·5 min czytania

Księgowanie listy płac – na czym polega i jak je przeprowadzić?

Księgowanie listy płac – na czym polega i jak je przeprowadzić?

Księgowanie listy płac – na czym polega i jak je przeprowadzić?

Niezależnie od branży prowadzonej działalności biznesowej konieczne jest prawidłowe rozliczanie spraw z zakresu kadr i płac. Jednym z najważniejszych działań w tym obszarze jest prowadzenie zakładowej listy płac. Jak się księguje listę płac? Jeśli chcesz poznać użyteczne informacje w tej kwestii, zapoznaj się z przygotowanym przez nas tekstem. Na pewno się nie zawiedziesz, ponieważ czekają na Ciebie cenne porady w następujących kwestiach:

  • Księgowanie listy płac krok po kroku
  • Zwolnienie z ZUS a księgowanie listy płac – jak się z tym uporać?
  • Korekta listy płac i księgowanie.

Wiedza w tym zakresie może być dla Ciebie dobrym początkiem podczas kształcenia się w obszarze księgowości, kadr i płac.

Szczęśliwy użytkownik platformy inEwi

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Księgowanie listy płac krok po kroku

Lista płac — co to takiego? Z pojęciem tym spotkał się każdy, kto jest zawodowo związany z kadrami i księgowością bądź prowadzi własną działalność gospodarczą. Lista płac to zestawienie wynagrodzeń otrzymywanych przez pracowników. W zestawieniu tym znajdują się kwoty brutto poszczególnych osób zatrudnionych, a także potrącenia, tzn. składki, oraz zaliczka na podatek dochodowy. Zazwyczaj dokument ten ma formę tabelaryczną, dzięki czemu jego analiza nie powinna sprawiać większej trudności. W dwudziestym pierwszym wieku coraz częściej listy płac to dokumenty generowane przez dedykowane oprogramowanie do kadr i płac.

Księgowanie wynagrodzeń to poważne wyzwanie nawet dla doświadczonych księgowych i/lub specjalistów ds. kadr i płac. Bez wątpienia sytuacji w tym zakresie nie poprawiają często zmieniające się przepisy, w tym w szczególności pakiet regulacji prawnych określany jako tzw. Polski Ład. Zasadniczo, księgowanie pensji pracowniczych to proces, który obejmuje m.in. następujące etapy:

  • ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia pobierane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, przez co rozumie się składki: emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe, a także potrącenia z tytułu składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz zobowiązania z tytułu Funduszu Pracy;
  • doliczenie do wynagrodzenia brutto pracownika nagród oraz premii (oczywiście, o ile zostały one przyznane),
  • ustalenie podstawy do naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych PIT (w 2022 roku podstawowa stawka to 17% dla dochodów nieprzekraczających 120 tysięcy złotych oraz 32% ponad tę kwotę);
  • uwzględnienie kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami ich wysokość jest uzależniona od takich czynników jak: fakt posiadania więcej niż jednego stosunku pracy oraz fakt dojeżdżania do zakładu pracy znajdującego się w innej miejscowości (koszty uzyskana przychodu są wyższe, jeśli  pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę);
  • ustalenie składki zdrowotnej. Nowe, wprowadzone w 2022 roku przepisy prawne przyniosły istną rewolucję w tej kwestii, ponieważ wysokość opłacanej przez pracownika składki zdrowotnej została ściśle uzależniona od poziomu uzyskiwanego dochodu,
  • wyliczenie kwoty netto wynagrodzenia do wypłaty dla pracownika.

Trzeba przy tym pamiętać, że przejście "od brutto do netto" to jeszcze nie wszystko, o czym musi pamiętać przedsiębiorca, przed którym stoi zadanie prowadzenia listy płac. Oprócz tego niezbędne jest ustalenie kosztów ponoszonych przez pracodawcę — składają się na nie potrącenia wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Naliczone obciążenia powiększają wydatki pracodawcy i również trzeba uwzględnić je podczas księgowania listy płac.

Księgowanie płac — przypadki szczególne

Wyżej opisany mechanizm to ogólne zasady i trzeba liczyć się z szeregiem wyjątków. Inaczej będzie wyglądało rozliczenie etatowca, w inny sposób zaś księgowanie płacy otrzymywanej przez studenta-zleceniobiorcę czy freelancera wykonującego pracę w oparciu o umowę dzieło. Doświadczony specjalista ds. kadr i płac musi mieć to na uwadze jeszcze przed naliczeniem wynagrodzeń.

Zwolnienie z ZUS a księgowanie listy płac – jak się z tym uporać?

Przepisy podatkowo-składkowe przewidują sytuację, w której można korzystać ze zwolnienia ze składek na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przykładowo, dotyczy to studentów poniżej 26 roku życia — jeśli są oni zatrudnieni w ramach umowy zlecenia, nie potrąca się im składki zdrowotnej. Składki ZUS nie są naliczane także w przypadku umowy o dzieło (jeśli umowa nie jest zawarta z własnym pracownikiem). Trzeba pamiętać o kryteriach zwolnienia z ZUS podczas przygotowywania listy płac, ponieważ fakt zwolnienia wpływa na wysokość podatku dochodowego PIT oraz płacy netto.

Korekta listy płac i księgowanie – z nami to się uda!

    Jak już wspomniano, wynagrodzenia pracownicze to z punktu widzenia pracodawcy koszt wynikający z prowadzenia zarobkowej działalności gospodarczej. Taki stan rzeczy oznacza, że konieczne będzie odpowiednie zaksięgowanie zapłaconych wynagrodzeń. Sposób księgowania listy płac będzie różnił się w zależności od tego, na jaką formę ewidencji rachunkowej zdecydował się właściciel firmy. Generalnie, dostępne są m.in. następujące możliwości:

  • księgowanie listy płac w KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) — zgodnie z ogólnym podejściem pensje księguje się w kolumnie nr 12 KPiR — Wynagrodzenia w gotówce i naturze. Księguje się je w miesiącu, za który jest należna dana pensja, o ile została ona wypłacona lub w terminie wynikającym z prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego. Generalnie, wynagrodzenie wypłacane jest do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni;
  • księgowanie listy płac na kontach analitycznych (pełna ewidencja księgowa) — koszty z tytułu pensji pracowniczej ewidencjonuje się na księgowym koncie rodzajowym 404 - Wynagrodzenia.
Szczęśliwy użytkownik platformy inEwi

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

    Księgowanie listy płac — jak wygląda to w XXI wieku?

Jeszcze kilka dekad temu rozliczanie wynagrodzeń odbywało się w oparciu o dokumentację papierową. Proces ten był czasochłonny i wymagał zaangażowania wielu pracowników. Obecnie jednak sytuacja pod tym względem przedstawia się znacznie lepiej, a powszechnie stosowanym sposobem działania jest komputerowe oprogramowanie kadrowo-płacowe. Takie rozwiązanie to przede wszystkim oszczędność czasu (w wyniku automatyzacji najbardziej powtarzalnych obliczeń) oraz mniejsze ryzyko popełnienia błędów rachunkowych. Dostępne na rynku systemy pozwalają np. na księgowanie listy płac z PPK czy księgowanie potrąceń z listy płac. Ponadto, rozliczenia są ułatwione dzięki komputerowym systemom RCP (Rejestracja Czasu Pracy).

Oprócz tego można zdecydować się na tzw. outsourcing kadr i płac, czyli powierzenie całego procesu zewnętrznemu, wyspecjalizowanemu podmiotowi. Podczas gdy zewnętrzna firma HR (firma SSC, czyli Shared Services Centre) lub biuro rachunkowe zajmie się — za określoną opłatą — prowadzeniem rozliczeń, przedsiębiorca może zająć się tym, co jest dla niego najważniejsze, tzn. rozwijaniem własnego biznesu.

Lista płac to nie wszystko!

Lista płac to ważny element, o którym powinien pamiętać przedsiębiorca. Oprócz tego trzeba jednak zadbać o inne ważne elementy z zakresu finansów przedsiębiorstw. Do ważnych pojęć w tej kategorii zalicza się na przykład: obrót firmy (przychody ze sprzedaży) oraz RMK, czyli rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów.

Szczęśliwy użytkownik platformy inEwi

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

#udostępnij jeżeli ten artykuł jest przydatny:

Warto również przeczytać te artykuły.

Sprawdź inne propozycje opracowane przez naszych ekspertów.

Sprawdź też inne artykuły!

Zobacz wszystkie

Wykorzystujemy pliki cookie, piksele i lokalną pamięć w celu poprawy wydajności, personalizacji treści i reklam oraz ich pomiaru. Używamy własnych plików cookie oraz niektórych od stron trzecich. Tylko absolutnie konieczne są włączone domyślnie. Więcej w naszej polityce prywatności.