Kontrola skarbowa – o czym koniecznie musisz wiedzieć?

Kontrola skarbowa to procedura, na którą przedsiębiorcy patrzą z pewnymi obawami. Zdarzają się przypadki, w których z powodu uchybień po stronie podatnika, błędów księgowych oraz sytuacji losowych, urzędnik skarbowy będzie chciał wyjaśnić wskazane nieprawidłowości. O czym każdy przedsiębiorca koniecznie musi wiedzieć, gdy przyjdzie zmierzyć mu się z kontrolą skarbową? Sprawdź, jakie są obowiązki i prawa przedsiębiorcy podczas kontroli skarbowej. 

Jak wygląda kontrola skarbowa?

Zacznijmy od tego, że aby w ogóle kontrola skarbowa wynikająca z ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców mogła zostać przeprowadzona, prowadzący działalność gospodarczą powinien być wcześniej powiadomiony o zamiarze wszczęcia kontroli. Pisemne zawiadomienia o planowanej kontroli wpływają odpowiednio wcześniej, co najmniej 7 dni od dnia wszczęcia postępowania kontrolnego. 

Celem kontroli podatkowej jest zweryfikowanie, czy podatnik w prawidłowy sposób wywiązuje się ze swoich obowiązków wobec fiskusa. Zawiadomienia od organów państwowych dotyczące kontroli muszą dokładnie wskazywać, jakiego zdarzenia będzie dotyczyć kontrola i jakiego okresu będzie ona dotyczyć.

Kontrola urzędu skarbowego nigdy nie należy do czynności łatwych, przysparza przedsiębiorcy sporo stresu, ale można się do niej odpowiednio przygotować. Wiedząc co będzie przedmiotem kontroli, jaki będzie zakres kontroli i jakie czynności kontrolne zostaną przeprowadzone, warto uprzednio przygotować potrzebne dokumenty, tak aby czynności kontrolne przebiegły sprawnie. Warto też znać prawa i obowiązki kontrolowanego. Dzięki temu można liczyć na szybkie i bezproblemowe zakończenie kontroli podatkowej.

Książka kontroli

Podstawowym obowiązkiem podatnika jest prowadzenie książki kontroli. Jest to dokument w postaci papierowej lub elektronicznej, który należy prowadzić w związku z kontrolami organów państwowych przeprowadzanych w danej firmie. W dokumencie tym muszą się znaleźć informacje o tym jaki organ przeprowadza kontrolę, wraz z oznaczeniami upoważnienia do kontroli, zakres przedmiotowy przeprowadzanej kontroli oraz daty jej rozpoczęcia i zakończenia.

Książka kontroli to obowiązek leżący po stronie podatnika wynikający z art. 57 ustawy Prawo przedsiębiorców. Urząd kontroli skarbowej sprawdza w książce kontroli protokoły poprzednich inspekcji. W rezultacie to właśnie książka kontroli jest dokumentem potwierdzającym weryfikacje ksiąg podatkowych, które odbyły się wcześniej, ich liczbę oraz czas trwania. Książka kontroli przedsiębiorcy może być zbiorem dokumentów, którą przechowuje się w siedzibie firmy lub jeśli zostało to wskazane, w biurze rachunkowym obsługującym prowadzoną działalność gospodarczą.

Kontrola skarbowa - rodzaje

Kontrola skarbowa to według definicji rodzaj kontroli państwowej oraz finansowej. W ramach kontroli wyróżnia się postępowanie przygotowawcze, opracowanie operacyjne oraz postępowanie podatkowe. Ustawa o kontroli skarbowej wynika została ogłoszona z 28 września  1991 r. – ustawa o kontroli skarbowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 553) wraz z późniejszymi zmianami. Przyglądając się rodzajom kontroli skarbowej możemy wyróżnić też: 

• kontrola celno-skarbowa – jest to kontrola, którą przeprowadzają naczelnicy urzędów celno-skarbowych na podstawie przepisów ustawy o KAS. W kontroli celno-skarbowej nie stosuje się przepisów wynikających z ustawy Prawo przedsiębiorców. Jednym z głównym różnic będzie więc brak limitu prowadzonych kontroli oraz nieograniczony czas trwania kontroli celno-skarbowej.
• kontrola krzyżowa – jest to termin powszechnie używany przez przedsiębiorców, w praktyce oznacza czynność sprawdzającą dokonywaną przez skarbówkę. Może zdarzyć się, że kontrolowana jest tylko część danych dokumentów firmy, a w wyniku tej kontroli i odkryciu dodatkowych nieprawidłowości, zostanie sprawdzona gruntownie cała dokumentacja przedsiębiorstwa. 

Kontrola urzędu skarbowego z donosu

Nawet jeśli przedsiębiorca jest pewny, że dopełnia wszystkich swoich obowiązków podatkowych zgodnie z prawem, musi zawsze liczyć się możliwością przeprowadzenia kontroli skarbowej. Czasem podstawą kontroli są rutynowe działania lub zauważone przez organy podatkowe nieprawidłowości. Niekiedy zdarza się jednak, że kontrola podatkowa zostaje przeprowadzona z tytułu potocznie mówiąc donosu, czyli informacji pochodzącej z zewnątrz o możliwym naruszeniu prawa podatkowego przez podatnika.

Donos do urzędu skarbowego to jedna z częstych form aktywizujących późniejszą kontrolę skarbową. Od 2018 roku funkcjonuje całodobowy Krajowy Telefon Interwencyjny Krajowej Administracji Skarbowej. Jest to kanał komunikacji służący przyjmowaniu przez Krajową Administrację Skarbową informacji na temat naruszeń przepisów prawa podatkowego. Niestety bywa wykorzystywany w celach wywołania problemów u niektórych przedsiębiorców. Jednak każde zgłoszenie jest odpowiednio sprawdzane przez KAS.

Donos do urzędu skarbowego - konsekwencje

Urząd skarbowy donos – niestety, według wielu dostępnych danych Polacy nadgorliwie korzystają z możliwości anonimowego zgłoszenia podatnika do KAS, niejednokrotnie po to, by zaszkodzić niewinnej osobie. Fiskus zapewnia, że każdy donos jest odpowiednio weryfikowany i służy jako sygnał do wszczęcia procedury kontroli skarbowej. Wydaje się, że donos podpisany imieniem i nazwiskiem osoby zgłaszający byłby bardziej wiarygodny i oszczędziłby urzędnikom niepotrzebnej pracy przeznaczonej na weryfikację zasadnych i fałszywych zgłoszeń. 

W jakim miejscu nastąpi kontrola skarbowa?

Kontrola skarbowa przeprowadzana jest w siedzibie firmy lub w innym miejscu przechowywania dokumentacji w obecności kontrolowanego lub reprezentanta kontrolowanego, na przykład księgowego. Przedsiębiorca powinien udostępnić miejsce pracy organom kontrolnym, np. poprzez wydzielenie odpowiedniej przestrzeni w siedzibie kontrolowanego, w której sprawdzane dokumenty będą bezpieczne. Zdarza się jednak często, że kontrola nie może zostać przeprowadzona w siedzibie podatnika. Wynika to przede wszystkim z charakteru prowadzonej działalności gospodarczej. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych często miejscem przechowywania dokumentacji firmy jest biuro rachunkowe prowadzące wszystkie rozliczenia i księgi podatkowe przedsiębiorcy. W takich sytuacjach dokumentacja może zostać udostępniona kontrolerom w siedzibie biura rachunkowego, może być też wydana urzędnikom urzędu skarbowego, którzy dokonują kontroli już w urzędzie skarbowym.

Jak przebiega kontrola podatkowa?

W ramach kontroli inspektorzy skarbowi mają prawo do sporządzania kopii dokumentacji podatkowej przedstawionej przez podatnika w celu zebrania niezbędnego materiału dowodowego. W razie konieczności mogą też przesłuchiwać podatników oraz świadków. W razie podejrzenia wykroczenia lub przestępstwa karno-skarbowego inspektorzy mają prawo do zabezpieczenia dowodów, na przykład poprzez zarekwirowanie dokumentów związanych z rozliczeniami podatkowymi, a nawet poprzez zajęcie komputera, na którym takie dowody się znajdują.

Kontrola kończy się sporządzeniem protokołu, w którym znajdują się informacje na temat podjętych czynności kontrolnych oraz stwierdzonych nieprawidłowościach wraz z podstawą prawną, które taką ocenę uzasadniają. Co ważne, podatnik ma prawo do wniesienia zastrzeżeń do protokołu w ciągu 14 dni od dnia zakończenia kontroli.

Kontrola skarbowa a JPK

Warto wiedzieć, że pliki JPK podlegają takim samym procedurom kontroli jak tradycyjne dokumenty firmowe. Organ podatkowy lub kontroli celno-skarbowej podczas przeprowadzanej kontroli może wezwać podatnika do wyjaśnienia nieprawidłowości poprzez przedstawienie dowodu zawartych w księgach podatkowych, które są w formie elektronicznej. Oczywiście organ kontrolujący wyznacza termin na odpowiedź podatnika, który nie może być krótszy niż 3 dni. 

Jakie są prawa przedsiębiorcy podczas kontroli skarbowej?

Podczas kontroli skarbowej przedsiębiorca ma prawo brać czynny udział w działaniach urzędników państwowych. Może gromadzić, przedstawiać i udostępniać materiały dowodowe, które wyjaśnią wykryte nieprawidłowości. Oczywiście nie ma przeciwwskazań, by podatnika reprezentował na przykład księgowy z obsługującego firmę biura rachunkowego. Gdy urzędnicy skończą kontrolę i przekażą podatnikowi raport z kontroli skarbowej, przedsiębiorca ma prawo do złożenia zastrzeżeń i stosownych wyjaśnień. Co więcej, może również wnieść sprzeciw wobec sposobu prowadzenia kontroli skarbowej. 

Czego należy unikać podczas kontroli skarbowej?

Przede wszystkim nie należy spoufalać się z urzędnikiem dokonującym kontroli skarbowej. Należy pamiętać, że jest to osoba wykonująca obowiązki służbowe według ściśle określonych procedur. Próba wejścia w bardziej towarzyskie relacje może zostać negatywnie odebrana. Tym bardziej nie należy chwalić się swoją zaradnością w optymalizacji podatkowej, ponieważ może skłonić to urzędników do przeprowadzenia dodatkowych, wnikliwych kontroli. Przede wszystkim nie należy jednak unikać kontroli i odpowiadać na otrzymywane pocztą pisma. Warto też wiedzieć, że wszelkie próby utrudniania przeprowadzenia kontroli skarbowej mogą skutkować interwencją ze strony policji, straży miejskiej lub straży celnej oraz późniejszymi tego konsekwencjami.