SSC – nowy trend w biznesie, na czym polega?

Czym jest Shared Services Center i co ma wspólnego z Business Process Offshoring?

SSC to inaczej Shared Services Center, czyli w wolnym tłumaczeniu centrum usług wspólnych. Jak sama nazwa wskazuje, są to podmioty gospodarcze wykonujące na rzecz klienta różnego typu usługi. SSC często mylone jest z BPO - w niektórych przypadkach pojęcia te mogą być tożsame, lecz sama ich etymologia jest zupełnie inna. BPO to skrót od Business Process Outsourcing, choć w Stanach Zjednoczonych przez ten skrót rozumie się Business Process Offshoring. Warto mieć świadomość, że Business Process Outsourcing dotyczy świadczenia konkretnych usług przez inny podmiot, lecz docelowo może on działać w tym samym kraju. Tymczasem Business Process Offshoring oznacza przenoszenie pewnych procesów biznesowych "za ocean", czyli najczęściej do krajów europejskich, choć nie tylko. Zarówno SSC, jak i BPO świadczą usługi na rzecz innych podmiotów, jednak pomiędzy nimi istnieje pewna różnica. SSC zwykle wykonuje usługi na rzecz firm należących na przykład do jednej grupy kapitałowej. Przykładowo, jeśli kilka fabryk działa w różnych krajach, to prowadzenie księgowości czy spraw administracyjnych można skupić w jednym miejscu. W rzeczywistości procesy nie są więc "wynoszone" poza firmę. Tymczasem BPO może świadczyć usługi na rzecz klientów zewnętrznych, realizując różnorodne projekty.

Jakie czynności można przenieść do SSC?

Trudno mówić o konkretnym katalogu czynności, jakie mogłyby być przeniesione do SSC. W rzeczywistości to od władz spółki czy grupy kapitałowej zależy, które procesy zdecyduje się wyodrębnić. Zazwyczaj przeniesienie ich do SSC ma na celu głównie generowanie oszczędności, zatem przenosi się wyłącznie te procesy, które bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów mogą być przeprowadzane poza siedzibą firmy. Obecnie działem, który najczęściej tworzy się w ramach SSC, jest księgowość. Shared Services Center można pod tym względem porównać do dużych biur rachunkowych, które świadczą usługi księgowe na rzecz konkretnych firm. SSC księgowość to rozwiązanie o tyle opłacalne, że jednorazowo ponosi się koszty archiwizacji dokumentów, naprawy systemów komputerowych czy przeprowadzania szkoleń dla pracowników. Działy księgowe prowadzą również BPO, wykonują usługi na rzecz klientów zewnętrznych. Inną czynnością, jaką można przenieść do SSC, jest obsługa klienta. Warunkiem jest jednak zatrudnienie osób, które potrafią płynnie porozumiewać się w konkretnych językach. Do SSC coraz częściej przenosi się również wszelkie procesy związane bezpośrednio lub pośrednio z IT - bezpieczeństwem sieci bądź rozwiązaniami systemowymi. W dobie pandemii, gdy popularne było prowadzenie rekrutacji zdalnych, zaczęto przenosić procesy związane z prowadzeniem HR do centrów usług wspólnych. Często przejmują one również opiekę nad kwestiami administracyjnymi, procesowaniem czy archiwizowaniem dokumentacji firmowej.

Jak działa SSC/BPO w Polsce?

W ciągu ostatnich kilku lat sektor SSC/BPO rozwinął się w Polsce zwłaszcza w większych miastach. Zatrudnienie w centrach usług wspólnych znajdują osoby:

• z wykształceniem ekonomicznym, informatycznym, prawniczym czy w zakresie administracji,
• ze znajomością języków obcych na poziomie minimum B2,
• będące w trakcie studiów,
• często bez doświadczenia zawodowego.

Nie ulega wątpliwości, że sektor BPO/SSC oferuje zatrudnienie przede wszystkim osobom młodym, a więc studentom i absolwentom studiów wyższych. Często to właśnie tutaj rozpoczynają oni pierwszą pracę, zdobywając doświadczenie zawodowe. Z drugiej strony, w centrach usług wspólnych zatrudniani są również specjaliści z wieloletnim doświadczeniem i dużymi kompetencjami. Mogą oni obejmować stanowiska eksperckie bądź team leaderów. Struktura organizacyjna centrów usług wspólnych jest bardzo rozbudowana, lecz jednocześnie bardzo dobrze zorganizowana. Tworzone są liczne regulaminy pracy, wynagradzania czy awansów, dzięki którym pracownicy dokładnie wiedzą, na jakich zasadach podejmują zatrudnienie. W Polsce SSC oraz BPO oferują głównie usługi z zakresu:

• księgowości,
• administracji,
• obsługi klienta,
• IT,
• obsługi prawnej.

Eksperci są jednak zdania, że tego typu miejsca staną się coraz popularniejsze, skupiając w sobie znacznie większą liczbę procesów, które bez żadnej szkody można przenieść poza firmę. Faktem jest, iż rozwój centrów usług wspólnych w Polsce podyktowany jest stosunkowo niskimi kosztami prowadzenia działalności gospodarczej, zwłaszcza w stosunku do innych państw europejskich. Niski poziom wynagrodzeń i możliwość optymalizacji podatkowej sprawiają, że Polska staje się dobrym miejscem do prowadzenia tego typu biznesu. Oczywiście, rozwarstwienie jest bardzo duże, gdyż BPO/SSC w Polsce działają głównie w dużych miastach, podczas gdy nie są one tworzone w mniejszych miejscowościach.

Centrum usług wspólnych – wady i zalety tego rozwiązania

Przenoszenie procesów do centrum usług wspólnych ma wiele zalet, lecz rozwiązanie to nie jest wolne od wad. Dotyczy to zarówno samych firm, jak i osób zatrudnionych w SSC lub BPO. Z punktu widzenia firmy, podstawową korzyścią jest możliwość ograniczenia kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. To właśnie stanowi główny czynnik motywacyjny. Outsourcing ma też kilka wad, a mianowicie:

• nie pozwala kontrolować wszystkich procesów w takim samym stopniu,
• zarządzający nie ma wpływu na dobór pracowników,
• mogą występować różnego rodzaju trudności komunikacyjne, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia ze zmianą strefy czasowej,
• może rodzić problemy natury prawnej oraz podatkowej.

Centrum usług wspólnych warto także ocenić z punktu widzenia pracownika, który podejmuje w nim zatrudnienie. Zaletą takiego rozwiązania jest przede wszystkim:

• możliwość zdobycia cennego doświadczenia zawodowego - nie wszystkie firmy chętnie zatrudniają absolwentów czy nawet studentów,
• wynagrodzenie na warunkach rynkowych,
• liczne benefity pracownicze,
• możliwość budowania kultury organizacyjnej firmy,
• jasne i rzetelne warunki wynagradzania czy awansowania.

Pracownik, podejmujący pracę w centrum usług wspólnych, musi liczyć się z pewnymi wadami takiego rozwiązania. Mowa tutaj między innymi o:

• konieczności spełnienia istotnych wymagań, dotyczących wykształcenia czy posiadania dodatkowych kompetencji,
• pracy w przestrzeni typu open space,
• pracy w godzinach niestandardowych - coraz więcej SSC pracuje nie tylko w godzinach biznesowych, lecz nawet przez całą dobę.

Choć zarówno przeniesienie procesów do centrum usług wspólnych, jak i podjęcie tam zatrudnienia ma pewne wady, to jednak rozwiązanie to wciąż cieszy się dużą popularnością, zwłaszcza jeśli chodzi o Polskę. Nie ulega wątpliwości, że sytuacja na rynku pracy nie byłaby tak dobra, gdyby nie SSC oraz BPO. Co istotne, tego typu metoda ograniczania kosztów sprawdza się w praktyce, dlatego też coraz więcej firm zastanawia się nad tego rodzaju outsourcingiem.