Księgowanie listy płac – na czym polega i jak je przeprowadzić?

Niezależnie od branży prowadzonej działalności biznesowej konieczne jest prawidłowe rozliczanie spraw z zakresu kadr i płac. Jednym z najważniejszych działań w tym obszarze jest prowadzenie zakładowej listy płac. Jak się księguje listę płac? Jeśli chcesz poznać użyteczne informacje w tej kwestii, zapoznaj się z przygotowanym przez nas tekstem. Na pewno się nie zawiedziesz, ponieważ czekają na Ciebie cenne porady w następujących kwestiach:

Księgowanie listy płac krok po kroku
Zwolnienie z ZUS a księgowanie listy płac – jak się z tym uporać?
Korekta listy płac i księgowanie.

Wiedza w tym zakresie może być dla Ciebie dobrym początkiem podczas kształcenia się w obszarze księgowości, kadr i płac.

Księgowanie listy płac krok po kroku

Lista płac — co to takiego? Z pojęciem tym spotkał się każdy, kto jest zawodowo związany z kadrami i księgowością bądź prowadzi własną działalność gospodarczą. Lista płac to zestawienie wynagrodzeń otrzymywanych przez pracowników. W zestawieniu tym znajdują się kwoty brutto poszczególnych osób zatrudnionych, a także potrącenia, tzn. składki, oraz zaliczka na podatek dochodowy. Zazwyczaj dokument ten ma formę tabelaryczną, dzięki czemu jego analiza nie powinna sprawiać większej trudności. W dwudziestym pierwszym wieku coraz częściej listy płac to dokumenty generowane przez dedykowane oprogramowanie do kadr i płac.

Księgowanie wynagrodzeń to poważne wyzwanie nawet dla doświadczonych księgowych i/lub specjalistów ds. kadr i płac. Bez wątpienia sytuacji w tym zakresie nie poprawiają często zmieniające się przepisy, w tym w szczególności pakiet regulacji prawnych określany jako tzw. Polski Ład. Zasadniczo, księgowanie pensji pracowniczych to proces, który obejmuje m.in. następujące etapy:

ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia pobierane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, przez co rozumie się składki: emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe, a także potrącenia z tytułu składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz zobowiązania z tytułu Funduszu Pracy;
doliczenie do wynagrodzenia brutto pracownika nagród oraz premii (oczywiście, o ile zostały one przyznane),
ustalenie podstawy do naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych PIT (w 2022 roku podstawowa stawka to 17% dla dochodów nieprzekraczających 120 tysięcy złotych oraz 32% ponad tę kwotę);
uwzględnienie kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami ich wysokość jest uzależniona od takich czynników jak: fakt posiadania więcej niż jednego stosunku pracy oraz fakt dojeżdżania do zakładu pracy znajdującego się w innej miejscowości (koszty uzyskana przychodu są wyższe, jeśli pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę);
ustalenie składki zdrowotnej. Nowe, wprowadzone w 2022 roku przepisy prawne przyniosły istną rewolucję w tej kwestii, ponieważ wysokość opłacanej przez pracownika składki zdrowotnej została ściśle uzależniona od poziomu uzyskiwanego dochodu,
wyliczenie kwoty netto wynagrodzenia do wypłaty dla pracownika.

Trzeba przy tym pamiętać, że przejście "od brutto do netto" to jeszcze nie wszystko, o czym musi pamiętać przedsiębiorca, przed którym stoi zadanie prowadzenia listy płac. Oprócz tego niezbędne jest ustalenie kosztów ponoszonych przez pracodawcę — składają się na nie potrącenia wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Naliczone obciążenia powiększają wydatki pracodawcy i również trzeba uwzględnić je podczas księgowania listy płac.

Księgowanie płac — przypadki szczególne

Wyżej opisany mechanizm to ogólne zasady i trzeba liczyć się z szeregiem wyjątków. Inaczej będzie wyglądało rozliczenie etatowca, w inny sposób zaś księgowanie płacy otrzymywanej przez studenta-zleceniobiorcę czy freelancera wykonującego pracę w oparciu o umowę dzieło. Doświadczony specjalista ds. kadr i płac musi mieć to na uwadze jeszcze przed naliczeniem wynagrodzeń.

Zwolnienie z ZUS a księgowanie listy płac – jak się z tym uporać?

Przepisy podatkowo-składkowe przewidują sytuację, w której można korzystać ze zwolnienia ze składek na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przykładowo, dotyczy to studentów poniżej 26 roku życia — jeśli są oni zatrudnieni w ramach umowy zlecenia, nie potrąca się im składki zdrowotnej. Składki ZUS nie są naliczane także w przypadku umowy o dzieło (jeśli umowa nie jest zawarta z własnym pracownikiem). Trzeba pamiętać o kryteriach zwolnienia z ZUS podczas przygotowywania listy płac, ponieważ fakt zwolnienia wpływa na wysokość podatku dochodowego PIT oraz płacy netto.

Korekta listy płac i księgowanie – z nami to się uda!

Jak już wspomniano, wynagrodzenia pracownicze to z punktu widzenia pracodawcy koszt wynikający z prowadzenia zarobkowej działalności gospodarczej. Taki stan rzeczy oznacza, że konieczne będzie odpowiednie zaksięgowanie zapłaconych wynagrodzeń. Sposób księgowania listy płac będzie różnił się w zależności od tego, na jaką formę ewidencji rachunkowej zdecydował się właściciel firmy. Generalnie, dostępne są m.in. następujące możliwości:

księgowanie listy płac w KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) — zgodnie z ogólnym podejściem pensje księguje się w kolumnie nr 12 KPiR — Wynagrodzenia w gotówce i naturze. Księguje się je w miesiącu, za który jest należna dana pensja, o ile została ona wypłacona lub w terminie wynikającym z prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego. Generalnie, wynagrodzenie wypłacane jest do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni;
księgowanie listy płac na kontach analitycznych (pełna ewidencja księgowa) — koszty z tytułu pensji pracowniczej ewidencjonuje się na księgowym koncie rodzajowym 404 - Wynagrodzenia.

Księgowanie listy płac — jak wygląda to w XXI wieku?

Jeszcze kilka dekad temu rozliczanie wynagrodzeń odbywało się w oparciu o dokumentację papierową. Proces ten był czasochłonny i wymagał zaangażowania wielu pracowników. Obecnie jednak sytuacja pod tym względem przedstawia się znacznie lepiej, a powszechnie stosowanym sposobem działania jest komputerowe oprogramowanie kadrowo-płacowe. Takie rozwiązanie to przede wszystkim oszczędność czasu (w wyniku automatyzacji najbardziej powtarzalnych obliczeń) oraz mniejsze ryzyko popełnienia błędów rachunkowych. Dostępne na rynku systemy pozwalają np. na księgowanie listy płac z PPK czy księgowanie potrąceń z listy płac. Ponadto, rozliczenia są ułatwione dzięki komputerowym systemom RCP (Rejestracja Czasu Pracy).

Oprócz tego można zdecydować się na tzw. outsourcing kadr i płac, czyli powierzenie całego procesu zewnętrznemu, wyspecjalizowanemu podmiotowi. Podczas gdy zewnętrzna firma HR (firma SSC, czyli Shared Services Centre) lub biuro rachunkowe zajmie się — za określoną opłatą — prowadzeniem rozliczeń, przedsiębiorca może zająć się tym, co jest dla niego najważniejsze, tzn. rozwijaniem własnego biznesu.

Lista płac to nie wszystko!

Lista płac to ważny element, o którym powinien pamiętać przedsiębiorca. Oprócz tego trzeba jednak zadbać o inne ważne elementy z zakresu finansów przedsiębiorstw. Do ważnych pojęć w tej kategorii zalicza się na przykład: obrót firmy (przychody ze sprzedaży) oraz RMK, czyli rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów.