Wystawianie faktur bez firmy - czy to możliwe?

Działalność nierejestrowana – faktura, rachunek, na czym polega ta forma działalności i jak ją rozliczyć?

Działalność nierejestrowana to stosunkowo nowy twór w polskim prawie. Legalnie można ją bowiem prowadzić dopiero od 2018 roku, kiedy w życie weszła ustawa Prawo Przedsiębiorców. Reguluje ona, kto i na jakich zasadach prowadzi działalność niepodlegającą rejestracji. Osoby, które chciałyby ją prowadzić, muszą spełnić jednocześnie dwa warunki:

• ich miesięczny dochód nie może być wyższy, niż połowa minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziły one działalności gospodarczej.

Sprzedaż niektórych towarów czy usług wymaga rejestracji, pomimo spełniania powyższych warunków. Dotyczy to na przykład produktów koncesjonowanych czy usług, których wykonywania wymaga posiadania stosownych uprawnień. Działalność nierejestrowaną może natomiast prowadzić osoba, sprzedająca biżuterię handmade bądź wykonująca usługi księgowe. Nie ma ona obowiązku odprowadzania składek ZUS, ani społecznych, ani składki zdrowotnej, nie musi też składać żadnych deklaracji. Niemniej jednak prowadzenie działalności nierejestrowanej nie zwalnia z obowiązku rozliczania się z urzędem skarbowym. Osiągnięcie przychody należy opodatkować podatkiem dochodowym w rozliczeniu rocznym PIT - nie trzeba natomiast składać deklaracji miesięcznych lub kwartalnych. Jak natomiast wygląda kwestia dokumentowania sprzedaży? Działalność nierejestrowana a faktura to temat budzący niewiele kontrowersji. W tym kontekście warto sprawdzić, czy osoba prowadząca firmę nierejestrowaną ma prawo do skorzystania ze zwolnienia z VAT. Najczęściej tak, jednak w niektórych przypadkach konieczna będzie rejestracja do celów podatkowych, na przykład jeśli świadczymy usługi doradcze. W takiej sytuacji podatnik będzie wystawiał faktury VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Nie ma natomiast znaczenia, czy działalność została zarejestrowana, czy też nie. Podatnikiem VAT może być też osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zgodnie ze stosownymi przepisami. Jeśli prowadzimy działalność nierejestrowaną i jednocześnie jesteśmy podatnikami podatku VAT, mamy obowiązek wystawiać klientom faktury VAT.

Jak i czy w ogóle można wystawić fakturę bez firmy? Skąd bierze się niezrozumienie tego tematu?

Wystawianie rachunku bez firmy, a także wystawianie faktury przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej często bywa błędnie interpretowane. Warto zaznaczyć, że fakturę VAT wystawiają jedynie czynni podatnicy podatku VAT. Obowiązują tutaj ścisłe terminy - klient ma 3 miesiące na zgłoszenie prośby o wystawienie stosownego dokumentu. Po tym czasie sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury VAT, chociaż w dalszym ciągu może to zrobić. Elementy obowiązkowe faktury VAT to między innymi:

• data wystawienia,
• kolejny numer,
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• nazwa towaru lub usługi,
• ilość sprzedanego towaru.

Przepisy nie określają, jakoby do wystawienia faktury VAT zachodziła konieczność zarejestrowania działalności gospodarczej. Na tym tle często pojawiają się nieporozumienia, gdyż wiele osób uważa, że w pierwszej kolejności należy zarejestrować firmę, a dopiero później dokonać zgłoszenia VAT. Niemniej jednak osoby, które prowadzą działalność nierejestrowaną, rzadko mają obowiązek opłacania podatku VAT. Mogą to zrobić dobrowolnie, jednak najczęściej nie decydują się na takie rozwiązanie. Usługa bez działalności gospodarczej może być natomiast udokumentowana rachunkiem bądź fakturą bez VAT. Na fakturze bez VAT często umieszcza się powód zwolnienia i stawkę ZW - a nie 0%. Faktura bez działalności, co do zasady, musi być wystawiona wyłącznie na żądanie klienta. Oczywiście, przedsiębiorca może wystawić ją w formie podstawowego dokumentu sprzedaży i coraz więcej osób decyduje się właśnie na takie rozwiązanie. Pozwala ono bowiem w lepszy sposób ewidencjonować przychody, ustalając jednocześnie, czy nie został przekroczony ustawowy próg. Dokumentację można okazać organom nadzorującym, na przykład w czasie kontroli. Nie trzeba natomiast załączać jej do rocznej deklaracji PIT - ma ona bowiem charakter pomocniczy. Fakturę bez VAT należy wystawić na prośbę klienta do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydano towar lub wykonano usługę. Jednocześnie, jeśli klient zgłosi się w późniejszym terminie, na wystawienie dokumentu mamy 15 dni. Podobnym dokumentem do faktury bez VAT jest rachunek. Klient może o niego wnioskować w okresie 7 dni od momentu wykonania usługi lub wydania towaru. Z formalnego punktu widzenia klient może poprosić o jeden bądź drugi dokument - nawet jeśli wystawiamy wyłącznie faktury bez VAT, to kupujący może zażądać wydania rachunku, a my mamy obowiązek go wystawić.

Działalność nierejestrowana – faktura – wzór

Działalność bez rejestracji a faktura to temat, który dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i osoby zwolnione z tego podatku. Wystawianie faktur bez działalności jest jak najbardziej możliwe, jednak w przypadku zwolnienia z VAT, nie jest obowiązkowe. Jak wygląda faktura zagraniczna bez VAT lub taki sam dokument krajowy? Otóż faktura bez VAT zawiera następujące elementy:

• datę wystawienia,
• kolejny numer ewidencyjny,
• nazwę towaru lub usługi,
• ilość towaru lub zakres wykonanej usługi,
• cenę jednostkową,
• kwotę należności ogółem.

Podatnik prowadzący działalność nierejestrowaną nie musi podawać przyczyny zwolnienia z podatku VAT, jednak dobrą praktyką jest umieścić ją na dokumencie. Faktura dla działalności nierejestrowanej może być wystawiona ręcznie bądź elektronicznie, w zależności od możliwości podatnika. Jeśli decydujemy się wystawiać tego typu dokument każdemu nabywcy, musimy pamiętać o zachowaniu pewnych zasad, dotyczących między innymi ciągłości numeracji.

Działalność nierejestrowana – rachunek – wzór

Działalność nierejestrowana i rachunek to najczęściej spotykane połączenie. Warto jednak mieć świadomość, że w tym kontekście, pomiędzy rachunkiem a fakturą bez VAT, można właściwie postawić znak równości, jeśli chodzi o moc dowodową. Dokument musi zawierać:

• kolejny numer,
• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego, bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,
• datę wystawienia,
• rodzaj towaru lub usługi,
• ilość sprzedanych towarów,
• kwotę do zapłaty.

Rachunek można wystawić, podobnie jak fakturę, ręcznie lub elektronicznie. Obecnie wiele osób prowadzących działalność nierejestrowaną korzysta z gotowych druków, które można zakupić na przykład na poczcie. Istnieje oczywiście możliwość zakupu profesjonalnego programu do fakturowania, jednak jest to spora inwestycja, mając na uwadze ogranicznik, jakim jest miesięczna kwota przychodu.