Insourcing – co to za proces i jak wygląda jego funkcjonowanie?

Osoby prowadzące działalność muszą nieustannie podążać za zmianami na rynku. Coraz częściej pojawiają się na nich innowacje, które usprawniają funkcjonowanie przedsiębiorstw, a jednocześnie pozwalają na dokonanie oszczędności. Rewelacyjnym przykładem jest insourcing, który stanowi przeciwieństwo outsourcingu. Występuje w sytuacji, gdy podmiot rezygnuje z usług zewnętrznych i samodzielnie zaczyna realizować dane zadanie. Przedstawiamy, czym charakteryzuje się insourcing, a także jakie posiada wady i zalety.

Insourcing – definicja

Posiadana przez insorcing definicja wskazuje, że jest to jedna z metod zarządzania firmą, która opiera się na tym, że w struktury przedsiębiorstwa włączane są obszary kompetencji, funkcji jak również zadania i procesy, które dotychczas były świadczone przez firmy zajmujące się outsourcingiem. Najczęściej rezygnacja z korzystania zewnętrznych firm podyktowana jest złymi doświadczeniami w trakcie wywiązywania się z zawartych umów. Ewentualnie ten podmiot mógł zbankrutować lub nastąpiło przebranżowienie w danej jednostce i nie musi korzystać z usług innej firmy. Insourcing jest zupełnym przeciwieństwem outsourcingu. Łączy w sobie różne strategie i tworzy z nich jedną. O insourcingu można mówić tylko w sytuacji, gdy dotychczas dana usługa była świadczona przez zewnętrznego dostawcę.

Insourcing – wady i zalety

Tak jak każda metoda, insourcing wady i zalety również posiada. Nie jest to rozwiązanie, które przynosi wyłączne korzyści i oszczędności dla przedsiębiorstwa. Dopiero zestawienie indywidualnych wad i zalet pozwala na wskazanie, czy opłaca się wprowadzić insourcing w przedsiębiorstwie. Insourcing jest narzędziem, które umożliwia monitorowanie działalności prowadzonej przez przedsiębiorstwo. Dedykowane jest to szczególnie dla firm, które specjalizują się w wykonywaniu zastrzeżonych projektów lub procesów, ponieważ nie angażuje osób z zewnątrz. Odpowiednio funkcjonujący insourcing w firmie umożliwia znaczące obniżenie kosztów związanych z produkcją, jednak kluczowe jest dokonanie analizy opłacalności danego posunięcia.

Insourcing sprawdza się jako celowe działanie, które umożliwia pobudzenie do rozwoju kluczowych kompetencji (mocne strony, zdolności), które są pożądane przez klientów, a jednocześnie zabiega o nie konkurencja, choć często bezskutecznie. Rynek jednak nigdy nie pozostaje bierny i często luka na nim bardzo szybko jest uzupełniania.

Główną wadą insourcingu jest ryzykowność ze względu na obniżanie elastyczności przedsiębiorstwa, ale również zmniejsza efektywność podejmowanych działań strategicznych. Uzależnienie od posiadanych zasobów nie zawsze jest korzystnym posunięciem, szczególnie, że wiele firm nieustannie polepsza posiadane kompetencje.

Działanie w oparciu o insourcing niesie za sobą szereg niebezpieczeństw. Ograniczenie do insourcingu sprawia, że przedsiębiorstwo może zrezygnować z korzystniejszych i tańszych usług świadczonych przed podmiot zewnętrzny. Jednocześnie można przeoczyć okazje oferowane przez rynek. Wówczas konkurowanie z takimi podmiotami nierzadko wiąże się z ponoszeniem kosztów związanych z doskonaleniem procesów, co w rzeczywistości jest bardzo kosztownym i ryzykownym posunięciem. Tym samym może nastąpić przesunięcie środków, które były przeznaczone na inne aspekty prowadzanej jednostki. W gorszych sytuacjach może dojść do utraty zdolności finansowych, co zagraża dalszemu funkcjonowaniu na rynku. Wówczas lepszym rozwiązaniem jest outsourcing, który umożliwia dostęp do innowacyjnych projektów i procesów. Kluczowe jest jednak przeanalizowanie opłacalności outsourcingu.

Dobrym posunięciem jest regularne kontrolowanie kosztów wynikających z wprowadzenia insourcingu. Wówczas dział rachunkowości posiada dodatkowy obowiązek, który umożliwia zobrazowanie zarządowi czy rezygnacja z usług świadczonych przed podmiot zewnętrzny była dobrym posunięciem. Międzyokresowe rozliczenie kosztów i przychodów pozwala na dokonanie realnego porównania. Dodatkowo przy zatrudnieniu dodatkowych pracowników, konieczne jest dokonywanie rozliczeń ich wynagrodzeń, a także dochodzi obowiązek rejestrowania ich czasu pracy, co dokłada dodatkowy obowiązek dla działu kadr i płac.

Insourcing – przykłady

Dostrzegalne są coraz częściej prezentowane na rynku przez insourcing przykłady. Te pojęcie staje się coraz bardziej powszechne, a rozwój jednostek sprawia, że przykłady są spotykane niemalże na każdym kroku. Zgodnie z definicją kluczowa jest rezygnacja z usług podmiotu zewnętrznego. Załóżmy, że dana firma do promowania swoich kampanii korzysta z usług podmiotu zewnętrznego, jednak na skutek nieudanych akcji promocyjnych decyduje się na nieprzedłużanie dalszej umowy. W konsekwencji przeprowadza nabór i zatrudnia nowe osoby z pożądanymi kompetencjami. Bazując na ich kompetencjach, przeprowadza kampanie bez udziału osób zatrudnionych przez zewnętrzny podmiot. W rzeczywistości tych przykładów można mnożyć i niemalże w każdej dużej jednostce można dostrzec realny przykład insourcingu.

Outsourcing, insourcing – czym się różnią?

Pojęcia outsourcing insourcing bywają często błędnie interpretowane, co zaburza ich prawidłowe rozumienie, a tym samym daje fałszywy obraz. Podstawowa różnica występująca pomiędzy insourcingiem a outsourcingiem wynika z podmiotu, który realizuje dane zadanie. W przypadku insourcingu zajmuje się tym dana komórka działająca w firmie, tym samym rezygnuje się z korzystania usług zewnętrznej firmy. Z kolei idea outsourcingu opiera się na praktyce, zgodnie z którą dane zadanie lub projekt zlecane jest dla firmy zewnętrznej.

Ponadto dostrzegalne są różnice, które wynikają z funkcjonowania tych metod. W pierwszej kolejności należy dostrzec, że w przypadku insourcingu to firma sprawuje kontrolę nad przebiegiem realizacji danego projektu lub zadania. Z kolei outsourcing przynosi już gotowe i opracowane rezultaty.

Firma, która decyduje się na opcję insourcingu, musi liczyć się z koniecznością wyodrębnienia lub zatrudnienia dodatkowych osób, np. w oparciu o umowę o dzieło czy umowę zlecenie. Wówczas także na zatrudnione osoby spadają dodatkowe obowiązki. Z kolei outsourcing umożliwia skupienie się na aspektach związanych z bieżącą działalnością firmy i odciążeniu osób dotychczas zaangażowanych.

Insourcing w większym stopniu umożliwia utrzymanie tajemnic firmowych, co jest szczególnie cenne w przypadku działalności, które wiążą się z zastrzeżonymi projektami, czy też produktami. Z kolei outsourcing bezpośrednio wiąże się z uzewnętrznieniem i udostępnieniem pewnych informacji, choć w ramach zawartej umowy można zastrzec kwestie związane z poufnością i bezpieczeństwem.

Zarówno outsourcing insourcing posiada szereg zalet i wad. Każde z tych rozwiązań może być korzystniejsze, jednak wszystko jest podyktowane przez okoliczności danego przedsięwzięcia. W każdym przypadku zalecane jest dokładne przeanalizowanie rentowności podjętego wyboru. Równolegle należy wziąć pod uwagę, co wiąże się z większym profesjonalizmem i przyniesie o wiele lepsze rezultaty. W niektórych przypadkach należy zrezygnować z insourcingu, ponieważ kluczowe jest posiadanie jest specjalnych kompetencji, które są zbyt żmudne w uzyskaniu, a na rynku występuje wąskie grono takich osób.