Business process outsourcing – co to za strategia i na czym polega?

Pozwalając na wykonanie danego zadania przez zewnętrzną firmę, business process outsourcing zdobywa sobie coraz większą popularność. Jak działa i jakie korzyści wnosi?

Business process outsourcing – definicja

Często określany skrótem BPO, business process outsourcing odwołuje się do praktyki pozwalającej na zawarciu umowy z zewnętrznym dostawcą usług, aby ten podjął się realizacji określonych zadań. Jest to więc nic innego, jak korzystanie z zewnętrznych źródeł – przekazywaniu funkcji, zadań, jak i projektów danej firmie.

Sama koncepcja tej strategii powstała już na początku XX wieku, gdy Henry Ford stwierdził, że skoro jego firma nie potrafi zrobić czegoś taniej i lepiej, niż konkurenci, warto zatrudnić kogoś, kto będzie potrafił tego dokonać. Światło dzienne praktyka ta ujrzała jednak dopiero w 1979 r., gdy niemieckie projekty były kupowane przez brytyjski przemysł motoryzacyjny.

W dzisiejszych czasach BPO rozprzestrzeniło się na wiele innych branż, nie pomagając jedynie gigantom motoryzacji. Pozwala na wprowadzenie coraz to nowszych rozwiązań najwyższej jakości bez potrzeby posiadania własnego działu za to odpowiadającego – jest w tym przeciwieństwem insourcingu. Wiedząc już o definicji BPO, warto dowiedzieć się, jak dokładnie działa cały proces.

Outsourcing procesów biznesowych – na czym polega?

Przekładając część angielskich słów na polski język, otrzymujemy outsourcing procesów biznesowych, którego definicja nie określa jednak tego procesu w pełni. Jak dokładnie przebiega cała koncepcja BPO od początku do końca?

Na samym początku, każda firma musi określić, czy dana część firmy, którą mają lub planują mieć, będzie inwestycją opłacalną. Jakkolwiek może być niezbędną opcją, niekoniecznie musi zwracać swoje koszty. Jeśli inwestycja pieniężna jest zbyt obciążająca, można zacząć myśleć o idei business process outsourcing. W ten sposób można z łatwością zminimalizować koszty całej operacji, jednocześnie otrzymując usługę bardzo wysokiej jakości.

Nic dziwnego, że outsourcing procesów biznesowych znalazł sobie miejsce przede wszystkim w tych branżach, gdzie działania wykonywane są w ten sam lub podobny sposób u wielu firm – mowa tutaj przede wszystkim o księgowości lub prowadzeniu list płac. Nie znaczy to jednak, że to jedyne obszary biznesu, gdzie strategia ta radzi sobie z powodzeniem – sprawdzi się również w:

• IT,
• obsłudze klientów,
• administracji,
• finansach,
• logistyce,
• marketingu,
• HR.

Jak widać, business process outsourcing to możliwość oddelegowania wielu zadań do rąk, które są w stanie wykonać je sprawniej i taniej. We wszystkim tym znajduje się jeszcze manager całego procesu – na czym dokładnie polega jego zadanie?

Business process outsourcing manager – jakie ma obowiązki?

Prowadzenie strategii typu BPO jest związanie z szeregiem dokładnych planów, które muszą zostać dopięte na ostatni guzik. Zadaniem tym zajmuje się business process outsourcing manager lub, dla ułatwienia, Process Manager. Jest to osoba zajmująca stanowisko kierownicze, posiadając odpowiednią wiedzę merytoryczną i umiejętności zarządzania zespołem – to również ona zajmie się rejestracją czasu pracy.  W typowych strukturach BPO odpowiedzialna będzie ona za koordynowanie danego procesu w wielu placówkach. Zdarza się, że w mniejszych firmach może również odpowiadać za kompleksową obsługę klienta.

Warto spojrzeć na przykładowy zakres obowiązków managera BPO w branży finansowej. Będzie on odpowiedzialny za m.in.:

• terminowe przygotowanie raportów i sprawozdań finansowych,
• rozwiązywanie problemów merytorycznych, biorąc pod uwagę zdanie klientów i audytorów,
• pomoc w przeniesieniu wszystkich procesów, które wcześniej były obsługiwane przez klienta,
• zarządzanie zespołem, który będzie odpowiedzialny za poszczególne placówki; ewentualnie zarządzanie wszystkimi procesami danej jednostki,
• motywowanie i wspieranie pracowników, aby osiągnęli dane założenia o poziomie efektywności,
• utrzymywanie kontaktu z klientami, jak i audytami wewnętrznymi oraz zewnętrznymi,
• dbałość o zatrudnianie i rozwój kadry pracowniczej.

Jak widać, business process outsourcing manager jest zadaniem szczególnie trudnym. Właśnie dlatego osoba ta musi charakteryzować wieloma ważnymi cechami. W działach finansowych będzie to przede wszystkim znajomość zasad pełnej księgowości. Nie można również zapomnieć o doświadczeniu w kierowaniu dużymi zespołami ludzi – najczęściej osoba taka ma już przynajmniej sześć lat doświadczenia w tym zakresie. Jest to też rola, która pozwala myśleć o awansie w szczeblach firm BPO, gdyż manager doskonale zdaje sobie sprawę z praktycznie każdej sfery funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Business process outsourcing – wady i zalety rozwiązania

Wiedząc już o tym, co to BPO i jak wygląda praca managera firmy pracującej w takiej strategii, warto przyjrzeć się zaletom i wadom tego rozwiązania. 

Jakie korzyści można tutaj zauważyć?

• Niższe koszty – jest to kluczowa korzyść, która tak naprawdę stała się przyczyną powstania tej strategii. Odprowadzanie zadania firmie, która posiada już kadrę i możliwości wykonania danego zadania na wysokim poziomie, z łatwością można zredukować koszty wprowadzenia tych rozwiązań wewnątrz firmy.
• Możliwość przekierowania skupienia – nie musząc myśleć o wykonaniu procesu, który nie był kluczowy dla wizerunku firmy, można skupić się na tym, co jest esencją danego biznesu.
• Wysoka jakość – wykonywanie określonego zadania przez doświadczoną firmę łączyć się będzie z jakością, do której przyzwyczaiła ona już swoich klientów.
• Lepsza wydajność – zewnętrzna firma wykonuje dane zadania już w dużej mierze automatycznie, posiadając wyspecjalizowaną kadrę i świetną strukturę pracy. To prosty sposób na sprawniejszą pracę i szybsze wykonanie otrzymanie potrzebnej usługi.
• Dostęp do nowoczesnych rozwiązań – zewnętrzne firmy muszą starać się być konkurencyjne, przez co istnieje pewność, że będą polegać na wszystkich najnowszych i innowacyjnych opcjach, które pomogą w jeszcze sprawniejszej pracy.

Wielość korzyści nie może jednak przysłonić wad, które znalazły się w strategii BPO. Na co warto zwrócić uwagę?

• Możliwy wyciek poufnych danych – jest to szczególnie widoczne w aspektach finansowych i księgowych. Otwarcie się na zewnętrzną firmę łączyć się z przedostaniem się poufnych informacji, które niektóre organizacje mogą próbować udostępniać dla zysków.
• Trudności z komunikacją – jest to problem bardzo indywidualny, jednak zdarza się stosunkowo często, że bariery kulturowe mogą osłabiać możliwości płynące z BPO.
• Zależność – nie można nie zwrócić uwagi na problem, który jest często powodem zaniechania działań BPO. Będąc w pewnym obszarze całkowicie zależnym od danej firmy, przedsiębiorstwo może być zmuszone do podejmowania niekorzystnych działań.

Business process outsourcing jest rozwiązaniem, w którym zalety najczęściej przeważają nad wadami. Warto dokładnie zastanowić się nad swoimi potrzebami i podjąć decyzję, czy jest to odpowiednia strategia w danym momencie. W międzyczasie warto poznać też pozorny outsourcing pracowniczy, który jest pokrewnym działaniem.