Naruszenie obowiązku poufności – na czym polega i jak je egzekwować?

Klauzula poufności zobowiązuje pracownika do utrzymania w tajemnicy niektórych spraw służbowych. Na czym polega naruszenie obowiązku poufności i jak je egzekwować?

Obowiązek zachowania poufności – na czym polega?

Obowiązek poufności pracownika ma na celu zabezpieczenie wrażliwych informacji przedsiębiorstwa, do których ma dostęp zainteresowany. Uregulowania dotyczące tajemnicy firmy zostały zawarte w ustawie z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. 1993 nr 47 poz. 211, z późn. zm). W ustawie mowa o tym, że naruszenie tajemnicy może stanowić czyn nieuczciwej konkurencji. Zachowanie poufności dotyczy nie tylko osób aktualnie zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie, lecz również byłych pracowników. Zgodnie z przepisami, w ciągu 3 kolejnych lata zobowiązani są oni do przestrzegania tajemnicy służbowej, o ile oczywiście umowa z nimi zawarta nie stanowi inaczej. Obowiązek zachowania poufności może dotyczyć kwestii związanych z:

• technologiami, jakie stosuje dana firma,
• finansami przedsiębiorstwa,
• aspektami organizacyjnymi,
• własnością intelektualną.

Co istotne, aby dana kwestia mogła podlegać zasadzie poufności, przedsiębiorca musi przedsięwziąć kroki, aby rzeczywiście była ona chroniona. W praktyce oznacza to konieczność podpisania z pracownikami szczegółowych umów, które jasno określają, jakich spraw dotyczy obowiązek zachowania poufności. Sama umowa nie może zawierać tak zwanych klauzul abuzywnych, czyli niedozwolonych. Co do zasady, obowiązek zaufania poufności ma charakter bezterminowy, chyba że z pracownikiem zostanie rozwiązany stosunek pracy bądź informacje chronione zostaną podane do wiadomości publicznej. Osoby, z którymi podpisano stosowne umowy, są zobowiązane przestrzegać ich bez względu na to, czy obecnie przebywają na urlopie, dłuższym zwolnieniu lekarskim czy są w okresie wypowiedzenia.

Naruszenie obowiązku poufności – jak go wykryć?

Naruszenie obowiązku poufności bywa łatwe do wykrycia, lecz w niektórych przypadkach może nie być tak oczywiste. Wiele zależy od charakteru informacji, które zostaną ujawnione. Jeśli pracownik na co dzień przetwarza dane osobowe, do wycieku których dojdzie, stosunkowo łatwo jest dotrzeć do osoby odpowiedzialnej za naruszenie tajemnicy. Z drugiej strony, ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa może mieć skutki dopiero w dłuższym okresie czasu. Dobrym przykładem jest tutaj podanie do wiadomości innej firmy innowacyjnych rozwiązań, których implementacja zajmuje nawet kilka lat. Podejrzenia, dotyczące naruszenia tajemnicy, mogą dotyczyć kwestii:

• marketingowych - lista klientów, terminy obowiązywania umów, prognozy i plany sprzedaży, wartość budżetu reklamowego, plany przyszłych kampanii marketingowych,
• sprzedaży - poufne cenniki, złożone oferty, prowadzone negocjacje, otrzymane zapytania ofertowe,
• pracowniczych - dane osobowe, wysokość wynagrodzenia, zajmowane stanowiska, zapisy umów,
• produkcyjnych - informacje dotyczące kosztów, dane dostawców, konw-how,
• finansowych - sprawozdania nieujawnione, budżety, rachunki, struktura kapitału.

Wykrycie naruszenia obowiązku poufności pracownika może wynikać bezpośrednio z jego zachowań - pisane maile czy spotkania z konkurencją (niezalecone przez pracodawcę) powinny wzbudzać podejrzenie. Z drugiej strony, w wielu przypadkach trudno jasno określić, czy i przez kogo doszło do ujawnienia tajemnic firmy, zwłaszcza jeśli w konkretnej sprawie brakuje dowodów. Pracodawca musi więc we własnym zakresie podjąć kroki, mające na celu zabezpieczenie konkretnych informacji. Dopiero w późniejszym etapie można egzekwować przestrzeganie umów przez pracowników.

Jak udowodnić naruszenie obowiązku zachowaniu poufności?

Naruszenie obowiązku poufności nie jest łatwe do udowodnienia. Co do zasady, przedstawienie materiału dowodowego jest obowiązkiem pracodawcy, który odkryje, że pracownik zdradził ważną tajemnicę, jaka objęta była umową. Jak udowodnić naruszenie obowiązku zachowania poufności? Zgodnie z obowiązującym prawem, pracodawca może posiłkować się dowodami w postaci:

• zapisów rozmów telefonicznych,
• maili,
• zeznać świadków,
• dokumentacją, która obciąża pracownika,
• innymi dowodami, których zdobycie nie budzi wątpliwości prawnych.

Choć udowodnienie naruszenie obowiązku poufności wydaje się proste, w rzeczywistości może ono przysporzyć niemałych problemów. Powodem jest fakt, iż pracodawcy rzadko posiadają jednoznaczne dowody na to, że obowiązek zachowania tajemnicy firmy został naruszony. Najczęściej występuje domniemanie winy, jednak nie jest ono wystarczającym dowodem, aby móc obciążyć pracownika karą umowną. Dlatego też przed naruszeniem tajemnicy firmy warto zabezpieczyć się już na etapie konstruowania umowy. Mowa tutaj głównie o rozwiązaniach, przewidujących modyfikację ciężaru dowodowego. Dobrym przykładem jest zawarcie w umowie zapisu, który mówi o tym, że samo zastosowanie podobnych rozwiązań może zostać uznane za naruszenie zasad poufności. Dotyczy to na przykład pracowników, którzy zakładają własną działalność gospodarczą i posiłkują się podobnymi metodami, jak nasza firma. Tutaj również można napotkać pewne problemy na tle dowodowym, jednak modyfikacja ciężaru dowodowego wciąż wydaje się najlepszą ochroną przedsiębiorstwa.

Naruszenie obowiązku poufności pracownika – kara umowna

Umowa podpisywana z pracownikami przewiduje zwykle kary, jakie ci będą musieli ponieść, jeśli złamią zasadę poufności. Naruszenie obowiązku poufności - kara umowna zazwyczaj ma charakter pieniężny, choć określona w kontrakcie kwota nie jest jednoznaczna z tym, czego rzeczywiście może domagać się pracodawca od niezdyscyplinowanego pracownika. Jeśli bowiem kara jest rażąco zawyżona, to dłużnik może domagać się jej złagodzenia. Ponadto, osoba naruszająca obowiązek zachowania poufności, podlega odpowiedzialności karnej, a więc karze ograniczenia bądź pozbawienia wolności do lat 2. Pracodawca ma również możliwość ubiegać się o:

• zaniechanie niedozwolonych działań,
• usunięcie skutków działań niedozwolonych,
• naprawienie wyrządzonej szkody,
• wydanie bezpodstawnie uzyskanych korzyści,
• złożenia oświadczenia w odpowiedniej formie,
• zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na określony cel społeczny związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochroną dziedzictwa narodowego.

Co ciekawe, powyższe kary na pracowników lub byłych pracowników, którzy nie przestrzegają tajemnicy firmy, nakłada ustawa. Dlatego też nie ma obowiązku zamieszczania o nich informacji w umowach. Pracodawcy najczęściej decydują się umieścić w kontrakcie bardzo wysokie kwoty kar, które mają działać odstraszająco na pracowników. Warto jednak mieć świadomość, że ostateczna kara zostaje albo ustalona na drodze negocjacji, albo przez sąd. Okazuje się bowiem, że wysokie kary umowne, choć działają w pewien sposób na wyobraźnię, w praktyce są nie do wyegzekwowania. W ostateczności pracownik może powołać się na Kodeks Cywilny, który - jak wspominano - daje możliwość złagodzenia zbyt surowych kar umownych. Niemniej jednak, dobrze jest uświadamiać pracowników, jak istotne jest zachowanie poufności w kwestii spraw firmowych i jaka odpowiedzialność spoczywa na ich barkach.