Karta kierowcy – jak ją wyrobić, używać i wymienić?

Karta kierowcy to imienny elektroniczny dokument służący do rejestracji czasu jazdy, przerw i odpoczynków kierowcy przez tachograf cyfrowy. Karta kierowcy jest wymagana, gdy kierowca wykonuje przewóz objęty obowiązkiem używania tachografu (a nie „zawsze”, gdy pojazd ma tachograf). Co do zasady, przy przewozie objętym obowiązkiem stosowania tachografu kierowca używa karty kierowcy w tachografie cyfrowym, a przy tachografie analogowym – wykresówek. W razie uszkodzenia, wadliwego działania, utraty lub kradzieży karty kierowca składa wniosek o kartę zastępczą w ciągu 7 dni i może wyjątkowo jechać bez karty do 15 dni (dłużej tylko, gdy to niezbędne do powrotu do bazy), pod warunkiem prowadzenia wymaganej dokumentacji, w tym wydruków z początku i końca trasy z uzupełnieniem danych, aktywności i podpisem.

Najważniejsze informacje:

1. Karta kierowcy jest wymagana, gdy wykonywany przewóz podlega obowiązkowi stosowania tachografu (bez zastosowania wyłączeń).

2. Wniosek o wydanie/wymianę składa się w PWPW online lub papierowo. Koszt wynosi 172,20 zł, a karta jest ważna 5 lat.

3. W razie utraty/kradzieży/uszkodzenia lub zmiany danych możliwa jest wymiana karty. Kartę trzeba używać osobiście (nie wolno jej udostępniać).

4. Podmiot wykonujący przewozy musi pobierać dane z karty co 28 dni, a z tachografu co 90 dni oraz przechowywać je co najmniej 12 miesięcy. Karty nie wolno użyczać innym osobom.

5. Jazda bez ważnej karty lub używanie cudzej grozi karami (dla kierowcy i przedsiębiorcy).

Czym jest karta kierowcy i kto jej potrzebuje?

Karta kierowcy przypomina wyglądem kartę bankową, lecz pełni rolę cyfrowego dziennika pracy. Jest wydawana imiennie i zawiera m.in. nazwisko, imiona, numer prawa jazdy, datę urodzenia, datę ważności oraz podpis posiadacza. Po włożeniu karty do tachografu urządzenie zapisuje na niej informacje o czasie jazdy, przerwach, odpoczynkach, prędkości i przebytych kilometrach. Dane te stanowią podstawę do kontroli przestrzegania norm czasu pracy i zapewniają, że kierowca nie jest przeciążony.

Karta kierowcy jest wymagana od kierowcy w czasie wykonywania przewozu drogowego objętego obowiązkiem stosowania tachografu, jeżeli pojazd jest wyposażony w tachograf cyfrowy, w szczególności dotyczy to przewozu rzeczy pojazdami (z przyczepą/naczepą) o DMC powyżej 3,5 t oraz przewozu osób pojazdami przeznaczonymi do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, o ile w danym przypadku nie ma zastosowania wyłączenie lub zwolnienie przewidziane w przepisach. Od 1 lipca 2026 r. w międzynarodowym transporcie drogowym rzeczy oraz w przewozach kabotażowych, wykonywanych pojazdami (lub zespołami pojazdów) o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 2,5 t (łącznie z przyczepą lub naczepą), wymagane będzie stosowanie tachografu, a więc kierowca musi posiadać i używać ważnej karty kierowcy. Jeśli kierowca prowadzi pojazd z tachografem bez ważnej karty, zarówno on, jak i pracodawca narażają się na kary.

Jak złożyć wniosek o kartę kierowcy?

W Polsce kartę kierowcy wydaje Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych (PWPW). Wniosek można złożyć drogą elektroniczną przez portal InfoCar (profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub e-dowód) albo papierowo. Elektroniczna forma jest szybsza – rozpatrzenie trwa zwykle 7–14 dni, podczas gdy wniosek papierowy może być realizowany nawet 30 dni. Do wniosku należy przygotować:

• Fotografia kierowcy w formacie 35 × 45 mm, wykonana na białym tle, przedstawiająca lewy półprofil lub twarz na wprost, bez nakrycia głowy i bez okularów z ciemnymi szkłami.

• Kopię prawa jazdy – kierowca musi posiadać ważne prawo jazdy. Kopię/skan prawa jazdy dołącza się do wniosku tylko wtedy, gdy prawo jazdy zostało wydane w innym państwie niż Rzeczpospolita Polska, a w pozostałych przypadkach składa się oświadczenie o posiadaniu ważnego prawa jazdy. Karta kierowcy jest wydawana na 5 lat, z wyjątkiem czasowej i nieodnawialnej karty kierowcy.

• Dowód wniesienia opłaty w wysokości 172,20 zł. Opłata jest stała i obejmuje personalizację karty.

• Oświadczenie o miejscu zamieszkania i posiadaniu ważnego prawa jazdy – w przypadku wniosków papierowych dołącza się je w formie pisemnej. Przy wnioskach online składa się je elektronicznie.

• Kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany, jeżeli wniosek jest składany elektronicznie.

W niektórych sytuacjach konieczne są dodatkowe dokumenty, np. przy wnioskowaniu o tymczasową kartę kierowcy przez osobę, która nie ma zwykłego miejsca zamieszkania w Polsce – wymagane jest zaświadczenie pracodawcy i kopia świadectwa kierowcy. Wniosek należy wypełnić starannie: błędy w danych lub nieczytelne skany mogą wydłużyć procedurę.

Wydanie, ważność i wymiana karty kierowcy

Karta kierowcy jest co do zasady ważna 5 lat. Przepisy nie uzależniają jej ważności od terminu ważności prawa jazdy (wyjątkiem jest karta czasowa wydawana w szczególnych przypadkach). Przedsiębiorca powinien pilnować terminów i dopilnować, aby kierowca (lub osoba upoważniona, np. pracodawca działający w jego imieniu) złożył wniosek o przedłużenie karty kierowcy nie później niż 15 dni roboczych przed upływem jej ważności. Przy czym (w Polsce) wniosek składa się nie wcześniej niż 60 dni przed tym terminem. Karta jest wysyłana pocztą na adres wskazany we wniosku (zamieszkania albo adres do korespondencji, w tym firmowy, jeśli go podasz).

Od 20 stycznia 2026 r. obowiązują nowe przepisy ułatwiające wymianę kart. Wcześniej karta mogła być wymieniona jedynie z powodu utraty, kradzieży, uszkodzenia, zmiany danych osobowych lub po przeprowadzce do innego państwa. Od 20.01.2026 r. w formularzu wniosku dodano nowy powód wymiany karty: zapewnienie jej zgodności z aktualnymi specyfikacjami technicznymi (nie jest to opisane wyłącznie jako „brak kompatybilności z tachografem G2V2”). Dzięki temu kierowca może złożyć wniosek o wymianę ważnej karty, jeżeli firma modernizuje flotę lub pojazd wyposażony jest w tachograf G2V2.

Karty kierowcy wydawane zgodnie z aktualnymi specyfikacjami technicznymi dla tachografów inteligentnych drugiej generacji (G2V2) muszą mieć pamięć pozwalającą na przechowywanie danych dotyczących czynności kierowcy przez co najmniej 56 dni, co umożliwia zapis dłuższego okresu aktywności kierowcy. Automatyczny zapis przekroczeń granic oraz rejestracja miejsca załadunku i rozładunku to funkcje tachografu inteligentnego drugiej generacji (G2V2), a karta kierowcy jest nośnikiem danych zapisywanych przez tachograf podczas jej użycia. Ułatwia to kontrolom identyfikację naruszeń i ogranicza ryzyko manipulacji. Firmy powinny z wyprzedzeniem planować wymianę kart, ponieważ w 2026 r. powstanie duże zapotrzebowanie, co może wydłużyć czas oczekiwania.

Co zrobić, gdy karta zostanie zgubiona lub uszkodzona?

Utrata, kradzież lub uszkodzenie karty kierowcy wymaga szybkiego działania. Przepisy nakazują:

• W razie uszkodzenia, nieprawidłowego działania, utraty lub kradzieży karty kierowcy należy sporządzać wydruki z tachografu na początku i na końcu trasy. Na wydruku z początku trasy kierowca wpisuje dane identyfikujące (co najmniej nazwisko oraz numer karty kierowcy lub numer prawa jazdy) i składa podpis, a także uzupełnia brakujące okresy aktywności (inna praca, gotowość, przerwy/odpoczynek). Na wydruku z końca trasy drukuje się dane zarejestrowane przez tachograf i dopisuje wszystkie okresy innej pracy, gotowości oraz odpoczynku od wydruku początkowego, które nie zostały zarejestrowane, wraz z danymi identyfikującymi i podpisem.

• W razie utraty, kradzieży, uszkodzenia lub wadliwego działania karty kierowcy należy niezwłocznie zawiadomić podmiot wydający karty, a następnie w terminie 7 dni kalendarzowych złożyć wniosek o wydanie karty zastępczej do właściwego organu państwa swojego normalnego miejsca zamieszkania (wniosek obejmuje m.in. opłatę oraz wskazanie przyczyny wymiany).

• Po utracie, kradzieży, uszkodzeniu lub nieprawidłowym działaniu karty kierowcy kierowca może wyjątkowo kontynuować jazdę bez karty z wymaganą dokumentacją (w szczególności z wydrukami z tachografu i uzupełnieniami) maksymalnie przez 15 dni kalendarzowych. Dłuższa jazda bez karty jest dopuszczalna wyłącznie na czas niezbędny do powrotu pojazdu do bazy, o ile kierowca potrafi wykazać, że w tym okresie nie było możliwe użycie lub okazanie karty.

Karta uszkodzona mechanicznie podlega wymianie - we wniosku wybierz powód „Uszkodzenie mechaniczne, niepodlegające reklamacji”. Jeżeli karta działa wadliwie (np. „karta nie działa”) albo zawiera niewłaściwe dane, złóż wniosek w trybie „Reklamacja” i uzupełnij powód reklamacji (np. „Karta nie działa”). Osoby, które zmieniły dane osobowe lub administracyjne (np. nazwisko, adres zamieszkania lub dane prawa jazdy), składają wniosek z powodem „Zmiana danych osobowych lub administracyjnych” i dołączają dokumenty potwierdzające zmianę. Kartę, która uległa uszkodzeniu albo podlega wymianie, należy zwrócić podmiotowi wydającemu karty.”

Jakie są obowiązki kierowcy i pracodawcy w związku z kartą kierowcy?

Karta kierowcy jest dokumentem osobistym. Kierowca może korzystać tylko z jednej karty i nie może jej udostępniać innym. Wykorzystanie cudzej karty albo jazda bez karty stanowią poważne naruszenia. Art. 48 ustawy o tachografach zobowiązuje przedsiębiorcę do pobierania danych z tachografu cyfrowego i karty kierowcy „z częstotliwością określoną w rozporządzeniu Komisji (UE) nr 581/2010”. Przepisy unijne określają maksymalne odstępy pobierania danych: dane z karty kierowcy należy pobierać co najmniej raz na 28 dni, a dane z tachografu (jednostki pojazdowej) co najmniej raz na 90 dni. Niedopełnienie obowiązku zapewnienia terminowego pobierania danych z karty kierowcy i tachografu może skutkować nałożeniem kar przewidzianych w przepisach krajowych przede wszystkim na podmiot wykonujący przewozy drogowe (przedsiębiorcę), a nie na kierowcę. Niezależnie od terminów pobierania, przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać pobrane dane w oryginalnym formacie, odpowiednio je zabezpieczać przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych oraz przechowywać je co najmniej 12 miesięcy.

Pracodawca powinien również przeszkolić kierowców w zakresie obsługi tachografu, zapewnić zapas papieru do wydruków oraz monitorować przestrzeganie norm czasu pracy. Kary za jazdę bez karty lub używanie cudzej karty są określone w taryfikatorze i zależą od rodzaju naruszenia – przykładowo 500 zł dla kierowcy za brak ważnej karty (w typowej sytuacji) oraz 2 000 zł dla firmy, a używanie cudzej karty może skutkować 2 000 zł dla kierowcy (nie wszystkie kary są naliczane „za każdy dzień”). Karta powinna być także regularnie przedstawiana do kontroli inspekcji transportu drogowego lub innych służb.

Praktyczne przykłady i narzędzia wspierające ewidencję

Przykład 1 – wymiana karty przed terminem: Jan, kierowca ciężarówki, otrzymał informację, że jego firma montuje tachografy inteligentne drugiej generacji (G2V2). Choć jego dotychczasowa karta była ważna jeszcze przez dwa lata i mógł nadal z niej korzystać, jeśli była ważna i sprawna, Jan zdecydował się złożyć wniosek o wcześniejszą wymianę, wskazując jako powód „zapewnienie zgodności karty z odpowiednimi specyfikacjami technicznymi”. Do wniosku dołączył wymagane załączniki (m.in. fotografię, wzór podpisu, potwierdzenie opłaty 172,20 zł oraz – jeżeli było to wymagane w jego sytuacji – kopię prawa jazdy). Dzięki temu otrzymał nową kartę z wyprzedzeniem i zminimalizował ryzyko przestoju w pracy.

Przykład 2 – utrata karty podczas trasy: Anna zgubiła kartę podczas zagranicznego przewozu. Wykonała wydruki z tachografu dokumentujące jej czas pracy i zgłosiła zagubienie w PWPW. Przez 10 dni mogła dalej prowadzić pojazd z wydrukami, ale musiała pilnować, aby złożyć wniosek o nową kartę w ciągu 7 dni. Po otrzymaniu nowego dokumentu zwróciła starą kartę i uniknęła kary.

Podsumowanie

Karta kierowcy jest wymagana podczas wykonywania przewozów drogowych podlegających obowiązkowi stosowania tachografu (z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń i zwolnień) - w szczególności wtedy, gdy pojazd jest wyposażony w tachograf cyfrowy. Pozwala ona rejestrować czas jazdy, przerwy i odpoczynek, co chroni kierowców przed nadmiernym obciążeniem i pomaga w zachowaniu bezpieczeństwa na drogach. Wydanie karty kosztuje 172,20 zł i wymaga złożenia wniosku z fotografią, kopią prawa jazdy i potwierdzeniem opłaty. Karta jest ważna 5 lat, ale od 2026 r. można ją wymienić wcześniej, jeżeli jest niezgodna z tachografem G2V2. Przepisy nakazują regularne pobieranie danych – co 28 dni z karty i co 90 dni z tachografu – oraz ich przechowywanie. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować wysokimi karami.