Dzień wolny za święto w sobotę – poradnik pracodawcy

Dni świąteczne są w polskim prawie traktowane szczególnie: obniżają wymiar czasu pracy i pozwalają pracownikom odpocząć. Jeśli ustawowe święto wypada w sobotę, wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy i kiedy muszą wyznaczyć dzień wolny. Przygotowany poradnik wyjaśnia obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy, wskazuje, kiedy dodatkowy wolny dzień się należy i jak sprawnie zaplanować harmonogram pracy w firmie.

Najważniejsze informacje

1. Zgodnie z art. 130 § 2 Kodeksu pracy każde święto w okresie rozliczeniowym przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

2. Dni ustawowo wolne od pracy, które w 2025 roku wypadają w sobotę, to Święto Konstytucji 3 Maja i Uroczystość Wszystkich Świętych.

3. Pracodawca musi w tym samym okresie rozliczeniowym obniżyć wymiar czasu pracy o 8 godzin – najczęściej poprzez wyznaczenie dodatkowego dnia wolnego przed świętem lub po nim

4. Dodatkowy dzień wolny nie przysługuje pracownikom na umowach cywilnoprawnych ani osobom pracującym w soboty.

5. Choroba pracownika w wyznaczonym dniu wolnym nie tworzy prawa do kolejnego wolnego dnia.

Podstawa prawna i znaczenie sobotniego święta

Kodeks pracy szczegółowo reguluje wymiar czasu pracy pracowników. Art. 130 ust. 1 określa sposób obliczania podstawowego wymiaru czasu pracy, a w § 2 wskazuje, że każde święto przypadające w okresie rozliczeniowym w innym dniu niż niedziela obniża wymiar o 8 godzin. Przepis ten wymusza na pracodawcy odpowiednie zaplanowanie pracy. W przeciwnym razie firma przekroczy dozwoloną liczbę godzin.

W praktyce oznacza to, że jeżeli święto przypada w sobotę, czyli w dzień, który dla pracownika zatrudnionego na pełen etat w systemie poniedziałek–piątek jest wolny, trzeba „umieścić” te 8 godzin w innym terminie. Dzień wolny nie jest więc dodatkowym benefitem, lecz sposobem na zachowanie właściwego wymiaru czasu pracy. Ustawodawca nie przewiduje możliwości wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w miejsce dnia wolnego.

Kiedy należy udzielić dnia wolnego za święto w sobotę?

Ustalenie konkretnego terminu dodatkowego dnia wolnego należy do pracodawcy. Nie ma ustawowo narzuconej daty, ale dzień ten musi mieścić się w bieżącym okresie rozliczeniowym. Jeśli okres rozliczeniowy wynosi miesiąc, dzień wolny za święto przypadające 1 listopada powinien zostać wykorzystany w listopadzie. Przy dłuższych okresach (np. trzymiesięcznych) przedsiębiorca ma więcej swobody, lecz nie powinien odkładać udzielenia wolnego na koniec roku.

W praktyce firmy często wybierają piątek przed świętem lub poniedziałek po nim, tworząc długi weekend. Można też umożliwić pracownikom samodzielne wskazanie dnia, o ile nie zakłóci to ciągłości pracy. Ważne, aby wykorzystać cały dzień – rozdzielanie go na godziny jest niedopuszczalne.

Jak wyznaczyć dzień wolny za święto w sobotę - kroki dla pracodawcy

Wyznaczenie dnia wolnego powinno przebiegać w sposób zgodny z przepisami i organizacją pracy w firmie. Oto sugestie:

1. Analiza harmonogramu – sprawdź plan pracy w okresie rozliczeniowym, uwzględnij liczbę świąt przypadających w sobotę i dostępność zespołu.

2. Wybór terminu – zdecyduj, czy wyznaczyć jeden wspólny dzień dla całej załogi, czy pozwolić pracownikom wybrać indywidualnie. Upewnij się, że termin mieści się w okresie rozliczeniowym i nie koliduje z projektami.

3. Informacja dla pracowników – przekaż decyzję odpowiednio wcześniej, aby umożliwić zaplanowanie urlopów i zadań. Informację najlepiej przekazać w formie pisemnej.

4. Aktualizacja harmonogramu w systemie – uwzględnij wolne w ewidencji czasu pracy oraz w grafikach.

5. Kontrola wykorzystania – monitoruj, czy pracownicy wykorzystują dzień wolny zgodnie z planem. Jeśli ktoś jest na zwolnieniu chorobowym w tym dniu, nie planuj dodatkowego dnia wolnego.

Wyjątki i szczególne sytuacje

Pracownikom zatrudnionym na umowę zlecenie, o dzieło czy inną umowę cywilnoprawną nie przysługuje dzień wolny za święto przypadające w sobotę. O dodatkowy dzień wolny co do zasady nie mogą też wnioskować osoby, których harmonogram przewiduje pracę w soboty - u nich święto przypadające w sobotę również obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin, ale jest realizowane przez wolne w samo święto, a nie przez dodatkowy dzień w innym terminie. Prawo do wolnego dnia nie powstaje, gdy pracownik rozpocznie zatrudnienie po dacie święta: na przykład osoba zatrudniona 27 grudnia nie otrzyma wolnego za święto 25 grudnia, które już minęło.

Inną często poruszaną kwestią jest choroba lub urlop w dniu wyznaczonym jako wolny. Zgodnie z interpretacją PIP, choroba nie generuje prawa do kolejnego dnia wolnego – harmonogram nadal jest prawidłowy. Podobnie, gdy pracownik jest na urlopie wypoczynkowym lub macierzyńskim, dzień wolny nie przysługuje.

Przykłady praktyczne

Przykład 1: W firmie usługowej okres rozliczeniowy trwa jeden miesiąc. W roku 2025 Uroczystość Wszystkich Świętych przypada 1 listopada (sobota). Pracodawca postanawia udzielić dnia wolnego w poniedziałek 3 listopada. Dzięki temu pracownicy zyskują długi weekend, a wymiar czasu pracy zostaje obniżony o 8 godzin, co pozwala uniknąć nadgodzin.

Przykład 2: Mała firma produkcyjna stosuje kwartalny okres rozliczeniowy. Święto Konstytucji 3 Maja (sobota) przypada w drugim kwartale. Pracodawca decyduje, że część pracowników wykorzysta wolne w piątek 2 maja, a pozostali w innym dogodnym terminie w maju. Harmonogramy są planowane z wyprzedzeniem za pomocą systemu do tworzenia grafików pracy, dzięki czemu utrzymano płynność produkcji.

Dzień wolny za święto w sobotę a planowania czasu pracy

Udzielenie dnia wolnego za święto przypadające w innym dniu niż niedziela wymaga pilnowania wymiaru czasu pracy i grafików dla całego zespołu. System, który oferowany jest przez inEwi pomaga pracodawcy tak zaplanować czas pracy, żeby dodatkowy dzień wolny był prawidłowo uwzględniony w okresie rozliczeniowym. Dzięki ewidencji czasu pracy i grafikom pracy od inEwi możesz m.in.:

• automatycznie uwzględniać święta przypadające w innym dniu niż niedziela i obniżać wymiar czasu pracy tam, gdzie trzeba udzielić dnia wolnego,

• łatwo wyznaczyć dzień wolny za święto wypadające w sobotę dla poszczególnych pracowników i sprawdzić, kto już go wykorzystał,

• układać grafiki pracy tak, aby dodatkowy dzień wolny nie zaburzał ciągłości pracy działu lub zmian,

• gromadzić dokumentację czasu pracy w jednym miejscu, co ułatwia wykazanie prawidłowego rozliczenia godzin w razie kontroli.

Dzięki takim narzędziom pracodawca ma większą kontrolę nad czasem pracy, minimalizuje ryzyko błędów przy udzielaniu dni wolnych za święta i szybciej reaguje na zmiany w grafikach.

Podsumowanie

Dzień wolny za święto w sobotę to nie przywilej, lecz obowiązek wynikający z przepisów o czasie pracy. Nakazuje się obniżenie wymiaru czasu pracy o 8 godzin za każde święto przypadające w dniu innym niż niedziela. W roku 2025 dotyczy to 3 maja i 1 listopada. Pracodawca powinien zaplanować dzień wolny w tym samym okresie rozliczeniowym, informując pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem. Wyjątki dotyczą pracowników na umowach cywilnoprawnych i osób, które pracują w soboty. Dobrze zaprojektowany harmonogram pracy, wsparty narzędziami inEwi, pozwala przedsiębiorcom łatwo spełnić te obowiązki.