Kanban – co to jest i jakie są jego odmiany?

W sprawnie funkcjonującym przedsiębiorstwie nie ma miejsca na przypadki. Całość musi być zorganizowana od A do Z. Stąd też przedsiębiorcy chętnie wykorzystują aplikacje mobilne, które wspierają we wdrażaniu systemów. Jednym z popularnych systemów jest Kanban. Nazwa kanban wywodzi się z połączenia japońskich słów "kan" i "ban", co w dosłownym tłumaczeniu oznacza "widoczny" i "kartka papieru". W przypadku tego określenia odnosi się do tabliczki wypełnionej napisami informacyjnymi. Kanban to jedno narzędzi, które stosowane jest w celu ograniczenia wysokości kosztów produkcji. Równolegle ma ograniczyć także liczba braków i wielkość zapasów. Metoda Kanban wykorzystuje wizualizację procesu i pomocna jest w tym tablica Kanban. Jej postać uzależniona jest od posiadanych preferencji - może być fizyczna lub wirtualna. Karty stosowane w tym systemie są to kanban transportowy/produkcyjny

Wyróżnia się dwie podstawowe odmiany kanbanów. Jest to kanban będący zleceniem produkcyjnym (ang. make kanban, czyli kanban wykona) jak i również kanban będący zleceniem pobrania (ang. move kanban, czyli kanban przemieść). Różnica pomiędzy nimi opiera się na tym, że pierwszy informuje o konieczności wytworzenia czegoś, a druga odmiana świadczy o konieczności pobrania czegoś z zapasów. Pobranie zapasów świadczy o konieczności uruchomienia procesów uzupełnienia i dalszego przemieszczenia do procesu znajdującego się w dole strumienia. Zarówno kanban będący zleceniem produkcyjnym, jak i kanban będący zleceniem pobrania posiadają dwa podtypy. 

Kanban będący zleceniem produkcyjnym złożony jest z kanbanu produkcyjnego i kanbanu produkcyjnego sygnalizacyjnego. Kanban produkcyjny stosowany jest do przesyłania procesu znajdującego się w górze, specjalnego strumienia zleceń informujący o wyprodukowania małych liczbach produktu. Jego zastosowanie posiada na celu harmonogramowanie poszczególnych obszarów produkcji końcowej z uwagi na pobranie zapasów z marketu lub wskazuje na uzupełnienie produktów od klienta. 

Z kolei kanban sygnalizacyjny wykorzystywany jest do przekazywania zleceń o konieczności wyprodukowania dużej ilości. Informacja trafia w górę strumienia do partii, w których znajdują się urządzenia. Kanban sygnalizacyjny przedstawia rozmiar partii, która tuż po wyprodukowaniu trafia do przechowywania w marketach odpowiedzialnych za dalsze zaopatrywanie. Odmiany kanbana sygnalizacyjnego to: produkcja zgodnie z ustalonym wzorem, produkcja zgromadzonej serii i kanban trójkątny.

Kanban transportowy świadczy o potrzebie konieczności pobrania części z miejsca składowania, a następnie ich dostarczeniu do procesu znajdującego się w dole strumienia wewnątrz przedsiębiorstwa. Wykorzystanie kanbanu transportowego wymaga stworzenia marketu materiałów, a także przedstawienia, jakie ilości mają być składowane w okolicach linii produkcyjnej. Kanban logistyka pozwala zminimalizować liczbę materiałów zgromadzonych tuż obok linii produkcyjnej, co ma zwiększyć przestrzeń dla innych prac. 

Odmiana, która pozwala na pobranie części u dostawcy zewnętrznego i dostarczenie ich do marketu przedsiębiorstwa jest kanban dostawcy. W przeciwieństwo do kanbanu transportowego, kanban dostawcy reguluje relację z dostawcą zewnętrznym. Kanban tymczasowy stosowany jest w przypadku krótkotrwałych i wymagających wykorzystania dodatkowych kanbanów okoliczności. Ich wprowadzenie do systemu umożliwia gładki przebieg produkcji. Charakteryzuje się możliwością jednorazowego użycia przez określony okres czasu. Kluczowe jest podanie daty jego ważności. 

Tablica Kanban – jak działa i jak ją czytać?

Tablica Kanban umożliwia podgląd aktualnych zleceń, co znacząco upraszcza komunikację zespołową. Ta tablica stanowi kluczowy element dla metodologii, umożliwia optymalizację i ulepszanie dowolnych procesów biznesowych. Wykorzystanie tablicy Kandan do wizualizowania pracy przekłada się na zwiększenie produkcyjności i równolegle usuwa chaos w miejscu pracy. 

Metoda Kanban bazuje na mapowaniu pojedynczych zadań spisanych na karteczkach. Następnie są one uporządkowywane w kolumnach według wartości. Po ukończeniu są one usuwane. Dla ułatwienia stosowane są kolorowe karteczki, a dodatkowo, jeżeli ten system pracy obejmuje kilka zespołów stosowane są wiersze. Tablica Kanbana posiada ograniczenie w ilości możliwości umieszczania karteczek, co ma pozwolić na płynne realizowanie prac. Obowiązkiem członków zespołów jest przesuwanie kolumn od lewej do prawej, zgodnie z poczynionymi etapami zadań. 

Uproszczona wersja tablicy Kanban złożona jest z etapów zadań. Karteczki powinny być przemieszczane od lewej do prawej, czyli "do zrobienia", "robione" i "zrobione", czyli od zaplanowanej realizacji do jej ukończenia. Pracownik widzi, co musi wykonać. Po przystąpieniu do realizacji przesuwa karteczkę o jedną kolumnę, a następnie po zakończeniu przykleją ją na ostatnią kolumnę. Tablica pozwala na sprawniejsze zarządzenie czasem pracy. 

System Kanban – jego wady i zalety

System Kanban posiada wiele zaleta, jednak tak jak każdy inny posiada również swoje wady. Do korzyści wynikających z jego zastosowania należy zaliczyć przede wszystkim prostotę, zmniejszanie marnowania, podkreślenie rangi strumienia wartości, a przede wszystkim w przejrzysty sposób wskazuje na przebieg procesu wytwórczego. Wyodrębnienie poszczególnych etapów sprawia, że zwiększa się produktywność i jakość, a jednocześnie redukowany jest chaos. System Kanban ułatwia osiąganie założonych terminów, ale także zapewnia elastyczność i zwinność w realizacji prac. Istotne jest, że pozwala wyeliminować zjawisko nadprodukcji, jak i zapewnia ciągłość produkcji. Rola aplikacji w tych kwestiach jest bezcenna, ponieważ pozwala na sprawne realizowanie zadań. 

Wśród wad Kanbad znajduje się konieczność ciągłego kontrolowania i nadzoru, dodatkowo może być realizowany tylko przy pełnym zaangażowaniu pracowników. Ten system nie przewiduje posiadania zapasów bezpieczeństwa, jak i może podwyższyć koszty transportu i komunikacji. Ten system może funkcjonować wyłącznie przy ogromnej ilości dostawców i klientów oraz nie jest odporny na wahania popytu. 

Sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem jest kluczowe dla zachowania jego prawidłowej pracy i realizowania poszczególnych celów. Tuż obok wybranego systemu, kluczowe jest tworzenie grafików pracy i wykorzystanie systemu rejestracji pracy które pozwalają zachować ciąg pracy. Dodatkowo przedsiębiorca powinien doskonale wiedzieć, kiedy i na jakich zasadach można zlecić nadgodziny pracownikom. 

Kanban vs Scrum – podstawowe różnice

System kanban często jest wspominany podczas rozmów o Scrum. Stosowanie Strum często wspierane jest tablice Kanban i na tym punkty zbieżne się kończą. Kanban vs Scrum są zupełnie różnymi strukturami. Metoda Kanban dąży do ulepszenia jakości procesów. Z kolei Strum ma na celu zwiększenie szybkości pracy danego zespołu. Scrum słynie z organizacji sprintów, czyli dwutygodniowych sesji, które opierają się na codziennych spotkaniach. Na ten okres czasu wyznaczane są określone liczby zadań do realizacji podczas cyklu. 

Osoby, które nie do końca wiedzą, co to Kanban, często kojarzą go z design thinking, czyli myśleniem projektowym. Obie metody mają na celu wizualizowanie celów, jednak design thinking skupia się bardziej na wyobrażeniach i kreatywnym tworzeniu. Równolegle dąży do odnajdywania twórczych rozwiązań dla posiadanych problemów. Design thinking o wiele bardziej zagłębia się w daną kwestię niż metoda Kanban.