Czym jest faktura pro forma, kiedy ją stosujemy i kiedy należy wystawić fakturę VAT?

Czym jest faktura pro forma, kiedy ją stosujemy i kiedy należy wystawić fakturę VAT?

Opublikowano 04.02.2019 przez Karolina Miech w kategorii Poradnik Szefa

Istnieje jednak szczególny rodzaj dokumentu, z którym spotyka się wielu przedsiębiorców, a który nie posiada swojej ścisłej definicji w prawie finansowym. Mowa o fakturze pro forma. Jakie obowiązki nakłada na adresata ten rodzaj dokumentu? W jakich sytuacjach się go stosuje?

Co to jest faktura pro forma?

Jak sama nazwa wskazuje, faktura pro forma jest dokumentem finansowym, wystawionym „dla formalności”. Zwykle, w celach informacyjnych, spotyka się go w charakterze załącznika do oferty handlowej, zapowiedzi przyszłej faktury właściwej, czy formy wezwania do zapłaty – celem określenia kosztu przyszłej usługi lub oszacowania zaliczki na poczet towarów, lub wykonania usługi. W swojej formie pro forma bardzo przypomina fakturę VAT, dzięki czemu łatwo te dwa dokumenty pomylić. Faktura pro forma zawiera bowiem wszystkie elementy, które powinny znaleźć się na prawidłowo wystawionej fakturze VAT, takie jak data wystawienia, dane stron transakcji, nazwy firm (lub imię i nazwisko w przypadku osób fizycznych), adresy oraz numery NIP/ PESEL. Faktura pro forma powinna też określać nazwę przedmiotu transakcji, tzn. towaru lub usługi, liczbę sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową netto, kwoty ewentualnych upustów i zniżek, kwotę podatku, sposób odbioru, miejsce dostawy, ogólną kwotę należności oraz termin płatność i formę zapłaty.


Warto w tym miejscu zaznaczyć, że wystawienie faktury pro forma nie pociąga jednak za sobą żadnych konsekwencji podatkowych, tzn. nie obliguje do zapłaty podatku VAT, nie stanowi podstawy do odliczenia kosztów VAT, nie dokumentuje przychodu ani kosztów uzyskania przychodu, ani nie jest dowodem operacji gospodarczej. Czy zatem faktura pro forma zobowiązuje do zapłaty? W rozumieniu prawda finansowego i gospodarczego, niestety nie.

Główną funkcją faktury pro forma jest potwierdzenie akceptacji transakcji oraz kwoty do zapłaty przez kontrahenta. Nie jest ona jednak dowodem dokonanej sprzedaży ani żadnej innej operacji gospodarczej. Należy więc pamiętać o wystawieniu właściwej faktury, dokumentującej dostawę/odbiór towaru lub wykonania usługi oraz otrzymania całości, lub części należności przez usługodawcę. W celu odróżnienia faktury pro forma od faktury właściwej należy również zawsze na tym pierwszym dokumencie umieszczać dopisek „faktura pro forma”. Wzór z łatwością można znaleźć na licznych portalach internetowych, przeznaczonych dla przedsiębiorców.

Co to jest faktura VAT?

Faktura VAT w odróżnieniu od faktury pro forma stanowi podstawę do rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Przepisy prawa jasno określają jej formę oraz elementy, jakie powinna zawierać. Faktura VAT jest dokumentem sprzedaży towaru lub usługi potwierdzającym transakcję zawartą między kontrahentami. Wystawienie, a następnie doręczenie faktury VAT powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Faktura VAT zawsze powinna być wystawiona w co najmniej dwóch egzemplarzach, które mogą być zarówno w formie wydrukowanych dokumentów papierowych, jak i w wersji elektronicznej, czyli tzw. e-faktury. Faktura elektroniczna wydrukowana przez jej odbiorcę jest traktowana jak tradycyjna, papierowa faktura. Dane, które powinny zostać umieszczone na dokumencie to przede wszystkim indywidualny numer faktury, który w jednoznaczny sposób będzie ją identyfikował. Kolejnym, istotnym elementem jest data wystawienia dokumentu oraz pełne dane stron transakcji, czyli sprzedawcy i nabywcy, a ponadto pełna nazwa firmy (lub imię i nazwisko w przypadku osób fizycznych), adres firmy, numer NIP lub PESEL. Faktura powinna również zawierać nazwę towaru czy usługi oraz liczbę sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług. Musi się na niej znaleźć zarówno cena jednostkowa netto, jak i określona stawka podatku VAT oraz kwota podatku. Następnie należy wskazać termin oraz formę płatności, oraz ewentualne informacje dodatkowe, tzn. sposób odbioru, miejsce dostawy lub inne adnotacje – np. zwolnienia od podatku oraz ich podstawy.

Prawidłowo wystawiona faktura VAT jest pełnoprawnym dokumentem finansowym, na podstawie którego nie tylko możemy rozliczać podatek VAT, ale również dochodzić swoich praw na drodze sądowej w przypadku nieuczciwych kontrahentów.

Aktualnie na fakturze VAT nie jest wymagany dopisek „Faktura VAT”, a sama nazwa „Faktura” jest wystarczająca. Nie jest również konieczne oznaczanie duplikatów dokumentu dopiskami „oryginał” i „kopia”, chociaż wcześniejsze przepisy dotyczące faktur powodowały, że brak, którego z wyżej wymienionych elementów skutkował uznaniem danej faktury za nieważną.



Faktura pro forma a VAT – jakie są różnice?

Choć obydwa te dokumenty charakteryzują się takimi samymi elementami i mogą być nawet łudząco podobne, to jednak znacząco różnią się od siebie. Faktura VAT jest dokumentem księgowym, podczas kiedy faktura pro forma to jedynie dokument informacyjny. Różnie je również moment wystawienia. Fakturę pro forma wystawia się przed otrzymaniem zapłaty za towar/usługę, natomiast fakturę VAT dopiero po zainkasowaniu należności – stanowi więc ona potwierdzenie uiszczenia niniejszej opłaty. Faktura pro forma nie pociąga za sobą żadnych zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego, a jej wystawianie pozbawione jest konsekwencji podatkowych.


Przejdź na wnioski urlopowe online

Przejdź na wnioski urlopowe online

Sprawdź jak!

14 dni ZA DARMO, bez zobowiązań i limitów!

Wystarczy, że założysz konto.

Przed wysłaniem nam swoich danych, koniecznie zapoznaj się z Polityką Prywatności, w której znajdziesz informacje o administratorze danych osobowych, Twoich prawach i naszych obowiązkach, w jakim celu przetwarzane są Twoje dane oraz wszelkie inne informacje, które dotyczą ochrony i bezpieczeństwa Twoich danych osobowych.

Zakładając konto akceptujesz postanowienia naszego regulaminu.