Upominki dla klientów i kontrahentów – jak rozliczyć?

Upominki dla klientów i kontrahentów – jak rozliczyć?

Wręczanie upominków w ramach codziennej działalności biznesowej to dobry sposób na budowanie pozytywnych, długofalowych relacji z kontrahentami oraz klientami. Czasem wystarczą drobne prezenty wysłane z okazji np. zbliżających się świąt, by ocieplić relacje z innymi podmiotami... oraz zwiększyć szanse na relacje w przyszłości. Oprócz wymiaru aspektu marketingowego trzeba mieć jednak na uwadze również aspekt podatkowy. Jest to niezwykle ważne, ponieważ konieczne jest odpowiednie rozliczenie wydatków na upominki świąteczne dla klientów.

Jeśli zainteresował Cię ten temat i chcesz, by kwestie podatkowe były prawidłowo rozliczane w Twojej firmie, zapoznaj się z przygotowanym przez nas tekstem. Poznasz dzięki temu cenne informacje w zakresie m.in. następujących kwestii:

• Jak się rozlicza prezenty dla klientów i kontrahentów?
• Upominki dla kontrahentów a VAT,
• Upominki dla kontrahentów a koszty uzyskania przychodów,
• Do jakiej wartości można wręczać prezent bez płacenia podatku?
• Kiedy wręczony prezent może zostać uznany za łapówkę?

Tekst ten nie jest poradą podatkową w świetle obowiązujących przepisów. Jego lektura jest jednak dobrym pomysłem, jeśli chcesz zyskać ogólne informacje i zwiększyć swoją świadomość na temat tego, jak rozliczać upominki firmowe dla klientów.

Jak się rozlicza prezenty dla klientów i kontrahentów?

Czym jest podatek VAT? Odpowiedź na to pytanie powinien dobrze znać zarówno przedsiębiorca prowadzący działalność biznesową, jak i księgowy, analityk finansowy czy specjalista ds. controllingu. VAT (z ang. Value Added Tax, czyli podatek od wartości dodanej) to takie obciążenie o charakterze publiczno-prawnym, które zobowiązani są regulować dostawcy towarów oraz usług. Rozumie się przez to sprzedaż – za wynagrodzeniem – na terenie kraju bądź odpłatną dostawę w państwach członkowskich Unii Europejskiej (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) i pozostałych (eksport). Obowiązek podatkowy VAT dotyczy zarówno spółek, jak i przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, a możliwość zwolnienia z VAT jest uzależniona od przedmiotu działalności oraz wysokości przychodów.

Oprócz tego trzeba jednak mieć na uwadze, że w pewnych sytuacjach opodatkowaniu podlegają również nieodpłatne dostawy, do których zalicza się na przykład upominki dla kontrahentów oraz klientów.

Zgodnie z ogólnym podejściem przedmiotem opodatkowania na gruncie przepisów o VAT jest m.in. odpłatna dostawa towarów. Choć może wydawać się inaczej, to regulacje prawne obejmują obowiązkiem podatkowym również nieodpłatne dostawy towarów. Zgodnie z przepisami do takiej sytuacji dochodzi wówczas, gdy podatnik przekazał bądź zużył określone towary między innymi na rzecz następujących podmiotów:

• pracownicy,
• byli pracownicy,
• akcjonariusze (udziałowcy), wspólnicy.

Wyjątkiem jest wręczanie próbek towarów – takie działanie nie podlega obowiązkom na gruncie podatku VAT... o ile spełnione zostały odpowiednie kryteria (o tym więcej w dalszej części tekstu). Ważne jest oprócz tego, by podatnikowi przysługiwało częściowe lub całkowite prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego z tytułu zakupu (nabycia w kraju/importu) lub wytworzenia danego towaru bądź składających się nań elementów. Warunek ten jest konieczny, by nieodpłatna dostawa prezentów została uznana za przedmiot opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

Upominek firmowy a PIT

Prezenty wręczane przez przedsiębiorcę kontrahentowi powinny być rozliczane przez tego ostatniego. Stawka podatku wynosi w takiej sytuacji 19% (właściwa deklaracja w takiej sytuacji to PIT-8AR). Darczyńca nie ma obowiązku odprowadzania wartości podatku we własnym zakresie do Urzędu Skarbowego. W sytuacji, gdy obdarowany to osoba nieprowadząca działalności biznesowej, stosuje się kwotę zwolnienia z PIT dla upominków o wartości nieprzekraczającej 200 złotych brutto.

Czy należy odliczać podatek VAT od prezentów?

Jeśli chodzi o prezenty wręczane klientom lub partnerom biznesowym, ważna jest także kwestia podatku VAT. Co do zasady, podatnik prowadzący działalność gospodarczą nie może odliczyć VAT naliczonego z tytułu wydatków na nabycie przedmiotów przeznaczonych na upominki – wydatki te nie są bowiem ściśle związane z prowadzoną działalnością. Jeśli chcesz zyskać pełne informacje odnośnie tego, czy dostarczenie upominku klientowi bądź kontrahentowi powinno być objęte obowiązkiem odprowadzenia VAT, zapoznaj się z zapisami ustawy z dnia 21 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

Do jakiej wartości można wręczać prezent bez płacenia podatku?

Jeśli chodzi o kwestię „upominki świąteczne dla klientów a VAT”, możliwe jest zwolnienie z podatku od towarów i usług. Aby jednak do tego doszło, konieczne jest, by wartość prezentów z tego tytułu nie przekraczała limitu przewidzianego w przepisach o podatku VAT. Jeśli przedsiębiorca przekazał upominki w związku z prowadzoną na co dzień działalnością biznesową, zwolnienie z VAT jest uzależnione od ich wartości. Progi w tym zakresie są następujące:

• łączna wartość wynosząca sto złotych netto w całym roku podatkowym, jeśli przedsiębiorca prowadzi ewidencję. Dokumentacja ta powinna umożliwić identyfikację beneficjentów. Oczywiście, dokumenty powinny być odpowiednio przechowywane przy uwzględnieniu m.in. przepisów o RODO;
• cena nabycia lub wytworzenia pojedynczego prezentu nie przekracza – w momencie jego przekazywania – równowartości dwudziestu złotych. W takiej sytuacji pojedynczych prezentów nie ujmuje się w ewidencji. Jeśli jednak wartość jednostkowa prezentu przekracza dwadzieścia złotych, w niektórych sytuacjach wciąż możliwe jest uniknięcie obowiązku podatkowego. Ważne jest, by dany upominek został ujęty w ramach pierwszego wariantu, tj. ewidencji.

Takie rodzaje wyrobów są określane jako tzw. prezenty małej wartości. Zazwyczaj przyjmują one postać próbek przekazanych obecnemu lub potencjalnemu klientowi w celu degustacji/zapoznania z zaletami danego produktu. Taki sposób działania to dobry pomysł na promocję wyrobów kosmetycznych itp. Wspomniany wyżej limit dwudziestu złotych stosowany dla pojedynczych prezentów o małej wartości przez lata był dwukrotnie niższy – wynosił on jedynie dziesięć złotych. Taki stan rzeczy został jednak zmieniony wraz z początkiem 2021 roku. Dlaczego podjęto taką decyzję? Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta: przez lata ceny wyrobów systematycznie wzrastały. W takiej sytuacji dwukrotne podwyższenie progu należy potraktować jako urealnienie przepisów.

Kiedy wręczony prezent może zostać uznany za łapówkę?

Każda sprawa tego typu jest analizowana w sposób indywidualny. Generalnie za łapówkę uznaje się taką sytuację, w której wręczenie prezentu miało miejsce przed podjęciem przez obdarowanego decyzji korzystnej dla darczyńcy. W zależności od sytuacji może być to np. wybór dostawcy, obniżenie ceny sprzedaży produktów itp. Przez łapówkę rozumie się tu takie formy działania jak np. przelew bankowy, dostarczenie gotówki lub drogich prezentów (ekskluzywne alkohole, ubrania, auta, biżuteria) itp. Wręczenie upominku rzeczowego to tylko jedno z możliwych rozwiązań.

Upominki dla klientów i prezentów a koszty podatkowe - podsumowanie

Poprawność ewidencji w zakresie prezentów i upominków firmowych jest weryfikowana podczas kontroli dokonywanej przez organy podatkowe. Oczywiście, nie jest to jedyny aspekt, na który należy zwracać uwagę. Oprócz tego niezwykle ważne są również takie kwestie jak na przykład wybór podatku (ryczałt, VAT itp.), ewidencja świadczeń integracyjnych czy skorzystanie ze zwolnienia przedmiotowego/podmiotowego VAT.