Na czym polega refakturowanie?

Refakturowanie to pojęcie, z którym spotyka się wiele osób, ale nie dla wszystkich jest ono w pełni klarowne. Prowadząc jednak własne przedsiębiorstwo lub chcąc takie założyć warto dokładnie poznać to określenie i jego charakterystykę. Czym więc w praktycznym wymiarze jest refakturowanie kosztów? Kto może z niego korzystać? Jakie są wady i zalety tego rozwiązania?

W świecie biznesu istnieje wiele pojęć, które co prawda znamy, ale niekoniecznie rozumiemy, co dokładnie oznaczają. Dlatego tak ważnym aspektem przy prowadzeniu własnej firmy jest znajomość podstawowych pojęć, wiedza na temat obowiązujących przepisów prawnych, a także ciągła nauka i to niekoniecznie na własnych błędach.

Refakturowanie - o co dokładnie chodzi?

Co to jest refaktura i w jakich sytuacjach można z niej skorzystać - to pytanie pada bardzo często, tym bardziej, że definicji tego słowa nie znajdziemy w przepisach polskiego prawa. Ustawodawca nie określa bowiem czym są refaktury oraz refakturowanie kosztów, co jest sporym problemem jeśli chodzi o interpretację tego zjawiska w zależności od sytuacji. Można stwierdzić, że określenie to jest więc bardzo potoczne i umowne, ale z drugiej strony zastosowanie tego rozwiązania wywierane określone skutki prawne. Mamy więc do czynienia z pewnego rodzaju dualizmem i chaosem legislacyjnym. Prawo o refakturowaniu nic nie mówi, ale przedsiębiorcy termin ten stosują w praktyce.

Na czym polega refakturowanie?

Refaktura kosztów to nic innego jak ich przeniesienie na podmiot, który faktycznie skorzystał z danej usługi. Najprościej tłumacząc, refakturowanie to niejako odsprzedaż osobie trzeciej usług, które nabył wcześniej inny przedsiębiorca. W praktyce celem zastosowania tego mechanizmu jest przeniesienie kosztu usługi na końcowego i faktycznego jej nabywcę. Mówiąc o refakturowaniu mamy na myśli głównie usługi, ale żaden przepis prawny nie wyklucza wykorzystania w tej materii także towarów. Jako przykład można wskazać sytuację, w której właściciel nieruchomości wynajmują ją przedsiębiorcy, ten z kolei korzysta z niej ponosząc koszt wynajmu ale i mediów. Koniec końców właściciel firmy chciałby oczywiście rozliczyć opłaty jako koszty poniesione w ramach własnej działalności. Wówczas dochodzi właśnie do refakturowania, ponieważ przedsiębiorca co prawda nie widnieje na żadnym z rachunków za prąd czy gaz, ale może te koszty zaliczyć na poczet firmy.

Podatek VAT a refakturowanie

Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tym, jak przy refakturowaniu wygląda kwestia podatku od towaru i usług, a konkretniej możliwości jego odliczenia. Na gruncie przepisów ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje w momencie wykonania usługi lub też z chwilą wystawiania dokumentu finansowego, czy faktury, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym usługę wykonano. Aby nie było problemu z rozliczeniem podatku VAT strony muszą więc dojść między sobą do porozumienia i pilnować ustawowych terminów. Zgodnie z licznymi interpretacjami podatkowymi nie powinno być jednak problemu przy odliczaniu i rozliczaniu VAT-u w przypadku refakturowania kosztów.

Jak rozliczać przychody z refaktury?

Podobnie wygląda kwestia podatku dochodowego. Najlepszym rozwiązaniem będzie stosowanie ogólnych zasad podatkowych i porozumienie się obu stron danej transakcji. Tutaj także bowiem zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychód powstaje w chwili wykonania usługi lub jej części, jednak nie później niż w dniu wystawienia faktury lub otrzymania płatności. Jeśli jednak mówimy o refakturze, sprawa wygląd nieco bardziej skomplikowanie. W wielu przypadkach organy skarbowe kwestionowały sposób dokonywania tego typu rozliczeń. Jeśli na przykład strony porozumiały się co do tego, że dana usługa jest rozliczana w konkretnych okresach, wtedy za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień tego okresu rozliczeniowego. W innych przypadkach, gdy nie ma między stronami umowy, jako dzień powstania przychodu traktuje się dzień wystawienia refaktury.

Refaktura a własna marża?

Pojawia się również pytanie o to, czy podczas refakturowania istnieje możliwość narzucenia własnej marży, a więc niejako opłaty za to, że wystawiamy refakturę końcowemu adresatowi. Co do zasady jest to niedopuszczalna praktyka, która ponadto łamie przepisy z zakresu rachunkowości. Refaktura musi bowiem mieć taką samą kwotę, jak faktura pierwotna i nie ma na to wpływu nawet porozumienie się w tej sprawie pomiędzy stronami.

Refakturowanie usług - o czym warto wiedzieć?

Pozostaje jeszcze kwestia rozliczania refaktury w księgach przychodów i rozchodów jako kosztów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Fiskus reaguje na taki zabieg w przeróżny sposób, co pokazują liczne przykłady. W większości z nich jednak urzędy skarbowe nie robią problemów przy zaliczaniu refakturowanych kosztów do kosztów uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia. Podobnie jest z kosztami, które ponosi się z uwagi na wystawienie lub otrzymanie stosownej refaktury. Jeśli nie jesteśmy pewni, jak powinniśmy traktować takie sytuacje, warto zwrócić się z pytaniem do specjalistów albo nawet poprosić o indywidualną wykładnię urząd skarbowy. Lepiej wiedzieć czarno na białym, jak zostanie to potraktowane przez kontrolerów, niż później ponosić konsekwencje związane z taką a nie inną decyzją ze strony organów państwowych.

Refaktura - czy warto korzystać?

Refakturowanie kosztów, mimo iż nie jest wymieniane ani ściśle określone w prawie, jest powszechnym zjawiskiem w świecie biznesu. Brak regulacji ustawowych nie powstrzymuje bowiem polskich przedsiębiorców przed ułatwieniem sobie życia. Można powiedzieć, że refaktury stały się niejako elementem prawa zwyczajowego i sporym udogodnieniem dla wielu właścicieli działalności gospodarczych. Oczywiście, że warto korzystać z tego rozwiązania, tym bardziej, że często mamy ku temu podstawy. Przed zastosowaniem refakturowania warto jednak dokładnie przeanalizować konkretną sytuację i działać zgodnie z przyjętymi regułami.