Książka wyjść prywatnych – kogo obowiązuje i jak ją prowadzić?

W firmach często zdarza się, że pracownicy muszą opuścić miejsce pracy w czasie trwania obowiązku służbowego. To z kolei może powodować nieporozumienia. Stąd też wielu przedsiębiorców decyduje się wprowadzić Książkę wyjść prywatnych. Co warto o niej wiedzieć?

Książka wyjść prywatnych – co to?

Książka wyjść prywatnych to odpowiednio przygotowana dokumentacja umożliwiająca monitorowanie wszelkich wynikłych sytuacji, w których pracownik zobowiązany jest do opuszczenia miejsca pracy w ściśle określonym celu. Może być to między innymi konieczność stawiennictwa w sądzie, w urzędzie, na wizycie lekarskiej itd., czyli wszędzie tam, gdzie obecność pracownika jest niezbędna i obowiązkowa. W tym przypadku istotna jest waga sytuacji, która nie jest nieuzasadnionym i dobrowolnym wyjściem i opuszczeniem miejsca i stanowiska pracy.

Choć pracodawcy zazwyczaj umożliwiają wszelkie wyjścia prywatne w czasie pracy, to nie oznacza to, iż należy nadużywać tej możliwości. W zapisach Kodeksu pracy nie ma żadnych dokładnych powodów i przesłanek, dla których możliwe jest opuszczenie miejsce pracy w czasie trwania obowiązku służbowego, to jednak najczęściej zaliczyć do nich można wszelkie nagłe i obowiązkowe przypadki związane z koniecznością opuszczenia danego miejsca na określony czas.

Zakres konieczności opuszczenia stanowiska pracy najczęściej regulowany i egzekwowany jest w sposób indywidualny, w zależności od firmy, jej charakteru, przepisów czy ilości zatrudnionych w niej pracowników. Warto wiedzieć również o tym, iż nie ma w tym przypadku żadnych przesłanek prawnych mówiących o konieczności prowadzenia tego typu dokumentacji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wśród niezbędnych dokumentów dotyczących czasu pracy pracowników zaliczyć możemy grafik pracy, potwierdzenie obecności w pracy oraz ewidencję czasu pracy. Wszelkie inne informacje traktowane są jako dodatkowe i nieobowiązkowe.

Książka wyjść służbowych i prywatnych – wzór

Choć monitorowanie wyjść pracowników nie jest obowiązkowe oraz ściśle regulowane prawnie, to zdecydowanie warto prowadzić tego typu dokumentacje ze względu na liczne korzyści związane z tym faktem. Książka wyjść służbowych i prywatnych wzór zawiera wiele istotnych informacji, takich jak między innymi:

• Imię i nazwisko pracownika.
• Rodzaj wyjścia- służbowe lub prywatne.
• Data wyjścia oraz godzina.
• Cel wyjścia oraz miejsce.
• Podpis pracownika.
• Podpis przełożonego.

Wszystkie z powyższych mają kluczowe znaczenie, chociażby w momencie wystąpienia niespodziewanego wypadku w czasie pracy, ale nie tylko. Dlatego też tak ważne jest prawidłowe i szczegółowe uzupełnianie wzorów zgodnie z zaistniałym stanem faktycznym. Choć książki te nie są niezbędne, to pracodawcy mają obowiązek monitorowania czasu pracy oraz wyjść swoich pracowników momencie ich pracy na stanowisku. Dzięki tym dokumentom możliwe jest wywiązanie się z powierzonych obowiązków w sposób o wiele bardziej kompleksowy i dokładny. Warto skorzystać z dostępnych na stronach wzorach pism, które przygotowane są zgodnie z obowiązującymi kwestiami.

To istotne aspekty, bowiem Książka wyjść służbowych i prywatnych w ogólnym ujęciu dotyczy tylko tych zwolnień w godzinach pracy, związanych z obowiązkiem rozwiązania ważnych spraw osobistych. Niemniej jednak w tym przypadku widoczna jest konieczność poinformowania osoby przełożonej o zaistniałej sytuacji oraz jej aprobata i akceptacja. Z racji tego, iż obowiązujące przepisy nie regulują tych kwestii w żaden sposób, to odpowiednia organizacja czasu pracy w czym pomaga grafik pracy oraz ewidencja czasu pracy pozostaje w pełni po stronie przedsiębiorcy.

Ewidencja wyjść w godzinach służbowych – czym różni się od rejestru wyjść prywatnych?

Opuszczanie stanowiska i miejsca pracy bez zgłoszenia tego faktu przełożonego jest poważnym błędem oraz naruszeniem praw pracowniczych. Ma to również określone skutki dla pracownika. Choć zgodnie z zapisami Kodeksu pracy w niektórych ważnych sytuacjach przedsiębiorcy nie mogą odmówić pracownikowi wyjścia w wybranym celu, to konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie tego faktu oraz jego akceptacja przez osobę przełożoną.

W obecnych warunkach często mamy do czynienia z sytuacjami, w których pracodawcy proszą pracowników o załatwienie ważnych zadań poza miejscem pracy (np. wysłanie poczty czy dokumentów). W tym przypadku istnieje możliwość wypadku lub innej nieprzewidzianej szkody wynikłej poza stanowiskiem i miejscem pracy. Bez odpowiedniego wpisania faktu wyjścia w dokumentację, kwestie te mogą być problematyczne, chociażby ze względu na ubezpieczenie, ale nie tylko.

Dlatego też ewidencja wyjść w godzinach służbowych jest przeznaczona dla pracowników będących zatrudnionych na wszystkich rodzajach umów o pracę, która służy do ewidencjonowania wyjść w czasie pracy o różnym przeznaczeniu. Natomiast rejestr wyjść prywatnych służy do zgłaszania konieczności stawiennictwa w różnych sytuacjach urzędowych i rodzinnych, które są konieczne i ważne dla pracownika.

Rejestr wyjść prywatnych – jak go prowadzić

Pracodawca ma obowiązek ustalenia sposobu potwierdzania i ewidencjonowania czasu pracy swoich pracowników. Dotyczy to również wyjść prywatnych i służbowych, które dotyczą różnego rodzaju spraw osobistych i nie tylko. Zgodnie z obowiązującymi od 23 sierpnia 2013 roku przepisami, które umożliwiają odpracowywanie wyjść prywatnych pracowników bez konsekwencji finansowych. Jest tak, ponieważ w wyjść służbowych i prywatnych – wzór nie ma konieczności rekompensaty wynikłych zwolnień od pracy, w celu załatwienia ważnych spraw osobistych. Jednak istotnym warunkiem jest to, aby zwolnienia te w żaden sposób nie naruszały obowiązujących praw i obowiązków pracownika oraz przedsiębiorcy.

Pracodawcy na ogół zezwalają swoim pracownikom na wyjścia prywatne w czasie pracy, bez konieczności odliczania czasu pracy i odpracowywania go w późniejszym czasie. Jednak konieczne jest zgłoszenie tego faktu do osoby przełożonej, ponieważ zaniechanie tego obowiązku może skutkować różnymi problemami. To ważny aspekt, o którym należy pamiętać, chcąc skorzystać z przysługujących praw.  Książka wyjść prywatnych chroni zarówno interesy pracowników, jak i również ich przełożonych przed wszelkimi możliwymi konsekwencjami, które mogą wyniknąć w momencie różnych nieprzewidzianych sytuacji oraz wypadków poza miejscem pracy. Dlatego też ma to tak duże znaczenie zarówno dla jednej, jak i drugiej ze stron.

Pomimo wielu obaw ze stron przedsiębiorców, tego rodzaju dokumentacje można w dalszym ciągu stosować, pomimo obowiązujących zapisów RODO. Niemniej jednak dostęp do tych dokumentów powinien być ograniczony tylko do osób uprawnionych oraz wykorzystywany tylko zgodnie z przeznaczeniem, bez narażania bezpieczeństwa danych osobowych. Książka wyjść służbowych i prywatnych to ważny element właściwego ewidencjonowania i monitorowania pracy pracowników przez pracodawców, co ma ogromne znaczenie także ze względu na obowiązujące przepisy prawne. Dlatego też konieczne jest przestrzeganie zasad oraz zgłaszanie chęci opuszczenia miejsca pracy, niezależnie od sytuacji i zgłaszania wszelkich tego rodzaju sytuacji do osób przełożonych.