Czym jest samofakturowanie?

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest prawidłowe i zgodne z prawem podatkowym dokumentowanie transakcji finansowych. Nie ma tutaj znaczenia branża, w której funkcjonuje dany podmiot gospodarczy. W niemal wszystkich przypadkach konieczne jest wystawienie nabywcy towaru lub usługi paragonu lub faktury. Istnieją jednak sytuacje, w których fakturę sprzedażową wystawia… kupujący. O czym dokładnie mowa i w jaki sposób uregulowano ten obszar w przepisach prawa?

Przedsiębiorcy każdego dnia muszą mierzyć się z wieloma wyzwaniami natury formalnej. Prowadzenie własnej firmy bez dbania o prawidłową księgowość oraz obszar prawny może bowiem skutkować sporymi kłopotami w przyszłości. Dlatego tak ważna jest znajomość obowiązujących przepisów, a także działanie zgodnie z literą prawa.

Jak dokumentować transakcje?

Sposoby odpowiedniego dokumentowania oraz księgowania przychodów w firmie regulują szczegółowo konkretne ustawy, w tym przede wszystkim ustawa o VAT. Zgodnie z ogólną zasadą, to podmiot gospodarczy, który sprzedaje dany towar lub świadczy usługę jest zobowiązany do wystawienia faktury. Często zdarza się jednak tak, że obowiązek ten przechodzi na drugą ze stron, co może nieco skomplikować sprawę. O jakich okolicznościach mówimy i jakie kryteria trzeba spełnić, aby to nabywca wystawił dokument potwierdzający sprzedaż? Te i wiele innych kwestii dokładnie wyjaśniamy w dalszej części tekstu.

Samofakturowanie – co to?

Proces wystawienia faktury przez nabywcę towaru lub usługi nazywamy w obrocie gospodarczym samofakturowaniem. W praktyce oznacza to, że sprzedający w żaden formalny sposób nie potwierdza przeprowadzonej transakcji, w tym nie wystawia dokumentu. Obowiązek sporządzenia i przekazania drugiej stronie faktury VAT spoczywa więc na nabywcy. To, w jakim terminie wystawi on fakturę, jest uzależniony od okoliczności oraz ustaleń między stronami. Co do zasady następuje to już w chwili otrzymania świadczenia, ale strony mogą umówić się na inny termin. Nabywca oprócz zwykłej faktury sprzedaży może wystawić jej duplikaty, a także - w razie popełnienia błędu - fakturę korygującą. Widzimy więc, że przechodzi na niego pełnia uprawnień, które zazwyczaj przysługują sprzedającemu.

Samofakturowanie - warunki, które trzeba spełnić

Selfbiling jest obarczony jednak wieloma warunkami, jakie muszą spełnić obie strony. Ustawodawca dopuszcza taką formę w niemal każdym przypadku, gdy chodzi o dostawę towarów czy też świadczenie dowolnych usług zarówno na terytorium RP, jak i między państwami wewnątrz Unii Europejskiej. W ustawie o VAT znajdziemy kilka kryteriów, które należy spełnić, aby można było skorzystać z rozwiązania jakim jest samofakturowanie. O czym dokładnie mowa? Przede wszystkim pomiędzy dostawcą a nabywcą musi zostać zawarta odpowiednia umowa. Nabywca wystawia bowiem fakturę w imieniu oraz na rzecz podatnika, a więc dostawcy. W tego typu umowie muszą znaleźć się zapisy dotyczące zgody sprzedającego na wystawienie faktur przez nabywcę w jego imieniu, formy ich zatwierdzania, charakteru oraz rodzaju towarów czy też usług, których mają dotyczyć faktury. Konieczne jest ponadto wskazanie okresu obowiązywania umowy oraz tego, w jaki sposób faktury mają być przekazywane przez nabywcę, a także terminów ich dostarczenia. Ostatni z tych elementów ma kluczowe znaczenie jeśli mówimy o sposobie rozliczania podatku dochodowego oraz VAT w przewidzianym przepisami prawa terminie. Umowa musi przewidywać więc taki termin, który pozwoli sprzedającemu na odpowiednie zaksięgowanie dokumentu, a później zapłacenie w terminie daniny na rzecz państwa.

Samofakturowanie jak księgować - kiedy można stosować?

W przepisach nie znajdziemy wskazania, w jakiej formie umowa powinna zostać zawarta, ale przyjmuje się, że najlepsza z punktu widzenia mocy dowodowej jest postać pisemna. Dostawca towaru czy też świadczący usługę ma obowiązek zatwierdzenia poprawnie wystawionej faktury. Może to zrobić w dowolny sposób, na przykład poprzez podpis lub potwierdzenie jej otrzymania w wiadomości zwrotnej. Najważniejsze jest w tej materii to, aby nie było wątpliwości, że sprzedający fakturę zatwierdził.

Samofakturowanie obowiązek podatkowy - o czym trzeba pamiętać

Samofakturowanie numeracja faktur oraz ich skutki w sferze prawa podatkowego - to zagadnienie pojawia się bardzo często w kontekście faktur wystawianych przez nabywcę. O czym trzeba więc wiedzieć, aby wszystko przebiegło zgodnie z prawem? Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na to, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie zatwierdzenia faktury przez sprzedającego. Od tej chwili dokument ten staje się podstawą do rozliczenia należnego podatku VAT, a takżę odliczenia przez nabywcę podatku naliczonego VAT. Pojawia się także obowiązek opłacenia stosownego podatku dochodowego.

Jakie są zalety i wady samofakturowania?

Samofakturowanie ma oczywiście swoje mocne, jak i słabsze strony. Dla nabywców atutem tego rozwiązania jest to, że nie muszą oni czekać ani upominać się o wystawienie faktury przez sprzedającego i są w stanie szybko rozliczyć transakcję. Ponadto, podmiot wystawiający fakturę zyskuje kontrolę nad jej treścią. Wadą jest natomiast konieczność podpisania przez strony umowy, co jest zawsze dodatkową formalnością, a także to, że istnieje ryzyko zbyt późnego wystawienia faktury, przez co dostawca nie będzie w stanie w terminie opłacić zobowiązań podatkowych.

Kiedy warto korzystać z samofakturowania?

Samofakturowanie to coraz powszechniejsza metoda rozliczania się w ramach wykonanych transakcji sprzedaży. Korzystają z niej głównie przedsiębiorcy, którzy współpracują ze sobą na stałe. To także świetne rozwiązanie dla tych odbiorców, którzy na co dzień mają kłopoty z powodu otrzymywania faktur po terminie. Samofakturowanie sprawdza się również świetnie w sytuacji, gdy jako przedsiębiorcy dokonujemy operacji finansowych z podmiotami z innych krajów UE. Pozwala to zaoszczędzić sporo czasu i minimalizuje ryzyko komplikacji. Jak więc widzimy, warto rozważyć stosowanie samofakturowania także we własnym biznesie, a przynajmniej przetestować to rozwiązanie.