Czym jest księga przychodów i rozchodów i jak ją prawidłowo prowadzić?

Czym jest księga przychodów i rozchodów i jak ją prawidłowo prowadzić?

Opublikowano 08.03.2019 przez Karolina Miech w kategorii Poradnik Szefa

Ujmuje się w niej operacje gospodarcze w formie uproszczonej. Prowadzą ją osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, jawne i partnerskie.

Czym jest księga przychodów i rozchodów i co się do niej wpisuje?

KPiR to ewidencja przychodów i rozchodów służąca do bieżącej ewidencji księgowej wszelkich przychodów i wydatków firmy. To narzędzie księgowe, będące podstawą rozliczania się z urzędem skarbowym z należnego podatku. W księdze opisuje się pozycje: przychody, zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności oraz koszty prac badawczo-rozwojowych. Przez wydatki rozumiane są wynagrodzenia, zarówno w gotówce, jak i w naturze oraz wszelkie koszty wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej. Do księgi nie wpisuje się dotacji i innych form pomocy otrzymanej jednorazowo na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Wszelkie zaliczki również nie podlegają księgowaniu, podobnie jak koszty inwestycji w czasie jej realizacji. Można je zaksięgować dopiero po zakończeniu inwestycji jako odpis amortyzacyjny. Wpisowi nie podlegają także obroty opakowaniami zwrotnymi, wydawanymi za kaucją. Nie są one własnością podatnika, nie stanowią więc przychodu.

Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, musi się orientować również w regulacjach dotyczących ich praw i obowiązków. Jeżeli osoba zatrudniona występuje o urlop bezpłatny, podstawa prawna powinna być w tym przypadku podana w złożonym wniosku. Każdy pracownik ma prawo do urlopu płatnego, jednak dodatkowe dni wolne muszą już zostać odpowiednio wytłumaczone. Jeżeli więc osoba zatrudniona składa wniosek o urlop bezpłatny, uzasadnienie pisemne tej prośby jest w tym przypadku konieczne.

Kogo obejmuje obowiązek prowadzenia KPiR?

Księgę przychodów i rozchodów prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne, spółki partnerskie, które osiągają przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Po przekroczeniu limitu obrotu w wysokości 2 000000 euro rocznie lub jego równowartości w zł KPiR zastępuje się pełną księgowością. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewiduje zwolnienie z prowadzenia księgi w wyjątkowych sytuacjach. Podatnik może złożyć pisemny wniosek do urzędu skarbowego na minimum 30 dni wcześniej od miesiąca, w którym zwolnienie miałoby nastąpić lub 14 dni przed rozpoczęciem prowadzenia działalności. Powodem może być zły stan zdrowia i wiek podatnika oraz rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności.



Książka przychodów i rozchodów – jak prowadzić?


Księgę zakłada się w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej i na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego. Jeżeli zakładana jest po raz pierwszy, podatnik ma obowiązek zgłosić ten fakt w ciągu 20 dni od jej założenia do naczelnika urzędu skarbowego. Zgłoszenie w praktyce polega na złożeniu druku CEIDG-1 w urzędzie skarbowym, właściwym dla miejsca zamieszkania, w czasie rejestracji działalności gospodarczej. KPiR może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku wersji elektronicznej program musi zapewniać natychmiastowy wgląd do zapisów, umożliwiać wydruk zgodny ze wzorem KPiR, chronić i przechowywać dane na informatycznych nośnikach danych. Warunkiem uznania programu za prawidłowy, jest posiadanie szczegółowej instrukcji obsługi.

JPK a księgi prowadzone ręcznie

Uważać muszą przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, którzy prowadzą KPiR. 2019 rok oznacza dla nich zmiany zobowiązujące do przesyłania do 25 dnia miesiąca informacji podatkowej w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Dotyczy to również podatników prowadzących księgi ręcznie. Księgę należy przechowywać w siedzibie firmy, w miejscu wykonywania działalności lub w biurze księgowym. Jeżeli podatnik powierzył ją do prowadzenia jednostce zewnętrznej, jaką jest biuro rachunkowe, wówczas zobowiązany jest do zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni, wraz z podaniem adresu i nazwy biura.

Kiedy dokonywać wpisów do księgi – ewidencja przychodów i rozchodów

Księga KPiR powinna być prowadzona systematycznie i raz dziennie powinny być dokonywane do niej wpisy. Wszelkie przychody i koszty z danego dnia powinny zostać zapisane przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym z datą, w której powstał przychód czy koszt. Jeżeli KPiR prowadzi biuro księgowe, wpisy mogą być dokonywane do 20 dnia miesiąca za poprzedni miesiąc, w porządku chronologicznym. Jeżeli towar lub materiał został dostarczony wcześniej albo dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, wówczas wymaga ona opisu potwierdzonego datą i podpisem. Wpisu do księgi dokonuje się zgodnie z opisem, który przechowuje się jako dowód księgowy. Koszty wynagrodzeń i składek ubezpieczeń społecznych księguje się w dniu poniesienia wydatku. Koszty pozostałe księguje się w zależności od wyboru metody księgowania kosztów. Można stosować metodę kasową, która zakłada dokonywanie wpisów w dacie poniesienia kosztów lub dacie wystawienia dowodu księgowania. Metoda materiałowa rozróżnia z kolei koszty bezpośrednie i pośrednie. Koszty bezpośrednie wpisuje się w okresie, gdy powstają odpowiadające im przychody, koszty pośrednie natomiast w dacie ich poniesienia.

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest obowiązkiem każdego podatnika prowadzącego księgowość w formie uproszczonej. Nie jest to trudne zadanie, jednak wymaga systematyczności i rzetelności. Dokonywane wpisy muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty.
Pozbądź się z firmy papierowych list obecności

Pozbądź się z firmy papierowych list obecności

Sprawdź jak!

Przetestuj za darmo i bez zobowiązań!

Dołącz do grona ponad 40000 użytkowników!