Pozorny outsourcing pracowniczy – czym się charakteryzuje?

W dwudziestym pierwszym wieku firmy stale poszukują skutecznych sposobów na optymalizację kosztów. Nie ma w tym fakcie niczego zaskakującego — silna konkurencja właściwie w każdej branży rynkowej sprawia, że konieczne jest dążenie do zwiększania efektywności działania organizacji. Jednym z popularnych sposobów na usprawnienie funkcjonowania firmy jest tzw. outsourcing pracowniczy.

Pozorny outsourcing – co to jest?

W pewnym uproszczeniu, rozwiązanie to oznacza zamianę tradycyjnego zatrudnienia w formie etatu pracowniczego na korzystanie z usług zewnętrznej kadry. Czasem jednak takie działanie jest przeprowadzane w sposób wadliwy z prawnego punktu widzenia. Mowa wówczas o takim zjawisku jak pozorny outsourcing pracowniczy. Jeśli chcesz poznać więcej informacji na ten temat, przeczytaj przygotowany przez nas artykuł poradnikowy. Znajdziesz w nim cenne informacje na takie tematy jak:

• Pozorny outsourcing pracowniczy – co to jest?
• Outsourcing pracowniczy – wady i zalety
• Pozorny outsourcing HR – na czym polega?
• Umowa o świadczenie usług outsourcingu pracowniczego – jak powinna wyglądać?

Outsourcing pracowniczy – wady i zalety

Prawidłowo wdrożony outsourcing pracowniczy oznacza wiele korzyści dla przedsiębiorstwa stosującego to rozwiązanie. Jednym z najważniejszych motywatorów skłaniających przedsiębiorstwa do outsourcingu jest aspekt kosztowy. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest obniżenie kosztów stałych działalności wynikających np. z konieczności opłacania składek ZUS od wynagrodzeń pracowniczych (do obciążeń tych zaliczają się między innymi składki emerytalne). Wieloletnie badania rynkowe oraz doświadczenie wielu firm na rynku (zarówno dużych organizacji, jak i niewielkich podmiotów z sektora MŚP) pokazują, że outsourcing pracowników oznacza realne korzyści w zakresie:

• obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie - dzięki stosowaniu outsourcingu firma korzystająca nie musi już zajmować się prowadzeniem dokumentacji pracowniczej (teczki akt osobowych, wnioski urlopowe itp.). Organizacją zadań z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych zajmuje się firma outsourcingowa;
• oszczędność czasu - rekrutacją pracowników zajmuje się firma outsourcingowa. Jest to rozwiązanie szczególnie ważne w branżach, w których rotacja pracowników jest stosunkowo wysoka (zalicza się do nich na przykład takie sektory jak produkcja, gastronomia czy handel).

Przedsiębiorca nie musi też borykać się w przypadku outsourcingu z zawiłościami księgowymi. Zamiast żmudnego ewidencjonowania kosztów wynagrodzenia w części netto oraz zobowiązań z tytułu podatku dochodowego i składek ZUS, firma korzystająca ponosi jeden rodzaj kosztu, czyli miesięczną opłatę za korzystanie z usług firmy zewnętrznej.

Oczywiście, nie oznacza to jeszcze, że outsourcing pracowniczy jest rozwiązaniem zupełnie pozbawionym wad. Wręcz przeciwnie: decydując się na takie rozwiązanie, należy pamiętać, że:

• firma korzystająca ma znacznie mniejszą kontrolę nad pracownikami, którzy dodatkowo nie czują się związani z daną organizacją i mogą z tego powodu wykonywać swoje obowiązki ze znacznie mniejszym zaangażowaniem;
• pracownicy firm zewnętrznych uzyskują dostęp do wiedzy na temat organizacji oraz technologii wykorzystywanych w danej firmie. Odpowiednio wykorzystana wiedza w tym zakresie może posłużyć podmiotom konkurencyjnym na danym rynku.

Czy outsourcing jest zawsze opłacalny? Cóż, nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Taki stan rzeczy oznacza, że jeszcze przed przystąpieniem do outsourcingu należy uważnie przeanalizować zalety i słabości tego rozwiązania. Decyzja w tym zakresie powinna obejmować nie tylko aspekty stricte finansowe, ale także ryzyko związane z funkcjonowaniem organizacji i zespołów ją tworzących, a także zagrożeniem związanym z ujawnieniem know-how przedsiębiorstwa. Dopiero po kompleksowej analizie możliwe jest podjęcie rozważnej decyzji.

Pozorny outsourcing pracowniczy – co to jest?

Przez pojęcie outsourcingu rozumie się usługę o charakterze kompleksowym. Zadaniem firmy działającej jest nie tylko udostępnienie pracowników klientowi oraz naliczanie wynagrodzenia. Wręcz przeciwnie: zakres prac realizowanych przez przedsiębiorstwo oferujące outsourcing jest znacznie szerszy i obejmuje także takie działania jak na przykład:

• szkolenia zawodowe dla pracowników,
• aktywne doradztwo,
• zapewnienie kadrze sprzętu niezbędnego do wykonywania obowiązków (mogą być to na przykład narzędzia czyszczące w przypadku branży sprzątającej)

Jeśli rola firmy outsourcingowej sprowadza się jedynie do naliczania wynagrodzenia, może powstać uzasadnione podejrzenie, że podmioty współpracujące realizują jedynie tzw. pozorny outsourcing. Fikcyjny outsourcing polega wyłącznie na przejęciu pracowników, bez technologii, sprzętu, maszyn itp. (elementy te są określane jako tzw. substancja majątkowa).

Pozorny outsourcing HR – na czym polega?

Pozorny outsourcing HR jest traktowany przez organy kontrolne jako sposób na optymalizację kosztów oraz przychodów zarówno firmy outsourcingowej, jak i przedsiębiorstwa korzystającego. Stwierdzenie fikcyjności outsourcingu rodzi poważne konsekwencje natury prawnej. Do przykładowych skutków należą między innymi:

• konieczność opłacenia zaległych składek z tytułu ZUS przez przedsiębiorstwo, które korzysta z fikcyjnej umowy outsourcingu. Podobnie przedstawia się sytuacja w przypadku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT), który jest potrącany od wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych,
• ryzyko, że działalność przedsiębiorstwa outsourcingowego zostanie uznana w swojej istocie za prace typowe dla agencji pracy tymczasowej. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, prowadzenie agencji pracy tymczasowej bez pozwolenia podlega karze finansowej (grzywnie).

Umowa o świadczenie usług outsourcingu pracowniczego – jak powinna wyglądać?

W celu poprawnego przygotowania umowy regulującej outsourcing pracowniczy pomiędzy stronami warto skorzystać z pomocy doświadczonego pracownika. Jedynie wówczas uzyskujemy gwarancję, że umowa nie zostanie zakwestionowana podczas kontroli.

Jak powinna wyglądać umowa o świadczenie usług outsourcingu pracowniczego? Nie ma uniwersalnego wzoru takiej umowy, a poszczególne zapisy mogą różnić się w zależności od indywidualnej sytuacji stron oraz ustalonych warunków porozumienia. Generalnie, w tego typu umowie powinny znaleźć się przede wszystkim następujące zapisy:

• precyzyjne określenie stron umowy, wraz z numerem NIP, REGON, pełną nazwą i adresem siedziby działalności gospodarczej,
• sposób raportowania postępu prac przez pracowników firmy outsourcingowej,
• kwestia odpowiedzialności za powstałe szkody,
• czas trwania umowy, możliwość przedłużenia oraz przedterminowego zakończenia (warto określić także wysokość tzw. odstępnego, czyli opłaty za odstąpienie od umowy przed terminem),
• wysokość wynagrodzenia oraz termin płatności za usługi świadczone przez firmę outsourcingową,
• wysokość kary z tytułu nieterminowego przestrzegania umowy,
• oświadczenie o poufności danych.

Ponadto, w umowie warto zawrzeć także takie informacje jak na przykład sposób ewidencji czasu pracy kadry, która wykonuje zadania na terenie przedsiębiorstwa korzystającego. Jest to czasem pomijany, a w gruncie rzeczy niezwykle istotny aspekt. Właściwe dokumentowanie ilości przepracowanych roboczogodzin pozwala uniknąć sporów w przyszłości.