Kiedy wystawiana jest faktura a kiedy paragon?
Osoby prywatne, które dokonują zakupów w sklepie, jako że nie mogą odliczyć sobie wydatków od podatku, nie muszą posiadać faktury, a jedynie paragon wydrukowany z kasy fiskalnej. Jednakże przedsiębiorca dokonujący zakupów dla swojej firmy, aby zaewidencjonować poniesione koszty w dokumentacji firmy i móc odliczyć wydatek od podatku, musi posiadać fakturę. Paragon fiskalny zawiera takie dane jak: dane sprzedawcy (nazwa firmy, adres, NIP), datę oraz numer paragonu, rodzaj towaru, cena oraz ilość, kwota netto, kwota podatku VAT, kwota do zapłaty (brutto).
Okazuje się, że zmiana przepisów w 2020 roku zmieniła przeznaczenie paragonów. Sytuacja wygląda zupełnie inaczej, jeśli znajduje się NIP na paragonie. Taki dokument nosi miano faktury uproszczonej i może być wystawiony, jeśli kwota transakcji (brutto) nie przekracza 450 złotych lub 100 euro. Istnieje możliwość zaksięgowania takiej faktury uproszczonej w ewidencji księgowej i jest to dokument uprawniający do odliczenia kosztów od podatku.
Jednakże przepisy jasno stanowią, że podatnik VAT powinien dokumentować transakcję na podstawie faktur, a sprzedaż osobom prywatnym powinna odbywać się za pomocą paragonu. Okazuje się, że klient może wymagać od sprzedającego wystawienia faktury VAT, a on musi się do tej prośby ustosunkować.
Paragon wystawia się, jeśli:
- w firmie odbywa się sprzedaż towarów lub usług,
- klientem jest osoba prywatna,
- klientem jest osoba prowadząca działalność gospodarczą, a kwota transakcji nie przekracza 450 złotych lub 100 euro (obowiązek wpisywania NIP na paragonie).
Fakturę wystawia się, jeśli:
- w firmie odbywa się sprzedaż towarów bądź usług,
- klientem jest osoba prowadząca działalność gospodarczą,
- klientem jest podmiot, któremu wystawiony został paragon z numerem NIP, a w ciągu trzech miesięcy od zakupu domaga się on wystawienia faktury,
- klientem jest osoba prywatna, która ma życzenie posiadania faktury.
Faktura do paragonu w JPK V7
Rozporządzenie z dnia 15 października 2019 roku Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie danych zawartych w deklaracjach podatkowych i ewidencjach VAT jasno wskazuje, że dowody sprzedaży powinny być oznaczane jako:
- RO - zbiorczy dokument sprzedaży zaewidencjonowanej na kasach fiskalnych,
- FP - faktura do paragonu, art. 109 ust. 3d ustawy o podatku od towarów i usług.
Wszystkie faktury do paragonu powinny być ujmowane w ewidencjach w okresie rozliczeniowym, w jakim zostały wystawione. Nie zwiększają one jednak wartości sprzedaży oraz należnego podatku, w okresie, w którym je wystawiono, gdyż taka sprzedaż została już ujęta w zbiorczym dokumencie sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kas fiskalnych (RO). Dlatego ujęcie faktury uproszczonej w ewidencji księgowej ma jedynie charakter ewidencyjny, gdyż nie zwiększa ani przychodu, ani podatku należnego za dany okres. Wynika z tego, że sprzedaż zewidencjowana na kasach fiskalnych zawierająca faktury uproszczone (paragon z NIP) powinna być wykazywana w JPK V7 jako sprzedaż zbiorcza z kas (RO), a faktury te muszą widnieć w dokumentach tylko w charakterze ewidencyjnym pod oznaczeniem FP.
Jakie są konsekwencje wystawienia faktury do paragonu?
Przedsiębiorca, który wystawi paragon do faktury bez NIP-u, według przepisów zostanie ukarany sankcją w wysokości 100% podatku VAT wykazanego na fakturze. Wynika z tego, że osoba prowadząca działalność gospodarczą będzie miała obowiązek odprowadzenia podwójnej kwoty podatku od towarów i usług należnego do Urzędu Skarbowego. Aby uniknąć sytuacji, w których przedsiębiorca przypomni sobie już po dokonanej transakcji o chęci posiadania faktury, w widocznym miejscu powinna znaleźć się informacja dla klientów o NIP na paragonie. Dzięki temu klienci będą pamiętali, aby poinformować o tym, aby znalazł się NIP nabywcy na paragonie.
Jak umieścić NIP na paragonie? Większość nowych modeli kas posiada opcję dodania NIP przed wydrukowaniem paragonu. Jednak jeśli firma ewidencjonuje sprzedaż za pomocą kas bez wspomnianej funkcji, powinna poinformować swoich klientów o braku możliwości późniejszego wystawienia faktury do paragonu. Dlatego kupujący muszą informować o chęci otrzymania faktury przed przystąpieniem do transakcji. Dobrym rozwiązaniem jest również nowa kasa fiskalna. NIP na paragonie może być wtedy jedną z funkcji dostępnych w nowym urządzeniu.
Jaki jest powód wprowadzenia obowiązku NIP na paragonie?
Obowiązek umieszczenia NIP-u na paragonach jest związany z nadużyciami występującymi w obrocie gospodarczym, a dokładnie w zakresie wyłudzania VAT podczas wystawiania faktur do paragonów, szczególnie w branży budowlanej i paliwowej. Nowe przepisy dotyczące obowiązku zamieszczania NIP-u mają wyeliminować sytuację zbierania paragonów od osób prywatnych, a następnie zwracania się do firmy z żądaniem o wystawienie faktury do tych transakcji. Doprowadzało to do zmniejszania zobowiązania względem Urzędu Skarbowego z tytułu VAT i PIT.
Wprowadzenie nowych regulacji sprawiło, że paragony bez NIP-u stały się bezużyteczne, a niezastosowanie się do przepisów sprawia, że przedsiębiorcy narażeni są na 100% sankcję.
Od kiedy NIP na paragonie? Od dnia 1 stycznia 2020 roku wymagane jest umieszczanie NIP-u na paragonie nabywcy, który prowadzi działalność gospodarczą.
Kiedy paragon z NIP staje się fakturą uproszczoną?
Faktura uproszczona, czyli paragon zawierający NIP nabywcy to dokument, który dotyczy sprzedaży towarów lub usług nieprzekraczającej kwoty 100 euro, lub 450 złotych. Aby jednak paragon ten mógł być uznany za fakturę uproszczoną, musi zawierać:
- datę wystawienia,
- datę sprzedaży,
- numer paragonu,
- NIP sprzedawcy,
- NIP nabywcy,
- nazwę towaru lub usługi,
- ilość,
- cenę jednostkową,
- kwotę netto,
- stawkę podatku VAT,
- kwotę VAT,
- kwotę brutto,
- wartość rabatów i zniżek, jeśli wystąpiły.
Faktura uproszczona tym różni się od standardowej faktury, że nie zawiera imienia i nazwiska lub nazwy kupującego oraz adresu.
Paragon jest fakturą uproszczoną tylko wtedy, gdy spełnia wyżej wymienione warunki i koniecznie zawiera numer identyfikacji podatkowej (NIP).
W przypadku wystawienia paragonu kupującemu z numerem NIP-u, przepisy jasno wskazują, że nie powinno się wystawiać dodatkowej faktury do paragonu, gdyż wystawiona faktura uproszczona jest podstawą ewidencji księgowych, o czym można przeczytać w objaśnieniach podatkowych Ministra Finansów z dnia 16 października 2020 roku.
