Faktura pro forma

Faktura proforma poprzedza wystawienie właściwej faktury VAT i choć jest inaczej traktowana, niż standardowe faktury sprzedaży, to warto wiedzieć, jak i po co korzystać z tej formy wystawiania faktury w obrocie gospodarczym, a także jak to poprawnie zrobić.

Wzór faktury proforma

Nie masz pewności, w jaki sposób wystawić fakturę proforma i jak powinna ona wyglądać? Skorzystaj z opublikowanego przez nas wzoru, a wystawienie faktury pro forma nie będzie żadną trudnością. Dowiedz się też, w jakim celu wystawia się tego typu faktury i jak różnią się one od tradycyjnych faktur sprzedaży.

Czym jest faktura pro forma?

Faktura pro forma jest dokumentem, który służy do przesłania potencjalnemu klientowi lub partnerowi jako formalna oferta zakupu towaru lub usługi. Głównym celem faktury pro forma jest dostarczenie potencjalnemu klientowi szacunkowych kosztów związanych z zakupem towaru lub usługi, bez konieczności zawarcia prawnie wiążącego dokumentu. Może być ona wykorzystywana w różnych celach, takich jak oszacowanie kosztów, wstępne negocjacje lub pozyskanie finansowania. Faktura pro forma może być też wystawiona jako dokument potwierdzający przyjęcie zamówienia lub jako potwierdzenie zawarcia transakcji, choć sama w sobie nie rodzi obowiązku zapłaty i nie powoduje skutków podatkowych.

Zasadniczo jest to faktura zawierająca wszystkie dane dotyczące towaru lub usługi, w tym ceny, ilości i inne warunki handlowe, ale nie ma ona takiej samej mocy prawnej jak faktura wystawiona po dokonaniu transakcji. Oznacza to, że faktura pro forma nie stanowi dowodu księgowego i tym samym nie można jej ująć w podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Naturalnie wynika z tego też, że taka faktura, niebędąca dokumentem księgowym, nie powoduje żadnych konsekwencji na gruncie podatku dochodowego ani też skutków, w zakresie podatku VAT.

Pomimo wystawienia faktury pro forma sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury sprzedaży, będącej dowodem księgowym, nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano dostawy towarów. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności. W takiej sytuacji od razu należy wystawić fakturę sprzedaży lub fakturę zaliczkową, gdyż zgodnie z ustawą o VAT obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania należności i wtedy faktura pro forma nie ma zastosowania.

Faktura pro forma - wzór z omówieniem

Choć faktury pro forma wystawia się na zasadach podobnych do faktury sprzedaży, to w ich przypadku przepisy nie regulują tego, jak ma ten dokument wyglądać. Przyjmuje się jednak, że najważniejsze jej elementy to:

oznaczenie “Faktura pro forma” lub po prostu “Proforma”,
data wystawienia faktury proforma
miejsce wystawienia faktury pro forma,
określenie podmiotu wystawiającego, czyli dane sprzedawcy,
dane klienta, dla którego sporządzana jest pro forma,
nazwy towarów lub usług, dla których wystawiana jest faktura proforma,
ilość dostarczonych towarów lub zakres usług,
cena jednostkowa netto,
wartość netto,
stawka VAT,
kwota VAT,
wartość brutto,
podsumowanie kwot,
podpis wystawcy.

Faktura proforma może być wystawiona w formie papierowej lub w wersji elektronicznej, zgodnie z indywidualnymi preferencjami sprzedawcy. Najczęściej tego typu faktury są wysyłane drogą elektroniczną.

Przygotowane w taki sposób faktury proforma są ważnym narzędziem w procesie handlowym, pozwalającym zarówno sprzedawcom, jak i nabywcom na lepsze zrozumienie warunków handlowych oraz trafne oszacowanie kosztów związanych z planowaną lub właśnie zawieraną transakcją. Warto jednak wiedzieć, że faktura proforma może zawierać pewne różnice w porównaniu do faktury końcowej, która jest wystawiana po dokonaniu transakcji. Mogą to być różnice w cenach, ilościach, warunkach płatności itp., gdyż ta pierwsza, tak jak wspominaliśmy, nie jest prawnie wiążąca.