Wezwanie do zapłaty stanowi jedno z narzędzi tzw. miękkiej windykacji oraz wyraz podjęcia próby polubownego załatwienia sprawy z dłużnikiem, co jest wymogiem przed wstąpieniem na ścieżkę sądową. To pismo, które skierować można do nierzetelnego kontrahenta, by odzyskać należności. Powinno ono jednocześnie spełniać kilka funkcji. Pierwszą z nich jest poinformowanie biznesowego partnera o istniejącym zobowiązaniu oraz jego wysokości. Drugą – wyznaczenie terminu na uregulowanie należności. Trzecią – poinformowanie o konsekwencjach, które wynikają z przekroczenia terminu. Kolejną kwestią jest zasugerowanie ugodowego załatwienia sprawy. Ponadto z wezwania do zapłaty musi jasno wynikać, iż wskazane konsekwencje są wiarygodne i nastąpią, jeżeli nie dojdzie do ugody, która pozwoli zakończyć spór.

Jednocześnie warto dodać, iż jednolity wzór wezwania do zapłaty nie został utworzony. Przygotowanie odpowiedniego pisma można zlecić firmie księgowej, firmie windykacyjnej albo – oszczędzając pieniądze – przygotować je samodzielnie, kierując się kilkoma wskazówkami.


Pobierz darmowy wzór wezwania do zapłaty!














Pobierz wzór wezwania do zapłaty w formacie DOC (Word).

Pobierz wzór wezwania do zapłaty w formacie PDF, gotowy do druku.

Wezwanie do zapłaty – omówienie wzoru

W piśmie z wezwaniem do zapłaty powinno znaleźć się kilka elementów, dzięki którym wezwanie spełni swoje funkcje i wpłynie na większą skuteczność odzyskania należności. Do niezbędnych informacji zaliczyć należy zatem: datę i miejsce sporządzenia wezwania; dane wierzyciela; dane dłużnika; stosunek prawny sankcjonujący obowiązek zapłaty (np. konkretna umowa, faktura); kwotę długu; termin spłaty długu; numer rachunku, na który zapłata ma być dokonana; podpis sporządzającego wezwanie.

Istotne jest również przedstawienie konsekwencji braku spłaty należności. Skutkiem tego może być zatrzymanie dostaw towarów lub usług, wstąpienie na drogę sądową (a co za tym idzie – obciążenie dłużnika kosztami procesowymi), oddanie sprawy firmie windykacyjnej lub wystawienie długu na giełdzie wierzytelności. W wezwaniu warto także zawrzeć informację, iż wobec braku działań dłużnika jego dane znajdą się np. w Biurze Informacji Gospodarczej czy Krajowym Rejestrze Dłużników.

Biorąc pod uwagę dostępne statystyki – szansa na odzyskanie długów zmniejsza się wraz z upływającym czasem. Nie oznacza to, że wezwanie wysłać należy już po jednym dniu opóźnienia w opłaceniu faktury. Po kilku dniach dobrze jest jednak podjąć pierwszą próbę kontaktu w tej sprawie – telefonicznie, mailowo lub (w miarę możliwości i potrzeby) poprzez bezpośrednie spotkanie. Jeżeli jednak to nie poskutkuje, a opóźnienie w spłacie będzie narastało – wezwanie do zapłaty może okazać się krokiem umożliwiającym zakończenie sprawy. Nie określono liczby, w jakiej druk wezwania do zapłaty może lub powinien zostać wysłany. Ignorowanie ich przez dłużnika oznacza, iż bardziej efektywne będzie podjęcie kolejnych kroków (windykacyjnych, sądowych).