRA nie jest trudne, gdyż każde z pól do wypełnienia zawiera instrukcję. Wymaga jednak uwagi i dokładności, by uniknąć popełnienia błędów i ich konsekwencji.